Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE SPD-Gemeinderatsfraktion vom: 23.08.2016 Vorlage Nr.: 2016/0519 Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 25.10.2016 16 x 1. In welchem Umfang und in welchen Bereichen werden Heimarbeitsplätze bei der Stadt Karls- ruhe und den städtischen Gesellschaften angeboten? 2. In welchem Umfang werden Heimarbeitsplätze von den Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern nach- gefragt? 3. Welche Erfahrungen konnten bislang gesammelt werden? 4. Welche Rückmeldungen gibt es aus der Mitarbeiterschaft? 5. Ist eine Ausweitung des Angebots vorgesehen? 6. Welche Kosten sind bisher durch Heimarbeitsplätze entstanden bzw. würden pro Platz anfallen? Sachverhalt/Begründung: Durch die gesellschaftlichen Veränderungen besteht ein vermehrter Wunsch von Seiten der Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter, ihren Arbeitsplatz hinsichtlich Ort, Zeit und Präsenz flexibel zu gestalten – die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen könnte hier ein Weg sein. unterzeichnet von: Parsa Marvi Dr. Raphael Fechler Hans Pfalzgraf

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage SPD-Gemeinderatsfraktion vom: 23.08.2016 Vorlage Nr.: 2016/0519 Verantwortlich: Dez. 2 Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 25.10.2016 16 x Die Daten zur Beantwortung der Fragen standen dem Personal- und Organisationsamt nur für die Kämmereiverwaltung zur Verfügung. Die Informationen bezüglich der Gesellschaften mussten deshalb zunächst eingeholt werden. Die Antworten der Beteiligungen und Gesellschaften auf die jeweiligen Punkte der Gemeinderatsanfrage können der beiliegenden Anlage entnommen werden. Hier die jeweiligen Antworten für die Stadtverwaltung: 1. In welchem Umfang und in welchen Bereichen werden Heimarbeitsplätze angeboten? Derzeit werden 46 Mitarbeitende der Stadtverwaltung Karlsruhe im Rahmen der alternierenden Te- learbeit beschäftigt. Insgesamt waren es bislang 58 Mitarbeitende, die in alternierender Telearbeit beschäftigt waren. 12 Mitarbeitende haben diese Arbeitsform nicht weiter verlängert. Generell sind keine Bereiche für einen Abschluss einer alternierenden Telearbeit ausgeschlossen. Telearbeit wird vor allem in verwaltungsadministrativen Aufgabenfeldern genutzt. Die Aufteilung der Arbeitszeit in der betrieblichen und häuslichen Arbeitsstätte sollte nach den derzeitigen Rahmenregeln bei Ver- einbarung von alternierender Telearbeit grundsätzlich im Verhältnis 50 : 50 erfolgen. 2 . In welchem Umfang werden Heimarbeitsplätze von den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern nachgefragt? Die Nachfrage der Mitarbeitenden nach alternierenden Telearbeitsplätzen ist individuell und resul- tiert in der Regel aus lebensphasenbestimmten Umständen der Mitarbeitenden. Der Umfang in den einzelnen Dienststellen ist daher unterschiedlich. Insgesamt ist zu beobachten, dass in jüngster Zeit die Nachfrage nach Telearbeit und auch die Zahl der Genehmigungen ansteigen. 3. Welche Erfahrungen konnten bislang gesammelt werden? Das Arbeiten in alternierender Telearbeit hat sich nach den vorliegenden Erkenntnissen im Wesent- lichen bewährt. Die bisherigen Erfahrungen der Dienststellen fließen in eine aktuelle Projektgruppe ein (siehe Punkt 5), an der auch Vertreter von Dienststellen und des Gesamtpersonalrats beteiligt sind. 4. Welche Rückmeldungen gibt es aus der Mitarbeiterschaft? Die Rückmeldungen sind überwiegend positiv, weshalb auch Verlängerungen der einzelnen Ver- einbarungen zu alternierender Telearbeit