Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 bis 2021; 1. Block Lose 1 bis 10

Anlage 1 Ergebnisse der Nachrechnung einschließlich der Lohngleitklausel (Angebot Brutto / 4 Jahre) Los Bez 1. Bieter (Nachgerechnet) 2. Bieter (Nachgerechnet) 3. Bieter (Nachgerechnet) 4. Bieter (Nachgerechnet) 1 Mitte Firma Sauer Bieter B Bieter C Bieter D 1 Mitte Betrag 498.106,44 575.385,75 582.713,23 589.228,23 2 Mitte Firma WISAG Bieter B Bieter C 2 Mitte Betrag 361.384,10 444.496,54 512.827,77 3 Mitte Firma Bieter A Erhardt Bieter C 3 Mitte Betrag 753.369,20 779.351,13 1.001.208,95 4 Mitte Firma WISAG Bieter B Bieter C 4 Mitte Betrag 299.206,27 322.734,97 428.761,05 5 Ost Firma Bieter A Schweitz Bieter C Bieter D 5 Ost Betrag 380.552,20 421.168,04 450.854,54 596.648,58 6 Ost Firma Schweitz Bieter B Bieter C Bieter D 6 Ost Betrag 372.301,78 444.808,16 462.087,07 555.458,97 7 Ost Firma Gredler&Söhne Bieter B Bieter C Bieter D 7 Ost Betrag 494.467,18 547.898,98 575.903,36 609.222,90 8 Ost Firma Sauer Bieter B Bieter C Bieter D 8 Ost Betrag 202.158,97 226.346,57 291.624,01 426.735,14 9 West Firma Bieter A Erhardt Bieter C 9 West Betrag 319.367,85 319.845,38 436.429,74 10 West Firma Sauer Bieter B Bieter C Bieter D 10 West Betrag 465.011,11 530.414,80 658.143,07 707.986,61

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2017/0358 Dez. 6 Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 bis 2021; 1. Block Lose 1 bis 10 Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Bauausschuss 02.06.2017 8 X vorberaten Gemeinderat 27.06.2017 11 X Beschlussantrag Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegearbei- ten im Stadtgebiet für die Haushaltsjahre 2018 bis 2021, einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein X ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 4.213.000 € (einschl. Lohngleitklausel) 4.110.011 € (ohne Bundeskasse u. Dritte) 1.027.503 € (jährlicher Durchschnitt, einschl. Lohngleitklausel) Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: (bitte auswählen) siehe Tabelle Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: Haushaltsmittel stehen für das HJ 2018 zur Verfügung. Für die Jahre 2019 bis 2021 müssen die Haushaltsmittel bereitgestellt werden. ISEK-Karlsruhe-2020-relevant X nein ja Handlungsfeld: (bitte auswählen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Vorbemerkung Seit dem Zeitpunkt der letzten Vergabe für Pflegearbeiten im Jahr 2013 haben sich die Flächen in Unterhaltung des Gartenbauamtes von ca. 1.042 ha auf ca. 1.057 ha erhöht. Dies entspricht einem Flächenzuwachs von 15 Hektar oder 1,5 %. Auf 49% der Gesamtflächen werden im so genannten Pflegekatalog landschaftsgärtnerische Unterhaltungspflegearbeiten für einen vierjäh- rigen Zeitraum an externe Unternehmen vergeben. Dabei handelt es sich überwiegend um Ra- sen- und Wiesenmahd, das Hacken von Gehölzflächen und die Laubaufnahme. Über diese um- fangreichen Pflegeleistungen hinaus werden in separaten Vergabeverfahren weitere Arbeiten vergeben, wie zum Beispiel Heckenschnittarbeiten, Baumpflegearbeiten oder Rückschnittarbei- ten an Gehölzen. Die Pflegearbeiten auf den restlichen Flächen und die ergänzenden Pflege-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten auf den Vergabeflächen werden von den Be- schäftigten des Gartenbauamtes in Eigenregie geleistet. 2. Beschreibung der Pflegearbeiten 2.1. Laubaufnahme Die Laubaufnahme von den Rasenflächen und von Flächen mit niedrigen Bodendeckern muss nach wie vor nur dort durchgeführt werden, wo besonders viel Laub auf die Fläche fällt und wo die Blätter großflächig, hart und damit schwer zersetzbar sind. Bliebe das Laub hier liegen, wür- den die Pflanzen darunter faulen. Auch von schmalen Flächen entlang von Straßen und Geh- wegen muss das Laub zum Teil aufgenommen werden, da der Wind es sonst während der Win- termonate auf die Verkehrsflächen weht. Wo das Laub nicht direkt in angrenzende Pflanzungen verbracht werden kann, wird es aufgenommen und kompostiert. 2.2 Gehölzflächen Die Pflege der Gehölzflächen beinhaltet das Hacken, Jäten und Ausmähen der Gehölzflächen. Im Vergleich zum vorhergehenden Pflegekatalog 2014 bis 2017 wurde mit der aktuellen Pflegeperiode 2018 bis 2021 auf eine Bandbreite der zu beauftragenden Pflegegänge verzichtet. Sollten mehr als zwei Pflegegänge nötig sein, können diese über Bedarfspositionen beauftragt werden. 