Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an acht Schulen für das Schuljahr 2016/2017 mit der Option auf Vertragsverlängerung

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister BESCHLUSSVORLAGE Vorlage Nr.: Verantwortlich: 2016/0390 Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an acht Schulen für das Schuljahr 2016/2017 mit der Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage Gremium Termin TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 19.07.2016 17 x einstimmig zugestimmt Beschlussantrag Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an acht Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2016/2017 mit der Opti- on auf Vertragsverlängerung an die Sauder GmbH, Bruchsal zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen (bitte ankreuzen) nein x ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 748.153,50 € / Schul- jahr 2016/2017 736.696,50 € / Schul- jahr 2016/2017 11.457,00 € / Schuljahr 2016/2017 11.457,00 € / Schuljahr 2016/2017 Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.400.21***.91 Kontenart: 42800000 Ergänzende Erläuterungen: Bei Vertragsverlängerung sind die erforderlichen Haushaltsmittel in den Doppelhaushalt 2019/2020 einzuplanen. ISEK-Karlsruhe-2020-relevant x nein ja Handlungsfeld: (bitte auswählen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) x nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften x nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für acht Schulen in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2016/2017 mit der ein- bis dreimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weite- res Schuljahr für das Los 1 bis maximal Schuljahr 2019/2020, für die Lose 2, 3, 4, 7 und 8 bis maximal Schuljahr 2018/2019 sowie für die Lose 5 und 6 bis maximal Schuljahr 2017/2018 aus- geschrieben. Die Leistung ist in acht Lose aufgeteilt. Los 1: Draisschule zirka 1.565 Mahlzeiten pro Woche Los 2: Erich Kästner-Schule zirka 880 Mahlzeiten pro Woche Los 3: Ernst-Reuter-Schule zirka 1.325 Mahlzeiten pro Woche Los 4: Grundschule am Wasserturm Karlsruhe zirka 650 Mahlzeiten pro Woche Los 5: Helmholtz-Gymnasium zirka 300 Mahlzeiten pro Woche Los 6: Humboldt-Gymnasium zirka 400 Mahlzeiten pro Woche Los 7: Leopoldschule zirka 450 Mahlzeiten pro Woche Los 8: Schule am Weinweg zirka 340 Mahlzeiten pro Woche Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen wurde für die Lose 1, 2, 3, 5, 7 und 8 das Verpflegungssystem Warmverpflegung und für die Lose 4 und 6 das Verpfle- gungssystem Cook & Chill ausgeschrieben. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach VOL/A-EG. Die Be- kanntmachung erfolgte am 19. April 2016 im Amtsblatt der Europäischen Union, im Internet- ausschreibungsservice der Stadt Karlsruhe und im Internetportal www.bund.de sowie am 22. April 2016 im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: 14 Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Fünf Angebote sind fristgerecht einge- gangen. Ein Angebot ist verspätet eingegangen und wurde ausgeschlossen. Drei Angebote wa- ren vollständig (inklusive der mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen). Zwei Angebote waren unvollständig. Die fehlenden Unterlagen wurden nach § 19 Abs. 2 VOL/A-EG nachgefor- dert, da das Interesse der Bieter nicht aus formalen Gründen aus dem Verfahren ausscheiden zu müssen und das Interesse der Vergabestelle an einem möglichst breiten Wettbewerb gewichti- ger sind als das allgemeine Interesse an einer möglichst hohen Verfahrensökonomie. Die feh- lenden Unterlagen wurden fristgerecht nachgereicht. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot entspre- chend der Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) umzusetzen und die durch das Karlsruher Leistungsverzeichnis für die Schulverpflegung konkretisierten Qua- litätsstandards einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom-Ökotrophologin mit der fachli- chen Auswertung beauftragt. Vier Angebote entsprachen nicht den Anforderungen und wur- den daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Das verbleibende Angebot konnte in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot war losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien zu ermitteln: Kriterium Gewichtung Preis 70 Qualität 30 Zur Bewertung der Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) war ein Probeessen vorgese- hen, um die Schulen direkt am Entscheidungsprozess zu beteiligen und qualitative Aspekte nicht nur bei der fachlichen Prüfung, sondern auch bei der Entscheidung über den Zuschlag zu berücksichtigen. Da für alle Lose nur ein wertbares Angebot vorliegt, wurde im Einvernehmen mit den Schulen auf die Durchführung eines Probeessens verzichtet. Es wird vorgeschlagen, die ausgeschriebene Lieferleistung wie folgt zu vergeben: Sauder GmbH, Weingarten: Lose 1, 4, 5, 6, 7 und 8 3,35 € brutto / Menü Lose 2 und 3: 3,30 € brutto / Menü Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Liefe- rung von Mittagsverpflegung an acht Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2016/2017 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die Sauder GmbH, Bruchsal zu. Die Verwaltung wird er- mächtigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 26. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 19. Juli 2016, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 20. Punkt 17 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an acht Schulen für das Schuljahr 2016/2017 mit der Option auf Vertragsverlänge- rung Vorlage: 2016/0390 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an acht Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2016/2017 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die Sauder GmbH, Bruchsal zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, dem betreffenden Bieter den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 17 zur Behandlung auf und stellt die Ab- stimmungsbereitschaft des Hauses fest: Dem können Sie alle so zustimmen. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 3. August 2016