zum Teil auch unbefristet erfolgten. Seite 2 5. Ist eine Ausweitung des Angebots vorgesehen? Seit dem 1. August 2001 gelten die städtischen „Rahmenregeln bei Vereinbarungen von alternie- render Telearbeit“. Diese ermöglichen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Arbeitsortflexibilisierung in Form von alternierender Telearbeit. Hierbei erbringt der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die tarifvertragliche bzw. die individuelle regelmäßige Arbeitszeit teilweise in der Wohnung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin (häusliche Arbeitsstätte) und teilweise im Betrieb der Arbeitgeberin Stadt Karlsruhe (betriebliche Arbeitsstätte). Die Aufteilung der Arbeitszeit soll im Verhältnis 50 : 50 erfolgen. Die Stadtverwaltung verfolgt aktuell das Ziel, in Zukunft in stärkerem Maße „Bürofreies Arbeiten“ zu ermöglichen. Eine flexible Arbeitsortgestaltung ermöglicht neben zahlreichen Vorteilen für Mit- arbeitende und Stadtverwaltung (Kosten- und Zeitersparnisse, Steigerung der Motivation, bessere Nutzung der begrenzten Büroressourcen, etc.) auch eine bessere Vereinbarkeit von Familie, Pflege, Freizeit und Beruf. Die Stadtverwaltung Karlsruhe sieht darin weiter die Chance, als attraktive Ar- beitgeberin dem demografischen Wandel zu begegnen. Im Rahmen eines lebensphasenorientiertem Personalmanagements wird derzeit das Thema „Ar- beitsortflexibilisierung“ in der Stadtverwaltung weiterentwickelt. Eine Projektgruppe mit Vertretern des Dezernats 2, des Gesamtpersonalrats, dem Datenschutzbeauftragten, dem Gleichstellungsbüro und – als Dienststellenvertretungen – dem Tiefbauamt und dem Ordnungs- und Bürgeramt hat im Juni 2015 die Arbeit aufgenommen. Die Projektleitung liegt beim Personal- und Organisationsamt. Die Projektarbeit soll dabei Chancen und Risiken sowie insbesondere die Rahmenbedingungen in Bezug auf IT-Ausstattung, IT-Sicherheit, Datenschutz, Arbeitszeitrecht, Haftungsrecht und Arbeits- sicherheit für die Zukunft aufzeigen. Die Projektgruppe soll auch Vorschläge zu Spielregeln, Gren- zen und Risiken sowie der Kommunikationsstrategie erarbeiten. Die Ergebnisse sind Grundlage für eine neue Dienstvereinbarung, die den Rahmen für alle Formen der Telearbeit bildet: Alternierende Telearbeit, sporadische Telearbeit und mobiles Arbeiten. Flankierend zur neuen Dienstvereinbarung werden Entscheidungshilfen für Mitarbeitende und Führungskräfte erarbeitet, die auch durch Schu- lungsangebote ergänzt werden sollen. 6. Welche Kosten sind bisher durch Heimarbeitsplätze entstanden beziehungsweise würden pro Platz anfallen? Die künftigen IT-Kosten für die Einrichtung eines alternierenden Telearbeitsplatzes werden zwi- schen 700 und 1000 Euro geschätzt. Bei sporadischer Telearbeit sollen in den Dienststellen Gerä- tepools eingerichtet werden. Die Zahl der Geräte und die Höhe der Kosten (ca. 700 Euro/Gerät) hängen von der tatsächlichen Inanspruchnahme/Nutzung der sporadischen Telearbeit ab. Die Gerä- te können und sollen von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden. Ein weiterer Kostenfaktor sind die Prozesskosten wie z.B. Erst-/Folgegenehmigung, IT-Bereitstellung und –rückgabe, Möbelbereitstellung und –rückgabe, Erfolgskontrolle. Diese Kosten sind aktuell noch nicht bezifferbar, da die Fallzahlen und die mittleren Bearbeitungszeiten in Abhängigkeit von der Modellierung der Sollprozesse noch ermittelt werden müssen. Mit einer Ausweitung der Ar- beitsortflexibilisierung wird deshalb auch auf die Personalstellen bei den Dienststellen eine höhere Belastung zukommen.

