Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen - "Outsourcing": Bisherige Erfahrungen der Stadtverwaltung Karlsruhe und der städtischen Gesellschaften

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: 2017/0532 Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen – „Outsourcing“: Bisherige Erfahrungen der Stadtverwaltung Karlsruhe und der städtischen Gesellschaften Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 26.09.2017 37 x 1. Welche Aufgaben wurden im Bereich der Stadtverwaltung und ihrer Tochtergesellschaften ausgelagert? Bitte mit Nennung der einzelnen Einrichtungen, der jeweiligen Aufgaben und der Anzahl der betroffenen Stellen. 2. Welche Auslagerungen sollen künftig noch beauftragt werden bzw. sind geplant? 3. Welche Maßstäbe legt die Verwaltung an den Erfolg einer Auslagerung an? Welche Auslagerungen waren nach diesen Maßstäben erfolgreich bzw. nicht erfolgreich? Gemessen an welchen Maßstäben waren sie erfolgreich bzw. nicht erfolgreich? 4. Wie ist die Entwicklung bei den ausgelagerten Aufgaben? In welchen Fällen a) besteht die Auslagerung weiterhin? b) wurden in den letzten zehn Jahren vorgenommene Auslagerungen ganz oder teilweise zurückgenommen? Aus welchen Gründen? c) wird aktuell eine Zurücknahme bestehender Auslagerungen ganz oder teilweise in Erwägung gezogen? Aus welchen Gründen? Sachverhalt/Begründung: Die Stadt Karlsruhe sowie ihre Tochtergesellschaften haben zahlreiche Aufgaben ausgelagert und an fremde Dienstleister übergeben. In allen Kommunen wird diskutiert, ob und wenn ja, in welchen Fällen, kommunales Outsourcing sinnvoll ist. Deutlich ist mittlerweile eine Tendenz, die Auswirkungen von Auslagerungen langfristiger, damit realistischer und weniger als Allheilmittel zu betrachten. Dabei werden als Beurteilungskriterien immer häufiger nicht nur die kurzfristigen Kosten herangezogen, sondern mittel- und langfristige Kos- ten der Auslagerung, Mitarbeiter*innenzufriedenheit, Qualität, Nachhaltigkeit und die Interessen des Gemeinwohls mit berücksichtigt. Außerdem wird die Frage diskutiert, in welchen Bereichen eine Kommune entsprechend ihrer Daseins- fürsorgepflicht auf ihr Know-how verzichten will und darf. Den Umgang mit Fremdvergaben sieht die Grüne Fraktion auch im Zusammenhang mit guter Arbeit im Sinne einer zukunftsfähigen Stadtverwaltung. So sind nicht-kommunale Unternehmen in der Regel nicht an den TVöD gebunden. Folglich werden weder die für den öffentlichen Dienst ausgehandelten Löhne noch die entsprechenden sozialen Absicherungen gewährleistet. Inzwischen wurden die ausgelagerten Reinigungsaufgaben im Fächerbad zurück genommen und ebenso teilweise die ausgelagerte Essensversorgung in der Heimstiftung. Dies zeigt, dass auch bei der Stadt Karlsruhe und den städtischen Gesellschaften – wie in vielen anderen Kommunen – mittelfristig unterschiedliche Erfahrungen mit Fremdvergaben gemacht werden. Daraus gilt es zu lernen. Seite 2 Eine allgemeine Übersicht zu atypischen Beschäftigungsverhältnissen wurde auf Anfrage der GRÜNEN beim Unterpunkt 6 der Sitzung des Gemeinderates im Januar 2014 bereits erstellt. Mit der aktuellen Anfrage möchten wir einen Überblick über die bisherigen Erfahrungen mit Outsourcing bei der Stadt Karlsruhe erhalten. Dies sehen wir als Grundlage, mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig entgegen zu wirken. unterzeichnet von: Verena Anlauf Joschua Konrad Michael Borner Johannes Honnè