2.3 Rasen- und Wiesenflächen Ein wesentlicher Teil der Pflegearbeiten im öffentlichen Grün beinhaltet die Rasen- und Wie- senmahd. Von den insgesamt 604 ha Rasen- und Wiesenflächen sollen im Pflegekatalog 2018 bis 2021 circa 421 ha firmenseitig bearbeitet werden. Ziel ist die möglichst funktionsgerechte, naturnahe, standortgerechte, ökonomisch und maschi- nell sinnvolle Pflege im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Insbesondere soll sich die Rasen- und Wiesenpflege vorrangig an den Nutzungsansprüchen der Menschen und den ökologischen und stadtklimatischen Funktionen orientieren. Mit unterschiedlich häufigen Rasen- und Wiesenschnitten pro Jahr wird diesen Ansprüchen Rechnung getragen. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 3. Ausschreibungsverfahren Die zu vergebenden Leistungen sind „gleichartig und umfassen eine Vielzahl von räumlich ge- trennten Objekten“. Für diesen Fall sieht die VOB/A in § 5 die einheitliche Vergabe in Teillosen vor. Die Gesamtleistung ist wegen ihres Umfanges gemäß VOB/A § 5 nach örtlichen Gesichtspunk- ten in Lose unterteilt worden, damit die Kapazität der einzelnen, auch kleineren Firmen aus- reicht, um sich am Verfahren beteiligen zu können. Wegen der hohen Anforderungen an die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit der Auftragnehmer war als Vergabeart die „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb“ sinnvoll (VOB/A § 3a Abs. 3 Nr. 1). Die mehrjährige Vergabe der obigen Pflegearbeiten wird seit dem Jahr 1969 in einem dreijähri- gen bzw. ab 1978 in einem vierjährigen Rhythmus mit Genehmigung des Gemeinderates prak- tiziert. Auch die letzte vierjährige Vergabe für die Jahre 2014 bis 2017 hat sich bewährt. Bei der Ausschreibung der Unterhaltungsarbeiten für die kommenden vier Jahre 2018 bis 2021, die Anfang des Jahres als „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbe- werb“ erfolgt ist, wurde davon ausgegangen, dass die im Haushaltsjahr 2018 zu vergebenden und auszuführenden Arbeiten in ihrem wesentlichen Umfang auch in den Jahren 2019, 2020 und 2021 ausgeführt werden. Im Rahmen des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs haben sich neun Firmen beworben. Alle neun Firmen wurden aufgrund nachgewiesener Eignung zum Wettbewerb zugelassen. Die vierjährige Vergabe hat sowohl für die Stadt, als auch für die Firmen des Garten- und Land- schaftsbaues wesentliche finanzielle, wirtschaftliche und nicht zuletzt organisatorische Vorteile, die nachfolgend kurz zusammengefasst sind: 1. Der sehr umfangreiche Arbeitsaufwand für die Ausschreibung und Vergabe der Unterhal- tungsarbeiten ist bei der mehrjährigen Vergabe nur alle vier Jahre zu leisten. 2. Der Arbeitsablauf geht wesentlich zügiger und reibungsloser vonstatten. Umfangreiche Einweisungen der Unternehmen zu Beginn des Auftrages müssen nicht jährlich sondern le- diglich alle vier Jahre erfolgen. 3. Bei der mehrjährigen Auftragsvergabe ist es lediglich notwendig, eine Lohngleitklausel für die Anpassung der Kostenentwicklung vorzusehen. Der hier von den Firmen angebotene Änderungssatz wurde ebenfalls dem Wettbewerb unterworfen. Die Einheitspreise für die Arbeitsausführung im Haushaltsjahr 2018 sind Festpreise. 4. Die Firmen können - dank Planungssicherheit - günstiger anbieten, da sie den Maschinen- und Personaleinsatz über vier Jahre kalkulieren können. Im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem ZJD werden in einem ersten Block zunächst nur die Lose 1 bis 10 ausgeschrieben. Nach erfolgter Entscheidung im Gemeinderat kann der zweite Block mit den Losen 11 bis 20 im Zeitraum Juli bis November 2017 ausge- schrieben, submittiert, beraten und beauftragt werden. Die Vorteile dieser gestaffelten Ausschreibung und Vergabe sind insbesondere darin zu sehen, dass die Firmen entsprechend ihrer Kapazität gezielt anbieten können. Je nach Ausgang des ersten Blocks der Ausschreibung wird den Firmen eine weitere Möglichkeit der Beteiligung am Wettbewerb geboten. Bei bereits erschöpfter Firmenkapazität nach Vergabe des ersten Blocks wird eine Firma für den zweiten Block nicht mehr zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ein weite- rer Vorteil dieser gestaffelten Ausschreibung besteht auch darin, dass Firmen, deren Angebot(e) jetzt nicht berücksichtigt werden konnten sich erneut um einen Auftrag bemühen können. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 4. Ergebnis der Ausschreibung Die Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb brachte das in der Anlage 1 zusammengestellte Ergebnis. Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung der Angebote ergeben sich die nachstehenden Angebots- bzw. Vergabesummen für das Haushaltsjahr 2018: Los Firma Angebotssumme € einschließl. Mwst 1 Sauer GmbH, Karlsruhe 122.301,95 2 WISAG, Mannheim 90.346,03 3 Erhardt, Karlsruhe 190.292,59 4 WISAG, Mannheim 74.801,57 5 Schweitz, Karlsruhe 105.292,01 6 Schweitz, Karlsruhe 93.075,45 7 Gredler + Söhne, Karlsdorf-Neuthard 120.761,22 8 Sauer GmbH, Karlsruhe 49.631,02 9 Erhardt, Karlsruhe 78.096,00 10 Sauer GmbH, Karlsruhe 114.175,07 Summe 1.038.772,91 Ausgehend von firmenspezifischen Gegebenheiten ist es erforderlich, bei insgesamt drei Losen die zweiten Bieter, das jeweilige Los mit der Vergabe der Leistungen zu beauftragen. (siehe An- lage 1). Nur auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle erforderlichen Pflegearbeiten in allen Losen unter Berücksichtigung der Witterungsverhältnisse fach- und termingerecht und unter Berücksichtigung der Firmenkapazitäten durchgeführt werden können. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 5. Finanzierung Der Gesamtaufwand wird wie folgt verrechnet: Produkt / Kostenträger Gesamtkosten € einschließlich 19 % Mwst. 1.670.55.10.01.01 Grün- u. Parkanlagen 328.228,83 1.670.55.10.02.01 Freizeitanlagen und Spielflächen 101.801,10 1.660.54.10.03.01 Gemeindestraßen 241.815,32 1.660.54.20.03.01 Kreisstraßen 24.892,92 1.660.54.30.03.01 Landesstraßen 89.460,47 1.660.54.40.03.01 Bundesstraßen 37.072,93 1.660.54.60.01.04 Parkierungseinrichtungen 15.186,36 1.660.54.30.03 Verkehrsgrün Landestraßen im Rahmen der Verwaltungsreform 9.845,67 Gebäudewirtschaft 4211 Unterhaltung von Außenanlagen an öffentli- chen Gebäuden 166.205,15 Dritte (Konzern Stadt) 17.501,77 Bund/Bundeskasse Weiden (Verkehrsgrün Bundesstraßen im Rahmen der Verwaltungsreform) 5.206,29 Dritte (Private, Vowo, Kirchen) 1.556,10 Gesamt (ohne Lohngleitklausel) 1.038.772,91 Der hier genannte Betrag wird sich unter Berücksichtigung der Lohngleitklausel - sofern Lohn- erhöhungen zustande kommen - ab dem Jahr 2019 geringfügig erhöhen. Da es sich hier um notwendige laufende Unterhaltungsarbeiten handelt, müssen für die Unter- haltung von öffentlichen Grünanlagen im Rahmen der Ergebnisrechnung auch ab 2019 ent- sprechende Haushaltsmittel bereitgestellt werden. Außerdem wird bei der Vergabe der Arbeiten für die kommenden vier Jahre an die einzelnen Firmen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Auftragserteilungen unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haus- haltsmittel erfolgen. Ergänzende Erläuterungen Seite 6 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pflegearbei- ten in den Losen 1 bis 10 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushaltsjahre 2018 bis 2021 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019 - entsprechend den in der Vorbemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenannten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei unter Punkt 5. aufgeführten Kostenträgern. Die Auftragsvergabe erfolgt unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haus- haltsmittel. Die Leistungsverträge sind entsprechend zu gestalten. Hierdurch muss sichergestellt sein, dass die Stadt Karlsruhe in den nächsten Jahren ihr Auftrags- volumen reduzieren kann, falls unvorhergesehene Änderungen der gesamtwirtschaftlichen Lage eintreten sollten. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsverträge ab- zuschließen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 39. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 27. Juni 2017, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 10. Punkt 11 der Tagesordnung: Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2018 bis 2021; 1. Block Lose 1 bis 10 Vorlage: 2017/0358 Beschluss: Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pfle- gearbeiten in den Losen 1 bis 10 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushaltsjahre 2018 bis 2021 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2019 - entsprechend den in der Vorbemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenannten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei unter Punkt 5 aufgeführten Kostenträgern. Die Auftragsvergabe erfolgt unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Die Leistungsverträge sind entsprechend zu gestalten. Hierdurch muss sichergestellt sein, dass die Stadt Karlsruhe in den nächsten Jahren ihr Auftragsvolumen reduzieren kann, falls unvorhergesehene Änderungen der gesamtwirtschaftlichen Lage eintreten sollten. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsver- träge abzuschließen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 11 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Bauausschuss: Ich bitte um das Votum. – Ich stelle Einstimmigkeit fest. - 2 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten 13. Juli 2017