GmbH Antworten KMK 1. Die Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH (KMK) bietet Heimarbeits- NMK platze an. Derzeit sind es in der KMK insgesamt sieben Heimarbeits- plätze. Zusätzlich gibt es noch.neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der KMK, die einen externen Zugang genehmigt bekommen haben, weil es für diese eine entlastende Flexibilität in ihrer Aufgabenerledi- gung bedeutet. 2. Die Nachfrage in der KMK nach Heimarbeitsplätzen ist individuell und ergibt sich meistens aus Umständen im Lebensabschnitt beziehungs- weise entsprechend persönlichen Ereignissen im Umfeld der Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter, beispielsweise familiäre Änderungen oder Entfernung zum Arbeitsplatz. 3. Bisher ist alles zur vollsten Zufriedenheit von Arbeitnehmern und Ar- beitgeber gelaufen. Die Erreichbarkeit war und ist durchgehend gut und für viele Mitarbeitende bietet die Möglichkeit zuhause zu arbeiten eine Erleichterung, was die Arbeitsergebnisse sowie die Motivation po- sitiv beeinflusst. 4. Die Mitarbeitenden melden sich individuell bei Bedarf nach einem Heimarbeitsplatz bei ihren jeweiligen Vorgesetzten. Die KMK- Verwaltung reagiert schnell und flexibel bei der Prüfung und Umsetz- barkeit der jeweiligen Anfrage. Die EDV-Abteilung kümmert sich an- schließend um die entsprechende sicherheitstechnische Einrichtung sowie um die Hardware für den Heimarbeitsplatz. ,s.Die KMK sieht sich in der Lage den jeweiligen Nachfragen der Mitar- beitenden entsprechend schnell nachzukommen und bleibt den Nach- fragen gegenüber flexibel eingestellt. 6. An Kosten für einen Heimarbeitsplatz fällt die Anschaffung eines I Notebooks für die Mitarbeitenden an. DesWeiteren werden dann im Tagesgeschäft der EDV die Installationen durch die EDV-Abteilung erbrachte folgende Ergebniss~: - 1. In welchem Umfang und in welchen Bereichen werden Heimarbeitsplätze bei der Stadt Karls- ruhe und den städtischen Gesellschaften angeboten? 2. In welchem Umfang werden Heimarbeitsplätze von den Mitarbeiterinnenl Mitarbeitern nach- gefragt? 3. Welche Erfahrungen konnten bislang gesammelt werden? 4. Welche Rückmeldungen gibt es aus der Mitarbeiterschaft? 5. Ist eine Ausweitung des Angebots vorgesehen? 6. Welche Kosten sind bisher durch Heimarbeitsplätze entstanden beziehungsweise würden pro Platz anfallen?. Die Abfrage der angeschriebenen GmbHs zu den Fragen: Anlage(Stand 26.09.2016) I Für die Anfrage wurden alle Unternehmen mit einer direkten Beteiligung>= 25 Prozent abge- fragt. Diesesind im Befeiligungsbericht 2015 der Stadt Karlsruhe in Tabelle 2 zusammengefasst (S. 13). Konkret handelt es sich um: .I KVVH, Fächerbad, SW~ Regenerativ - Solarpark I, KEK,AVG, KW, Baden Airpark Beteiligungs- GmbH, Volkswohnung, KFG und KFE,Städtisches Klinikum, AFB, KMK, KEG, KTG, NMK; KG, Stadtmarketin.g und KSBG. 1. Eswird aktuell ein Heimarbeitsplatz angeboten und genutzt. .f 'Über diesen einen Arbeitsplatz hinaus gibt es keine weiteren Heimar- beitsplätze, es besteht derzeit auch keine Nachfrage. 3. Die Erfahrungen sind gut, die Abläufe funktionierenreibungslos. BJi der KEK werden bislang keine Heimarbeitsplätze angeboten. 1.Eine Kollegin (geringfügig Beschäftigte) arbeitet bei uns ausschließlich von daheim, eine weitere Kollegin arbeitet bei uns in der Regel an ei- nemvvochentacdaheim. Darüber hinaus hatten Mitarbeiterinnen auf- grund besonderer persönlicher Umstände (zum Beispiel vor der Geburt eines Kindes) temporär Heimarbeitsplätze. 