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage GRÜNE-Gemeinderatsfraktion Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2017/0532 Dez. 4 Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen - "Outsourcing": Bisherige Erfahrungen der Stadtverwaltung Karlsruhe und der städtischen Gesellschaften Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 26.09.2017 37 x 1. Welche Aufgaben wurden im Bereich der Stadtverwaltung und ihrer Tochter- gesellschaften ausgelagert? a) Stadtverwaltung Die Stadtverwaltung war insbesondere auch im Vergleich mit anderen Kommunen mit der Aus- lagerung von Aufgaben in Eigenbetriebe und Gesellschaften bisher sehr zurückhaltend. Mit dem Eigenbetrieb im Wildpark wurde beispielsweise erstmals die entsprechende Rechtsform gewählt. Auch in Bereichen, die bei anderen Städten sehr oft in privatrechtlicher Form bzw. als Eigenbe- triebe geführt werden, wie z.B. die Abfallwirtschaft, das Friedhofs- und Bestattungswesen, Bä- derbetriebe, Marktamt und Stadtentwicklung, sind in Karlsruhe derzeit noch Regiebetriebe und damit voll im engeren „Kämmereibereich“ integriert. Als „echtes Outsourcing“ der letzten Jahrzehnte kann die Vergabe der Werksküche im Rathaus an einen Caterer angeführt werden. Die Stadt bewegte sich dort in einem Segment, das klar von privatwirtschaftlichen Firmen dominiert wird. Der Betrieb von Küchen und Kantinen ist auch keine klassische hoheitliche Aufgabe. Die Privatisierung der Kantine wurde mit dem Ausscheiden des seinerzeitiges Kochs und Küchenleiters realisiert. Die sonstigen vorhandenen Mitarbeiterin- nen wurden bis zu ihrem Ausscheiden als städtische Beschäftigte beim Caterer eingesetzt. Inso- fern wurde diese Maßnahme sozial verträglich gestaltet. Auf der Basis einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung werden Reinigungsleistungen in Schu- len und in Verwaltungsgebäuden in der Regel nach entsprechenden Ausschreibungen an Privat- firmen vergeben. Eine komplette Privatisierung der Reinigung kann und wird jedoch nicht statt- finden, da für bestimmte Einsatzbereiche (z.B. Putzen in sensiblen Bereichen, Putzen auf Abruf bzw. zu außergewöhnlichen Zeiten) auch weiterhin städtisches Personal eingesetzt wird. Insbesondere in den technischen Ämtern setzt die Stadtverwaltung auch im Bereich der soge- nannten „marktgängigen Leistungen“ (z.B. Planungsleistungen, Grünflächenpflege, Unterhalts- und Reinigungsarbeiten, Baumpflege) eigenes Personal ein, um den überwiegenden Teil der Aufgaben selbst zu erledigen. Es ist schon seit Jahren üblich, dass nicht alle Arbeiten mit städti- schem Personal durchgeführt werden, sondern ein Teil der Arbeiten, insbesondere aber auch Arbeitsspitzen, nach entsprechender Ausschreibung an Firmen vergeben werden. Die entspre- chenden Vergabebeschlüsse werden regelmäßig den Ausschüssen bzw. dem Gemeinderat zur Zustimmung vorgelegt. Beispielhaft kann hierbei auf die Vergabe der Müllabfuhr in den Berg- dörfern an Privatfirmen angeführt werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 2 b) Städtische Gesellschaften Die Stadtkämmerei hat eine Umfrage unter den städtischen Gesellschaften durchgeführt. Es wurden hierbei nur Ausgliederungen auf nichtstädtische Gesellschaften abgefragt. Ausgliederungen innerhalb des Konzerns Stadt Karlsruhe sind somit nicht enthalten (z.B. Tätigkeiten der VBK für die AVG). Teilweise haben die Gesellschaften einzelne Aufgaben (z.B. Reinigungsdienstleistungen, EDV- Dienstleistungen) bereits seit Gründung an Fremdfirmen vergeben. Diese stellen aus Sicht der Gesellschaften keine Auslagerungen dar, da diese Tätigkeiten zuvor nicht von der Gesellschaft selbst erledigt wurden. Darüber hinaus wurden bestimmte Aufgaben teilweise schon vor Jahrzehnten ausgelagert. Hier fehlt es häufig an den notwendigen Informationen zur Erläuterung der Auslagerungen. Die Stadtkämmerei hat daher den Betrachtungszeitraum für die Auslagerungen