Europaweite Ausschreibung zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen, Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an "Büromaterial und Papier"

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: 2017/0391 Verantwortlich: Dez.1 Europaweite Ausschreibung über die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen, Einrich- tungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an Büromaterial und Papier. Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 11.07.2017 2 x Beschlussantrag Der Hauptausschuss stimmt dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur kostenstellenbezo- genen Belieferung der Dienststellen, Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an Büromaterial und Papier gemäß den Erläuterungen zu: Los 1 Büromaterial Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 66.000,49 € brutto / Jahr Los 2 Papier Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 240.933,35 € brutto / Jahr Die Verwaltung wird ermächtigt, der Erhardt & Fischer GmbH & Co.KG den Zuschlag zu ertei- len. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein x ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 613.867,68 € (2 Jahre) bzw. mit Verlängerungsoption 1.227.735,36 € (4 Jahre) Dezentrale Ressourcen- verantwortung der einzelnen Bedarfsträger Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: Die Verrechnung erfolgt in den jeweiligen Teilhaushalten der einzelnen Bedarfsträger. ISEK-Karlsruhe-2020-relevant x nein ja Handlungsfeld: Wählen Sie ein Element aus. Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für die Dienststellen, Einrichtungen sowie einige städtische Gesellschaften der Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung mit Bedarfen an Büroma- terial und Papier ausgeschrieben. Hierbei wurden die Bedarfe in zwei Lose aufgeteilt: Los 1 Büromaterial Los 2 Papier Vertragszeitraum ist der 01. September 2017 bis 31. August 2019. Im Anschluss besteht eine zweimalige Option der Verlängerung um je ein weiteres Jahr bis maximal 31. August 2021. Art der Vergabe Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach §119 GWB und §14 VgV. Die Bekanntmachung erfolgte am 24.03.2017 im elektronischen Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, im Ausschreibungsservice auf der Homepage der Stadt Karlsruhe, Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, bund.de. sowie im „Supplement zum Amts- blatt der Europäischen Union“. Die Vergabeunterlagen wurden von 16 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 24.04.2017 gingen für Los 1 fünf und für Los 2 drei Angebote ein. Prüfung und Wertung der Angebote Alle Angebote wurden zur Prüfung und Wertung zugelassen. Die wirtschaftlichsten Angebote wurden mit dem Wertungskriterium Preis ermittelt. Nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung der Angebote ergaben sich folgende Er- gebnisse pro Jahr: Los 1 Büromaterial Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 66.000,49 € (Brutto) Los 2 Papier Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 240.933,35 € (Brutto) Auftragswert Nach Auswahl der wirtschaftlichsten Angebote ergibt sich somit folgender Gesamtauftragswert beider Lose für ein Jahr: 306.933,84 € (Brutto) für zwei Jahre: 613.867,68 € (Brutto) für vier Jahre (bei zweimaliger Verlängerung): 1.227.735,36 € (Brutto) Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Der Zuschlag soll auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Es wird daher vorgeschlagen, bei beiden Losen der Firma Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Kleinoberfeld 7, 76135 Karlsruhe den Zuschlag zu erteilen. Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebe- nen Volumens. Dieses stellt lediglich den kalkulierten, voraussichtlichen Bedarf dar. Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss stimmt dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur kostenstellenbezo- genen Belieferung der Dienststellen, Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an Büromaterial und Papier gemäß den Erläuterungen zu: Los 1 Büromaterial Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 66.000,49 € brutto / Jahr Los 2 Papier Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 240.933,35 € brutto / Jahr Die Verwaltung wird ermächtigt, der Erhardt & Fischer GmbH & Co.KG den Zuschlag zu ertei- len.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 24. Sitzung Hauptausschuss Termin: 11. Juli 2017, 16:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal, Rathaus Marktplatz Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 2. Punkt 2 der Tagesordnung: Europaweite Ausschreibung zum Abschluss einer Rah- menvereinbarung über die kostenstellenbezogene Belieferung der Dienststellen, Ein- richtungen und einiger städtischer Gesellschaften der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an „Büromaterial und Papier“ Vorlage: 2017/0391 Beschluss: Der Hauptausschuss stimmt dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur kostenstellen- bezogenen Belieferung der Dienststellen, Einrichtungen und einiger städtischer Gesellschaf- ten der Stadt Karlsruhe mit Bedarfen an Büromaterial und Papier gemäß den Erläuterungen zu: Los 1 Büromaterial Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 66.000,49 € brutto / Jahr Los 2 Papier Erhardt & Fischer GmbH & Co. KG, Karlsruhe 240.933,35 € brutto / Jahr Die Verwaltung wird ermächtigt, der Erhardt & Fischer GmbH & Co.KG den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 2 zur Behandlung auf, lässt, nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, über die Vorlage abstimmen und stellt einstimmige Zustim- mung fest. - 2 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 24. Juli 2017