2.Wünsche nach weiteren Heimarbeitsplätzen sind uns nicht bekannt. 3. DieErfahrungen sind gut, da die Kolleginnen selbst die Notwendigkeit erkennen, bei Bedarf am Arbeitsplatz tätig zu werden und ausreichend Kontakte zum Büro zu halten. 4.Die Rückmeldungen der Betroffenen sind positiv. Eswird aber auch er- kannt, dass nur gewisse Arbeiten für einen Heimarbeitsplatz geeignet sind. 5. Eine gewisse Ausweitung wäre denkbar. Dies ist aber nicht bei allen Arbeitsplätzen möglich. 6. Esfallen lediglich Kosten für einen Laptop sowie zusätzliche Telefon- kosten an. 1. Bei der Volkswohnung wurden in den letzten zehn Jahren insgesamt 16Heimarbeitsplätze in fast allen Abteilungen geschaffen - aber auch wieder abgebaut.i 2. Die Nachfrage nach solchen Arbeitsplätzen schwankt zwischen 2-4 Prozent der gesamten Belegschaft (rd.270Mitarbeiter). 3.Die Erfahrungen, die wir bisher mit Heimarbeitsplätzen gemacht ha- ben, waren meist negativ. Daher ist an eine" Wiederbelebung" des Angebots derzeit nicht gedacht 4.Unsere Erfahrung ist, wie auch die überwiegende Rückmeldung der Mitarbeitenden, dass beim Heimarbeitsplatz der fehlende Kontakt zu : Kolleginnen/Kollegen und Vorgesetzten zu weniger fachlichem (und privatem) Austausch führt, kein" Teamwork" mit all seinen positiven Effekten möglich ist sowie Beruf und Privatleben sich doch oft vermi- schen und eine Balance dazwischen schwierig wird. 5. Die VOLKSWOHNUNG als attraktiver Arbeitgeber hat andere Möglich- keiten geschaffen, um der Belegschaft eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu ermöglichen. Hier ist die flexible Arbeitszeit ohne Kernarbeitszeit, die Vorhaltung von einer gewissen Anzahl vonTeilzeit- steIlen sowie die Einrichtung zweier Eltern-Kind Büros zu nennen. 6.Die Kosten für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes mit Hard- und Software, Internetanschluss, Administration etc. beträgt nach unserer Erfahrung ca.1.800 -2.000€. Fehlanzeige.. Idurchgeführt, insbesondere Sicherheitsmaßnahmen wie Firewall etc. eingerichtet. Dies sind aber gleichbleibend anfallende Arbeiten, wie sie bei der Einrichtung eines Büroarbeitsplatzes ebenso anstehen. So rech- nen wir lediglich, wenn erforderlich, die Kosten der Anschaffung eines . INotebooks, ca.400,00 €. KWH/ Rheinhäfen KEK KFG und KFE VoWo KSBG 41 Da der vorhandene Heimarbeitsplatz auf Wunsch der Mitarbeiterin Ieingerichtet wurde, wird die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes etc. als sehr positiv bewertet. 5. Nein. 6. Kosten für pe-Arbeitsplatz (Hard- und Software) im Haus des Mitarbei- ters/der Mitarbeiterin, Kosten für Mobiltelefon. SWK Regenerativ Die Gesellschaft beschäftigt kein eigenes Personal. - Solarpark I AVG/K,WBei VBK, AVG und KW gibt es derzeit keine Heimarbeitsplätze. Bei VBK wird zu diesem Thema derzeit mit dem Betriebsrat über eine Betriebsver- einbarung verhandelt, weil die VBK voraussichtlich in 2017 zwei Mitarbeite- rinnen haben werden, die einen Heimarbeitsplatz wünschen. Baden Airpark Fehlanzeige. Beteiligungs- GmbH , Klinikum,1. Heimarbeitsplätze werden nur im Einzelfall bei Bedarf und nach Prü- KVD, fung der betrieblichen Machbarkeit für einen begrenzten Zeitraum und MVZ für einen Anteil der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit einge- richtet. Im Klinikum gibt es derzeit 6 Heimarbeitsplätze in den Berei- chen Verwaltung und Arztsekretariate. Ein generelles, aktives Angebot besteht nicht. 