auf die letzten 10 bis 15 Jahre beschränkt. Einzelne Gesellschaften konnten noch weitergehende Angaben machen, welche ebenfalls nachfolgend dargestellt sind. Die Umfrage der Stadtkämmerei bei den städtischen Gesellschaften ergab folgendes Ergebnis: Gesellschaft Ausgelagerte Aufgaben innerhalb der letzten 10 bis 15 Jahre Karlsruher Versorgungs-, Verkehrs- und Hafen GmbH (Rheinhafen) Fehlanzeige. KBG - Karlsruher Bädergesellschaft mbH Fehlanzeige. Fächerbad Karlsruhe GmbH Bis Juli 2015 waren Reinigungsleistungen ausgelagert, welche jedoch danach wieder zurückverlagert wurden. Der Umfang betrifft derzeit 3 Reinigungskräfte, nach Fertigstellung des Umbaus des Fächerbads werden voraussichtlich ca. 5 bis 6 Reinigungskräfte benötigt. VBK - Verkehrsbetriebe Karlsruhe GmbH Fehlanzeige Albtal-Verkehrs-Gesellschaft mbH (AVG) Fehlanzeige KASIG – Karlsruher Schieneninfrastruk- tur-Gesellschaft mbH Fehlanzeige Konzern Stadtwerke Karlsruhe GmbH Seit mehr als 15 Jahren:  Reinigungsdienstleistungen,  Grünpflege und Winterdienst (teilweise),  Wachdienst, Pförtnertätigkeiten und Sicherheitsdienst. KEK - Karlsruher Energie- und Klima- schutzagentur gGmbH Seit 2009:  IT-Support, Wartung Software und Hardware  Reinigungsdienstleistungen Albtal-Verkehrs-Gesellschaft mbH Fehlanzeige Karlsruher Verkehrsverbund GmbH Fehlanzeige Konzern VOLKSWOHNUNG GmbH Fehlanzeige Karlsruher Fächer GmbH (KFG) Fehlanzeige. Lediglich bei Neuprojekten wurden Hausmeisterdienste an Dritte übertragen (keine Auslagerung) Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Karlsruher Fächer GmbH & Co. Stadt- entwicklungs-KG Fehlanzeige (vgl. KFG) Städtisches Klinikum Karlsruhe gGmbH Auslagerung der Wäscherei. Deren Aufgabe bestand in der Aufbereitung der anfallenden Schmutzwäsche. Betroffen waren hiervon 57 Mitarbeitende (umgerechnet 49,9 Vollzeitstellen). Karlsruher Versorgungsdienste im Sozi- al- und Gesundheitswesen GmbH (KVD) Fehlanzeige MVZ - Medizinisches Versorgungszent- rum am Städtischen Klinikum Karlsruhe GmbH Fehlanzeige AFB - Arbeitsförderungsbetriebe gGmbH (ohne beschäftigungsgeförder- te Personen) Bereits seit Gründung extern vergeben:  IT-Support, Wartung von Software und Hardware, Datensicherung, Verschlüsselung  Datenschutz (externer Datenschutzbeauftragter)  Reinigungsdienstleistungen, Elektro- und Installationsarbeiten, Wartung Alarmanlage Karlsruher Messe- und Kongress GmbH (KMK) Keine Auslagerungen innerhalb der letzten 10 Jahre, jedoch im Rahmen des Messegeschäfts Zusammenarbeit mit zahlreichen Dienstleistern, u.a. Messebau, Catering, Reinigung, Ordnungsdienst, Veranstaltungstechnik. Insgesamt geht die Tendenz eher in die Gegenrichtung, Wachstumsstrategie durch Zukauf und Weiterentwicklung von Eigenveranstaltungen. KEG Karlsruhe Event GmbH Teilweise Beschäftigung von Honorarkräften im Rahmen von Projekten, ansonsten keine Auslagerungen. KTG Karlsruhe Tourismus GmbH Reinigungsdienstleistungen, Buchhaltung und Jahresabschlusserstellung, Betriebsarzt, Arbeitssicherheit, Botengänge Stadtmarketing Karlsruhe GmbH Reinigungsdienstleistungen, Buchhaltung und Jahresabschlusserstellung, EDV-Beratung und Betreuung, Betreuung Telekommunikationsanlage, Grafik und Werbedienstleistungen (Agenturen). 