2. Es gibt nur eine sporadische auf Einzelfälle bezogene konkrete Nach- frage im Klinikum. 3. Die bisherigen Erfahrungen waren gut. Dadurch, dass immer ein Teil der Arbeitszeit im Klinikum zu leisten ist, geht die Bindunq zum Ar- beitsbereich nicht verloren. 4. Die Rückmeldungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren bisher positiv. Dies ist zum Teil sicherlich auch darin begründet, dass der Wunsch nach einem Heimarbeitsplatz von. den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausging und teilweise durch die private Situation ausge- löst wurde. 5. Derzeit ist eine aktive Ausweitung der Anzahl an Heimarbeitsplätzen nicht beabsichtigt. In fast allen patientennahen Bereichen ist die Ein- richtung von Heimarbeitsplätzen kaum möglich. In den administrativen Bereichen stellen die Belange des Arbeitsschutzes und der. Arbeitssi- cherheit eine hohe Hürde dar (häufig sind Patienten- oder sonstige ver- trauliche Daten zu bearbeiten). 6. Bei der Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes fallen Kosten für die An- schaffung eines Laptops und die Einrichtung eines VPN-Zuganges an. In der Regel betragen die Kosten hierfür ca. 2.000 €. Fächerbad 1. Prinzipiell kein HAP, der Geschäftsführer kann und arbeitet zusätzlich zur Bürozeit auch von zuhause aus. 2. Nicht. 3. Für GF gute, da sonst die Bürozeit deutlich über 45 StundenlWoche Iverlängert würde. 4. Keine. , 5. Nein 6. Telefontarifkosten und EDV-Infrastruktur (einmalig ca. T€ 2; jährlich ca. I€5000. KEG Bei der dünnen Personaldecke (8 MA) sind Heimarbeitssplätze nicht mög- I. lieh. KTG 1. Die KTG bot und bietet das nicht an. I 2. Eine Mitarbeiterin hatte einmal nachgefragt, aber nicht weiterverfolgt. 3. Keine 4.Keine 5. Nein 6. Keine Stadtmarketing1. Bei der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH ist für die Mitarbeiterin- nen/Mitarbeiter grundsätzlich bis zu einem Tag pro Woche Homeoffice möglich. 2. Heimarbeitsplätze werden von den meisten Mitarbeiterin- nen/Mitarbeitern unregelmäßig nachgefragt. 3. Bislang konnten nur positive Erfahrungen gesammelt werden. 4.Esgibt positive Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, wei- che eine weite Anfahrt haben. 5.' Eine Ausweitung des Angebots ist nicht vorgesehen. 6. Bisher sind keine Kosten durch Heimarbeitsplätze angefallen, da die IAufgaben in gleicher Weise wie im Büro erledigt werden. AFB1. Keine 2. Keine 3. Keine 4.Keine 5. Nein 6. Unbekannt

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 30. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 25. Oktober 2016, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 18. Punkt 16 der Tagesordnung: Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen Anfrage der Stadträte Parsa Marvi, Dr. Raphael Fechler und Hans Pfalzgraf (SPD) sowie der SPD-Gemeinderatsfraktion vom 23. August 2016 Vorlage: 2016/0519 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 16 zur Behandlung auf und stellt fest, die Stellungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmeldung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 14. November 2016