2. Welche Auslagerungen sollen künftig noch beauftragt werden bzw. sind geplant? Bei der VOLKSWOHNUNG GmbH bestehen Überlegungen, Routine- und Standardarbeiten in den Bereichen  Hausmeistertätigkeiten  Montagetätigkeiten und  Gärtnertätigkeiten durch Fremdfirmen erledigen zu lassen, um das eigene Know-How der VOLKSWOHNUNG für komplexere Tätigkeiten zu bündeln und zu nutzen. Bei den Gesellschaften KEG, KTG und Stadtmarketing können derzeit noch keine Aussagen zu zukünftigen Auslagerungen getroffen werden. Im Rahmen der geplanten Neustrukturierung der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH soll auch diese Frage geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Die KMK plant, bisher unter fremde Regie erbrachte Dienstleistungen (z.B. Parkraumbewirtschaftung) in die KMK zurückzuholen und hierfür Stellen aufzubauen. Bei der Stadtverwaltung sowie bei allen übrigen städtischen Gesellschaften sind Auslagerungen derzeit weder geplant noch beauftragt. 3. Welche Maßstäbe legt die Verwaltung an den Erfolg einer Auslagerung an? Welche Auslagerungen waren nach diesen Maßstäben erfolgreich bzw. nicht erfolgreich? Gemessen an welchen Maßstäben waren sie erfolgreich bzw. nicht erfolgreich? Eine Auslagerung ist aus Sicht der Stadtverwaltung erfolgreich, wenn die Leistungen durch die Fremdfirma  qualitativ besser oder  bei gleicher Qualität deutlich günstiger als von der Stadt selbst erbracht werden. Die Hauptgründe für die Auslagerungen sind bei den Gesellschaften:  fehlendes Know-How bzw. fehlendes Fachpersonal (insbesondere Fachdienstleistungen, IT-Dienstleistungen)  höhere Kosten bei Eigenerbringung von Dienstleistungen (z.B. Reinigung).  zu geringer Umfang der aufgeführten Tätigkeiten für eigenes Personal (insbesondere bei kleineren städtischen Gesellschaften). Nach diesen Maßstäben waren nach Einschätzung der Stadtverwaltung sowie der städtischen Gesellschaften die bisher vorgenommenen Auslagerungen, mit Ausnahme der zurückgenommenen Auslagerung beim Fächerbad (vgl. Ziffer 4), erfolgreich. 4. Wie ist die Entwicklung bei den ausgelagerten Aufgaben? In welchen Fällen a) besteht die Auslagerung weiterhin? b) wurden in den letzten zehn Jahren vorgenommene Auslagerungen ganz oder teilweise zurückgenommen? Aus welchen Gründen? c) wird aktuell eine Zurücknahme bestehender Auslagerungen ganz oder teilweise in Erwägung gezogen? Aus welchen Gründen? Bei der Fächerbad Karlsruhe GmbH wurde die Auslagerung von Reinigungsleistungen an eine Fremdfirma im Juli 2015 zurückgenommen. Die Reinigungsleistungen werden seitdem durch 3 interne Reinigungskräfte der Fächerbad Karlsruhe GmbH erledigt. Grund für die Rücknahme war die schlechte Qualität der Reinigungsdienstleistung durch die Fremdfirma. Eine Vergabe an eine andere Fremdfirma wurde zwar in Erwägung gezogen, diese wäre jedoch teurer gewesen als eine Reinigung in Eigenregie. Der ursprüngliche Grund für die Auslagerung war die Absicht, die Reinigungen außerhalb der Öffnungszeiten (nachts) erledigen zu lassen. Mit den eigenen Reinigungskräften ist dies nicht möglich, so dass die Öffnungszeiten des Fächerbads wieder etwas zurückgefahren werden mussten. Bei der Stadtverwaltung und allen anderen städtischen Gesellschaften bestehen die aufgeführten Auslagerungen weiterhin fort. Rücknahmen fanden nicht statt und sind auch nicht vorgesehen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 42. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 26. September 2017, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 37. Punkt 37 der Tagesordnung: Auslagerung von Aufgaben und Dienstleistungen - „Outsourcing“: bisherige Erfahrungen der Stadtverwaltung Karlsruhe und der städtischen Gesellschaften Anfrage: GRÜNE Vorlage: 2017/0532 Beschluss: Kenntnisnahme Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 37 zur Behandlung auf und verweist auf die Stellungnahme der Verwaltung. Stadträtin Anlauf (GRÜNE): Wir hätten gerne noch geklärt, wie es mit den Stiftungen aussieht, die waren nicht mit einbezogen. Das lag aber auch wahrscheinlich an unserer Frage. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten