Nachhaltiges Immobilienmanagement durch Bewertung von städtischen Liegenschaften nach einer einheitlichen, sich kontinuierlich fortschreibenden Bewertungsmatrix

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zum Antrag SPD-Gemeinderatsfraktion vom: 01.06.2016 Vorlage Nr.: 2016/0327 Verantwortlich: Dez.6 Nachhaltiges Immobilienmanagement durch Bewertung von städtischen Liegenschaften (Gebäude) nach einer einheitlichen, sich kontinuierlich fortschreibenden Bewertungsmatrix Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 19.07.2016 28 x Kurzfassung Eine systematische Erfassung und Bewertung des Immobilienbestandes städtischer Liegenschaf- ten (Gebäude) ist in der Vergangenheit nicht erfolgt. Die Verwaltung erarbeitet derzeit ein Kon- zept zur Implementierung eines kommunalen Immobilienmanagements. Die Vorstellung der Ergebnisse ist Ende 2016 geplant. Unter anderen Gesichtspunkten zu betrachten ist das städtische Grundvermögen, welches im Rahmen der Bodenvorratspolitik zur Stadtentwicklung, Wohnraumversorgung und Wirtschafts- förderung eingesetzt wird. Finanzielle Auswirkungen des Antrages (bitte ankreuzen) X nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Haushaltsmittel stehen Wählen Sie ein Element aus. Kontierungsobjekt: Wählen Sie ein Element aus. Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: ISEK-Karlsruhe-2020-relevant X nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) X nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften X nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Die Verwaltung stellt die bisherige Praxis in der Bewertung städtischer Liegenschaf- ten (Gebäude) dar Derzeit werden keine standardisierten Bewertungsverfahren zur Beurteilung des Gebäudezu- stands durchgeführt. Durch die Organisation der Bauunterhaltung in Objektteams kann sicher- gestellt werden, dass Schäden an Gebäuden rechtzeitig erkannt und beseitigt werden können. Im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft ist die Bauunterhaltung regional in Objektteams organisiert, d. h. alle Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam an einem Gebäude arbeiten, sind auch in einem Team zusammengefasst. Jedes Objektteam kann somit fast alle Fachbereiche der Bau- bzw. Technischen Gewerke abdecken. So ist gewährleistet, dass in den Teams ein ganzheitliches Bild der Gebäude entsteht, da alle Schadens- und Störmeldungen zu einem Ge- bäude in einem Team auflaufen und bearbeitet werden. Alle Projekte an den Bestandsgebäu- den werden durch die Objektteams durchgeführt. Durch die Objektteamleitung erfolgt die kurz- und mittelfristige Kapazitätsplanung. Bei der Er- stellung der Kapazitätsplanung werden die einzelnen Gebäude mit ihren jeweiligen Bedarfen gegeneinander abgewogen und die Projekte und Maßnahmen festgelegt. Diese Planungen werden durch die Auswertungen von Datenbanken unterstützt. Es werden Kennzahlen zu Ausgaben (€/m²) gebildet. Darüber hinaus erfolgt die Auswertung der Störungs- und Schadensmeldungen. 2. Die Verwaltung stellt dar, welche strukturellen Voraussetzungen notwendig sind, um in einem Zeitraum von 2-3 Jahren eine umfassende Prüfung der städtischen Lie- genschaften unter Berücksichtigung angeführter Prüffelder durchzuführen. Am Beispiel der Untersuchungen des Hochbauamtes in Stuttgart können beispielhaft Vor- und Nachteile einer umfassenden Prüfung der städtischen Liegenschaften dargestellt und Ableitun- gen für ein eventuelles Projekt in Karlsruhe gebildet werden. Vor einigen Jahren wurde durch das Hochbauamt Stuttgart eine umfassende Prüfung der städti- schen Schulgebäude durchgeführt. Dieser „Quickcheck“ sollte die notwendigen Unterhal- tungsmaßnahmen und damit den mittelfristigen Finanzbedarf ermitteln. Innerhalb von einem halben Jahr wurden 500 Gebäude begangen und deren Zustand bewertet. Die Kosten für die notwendigen Maßnahmen wurden geschätzt. Die Erfassung wurde extern vergeben und koste- te ca. 700.000 €. Zur Pflege der entstandenen Datenbanken wurde neben Prozessveränderun- gen in den Abläufen der Verwaltung eine Vollzeitstelle geschaffen, die zur Qualitätssicherung der Datenbank eingesetzt wird. Im Rückblick auf die Erfassung und Sammlung der Daten bewerten die Kolleginnen und Kolle- gen das damalige Vorgehen als kritisch. Die grob geschätzten Kosten passen praktisch nie, da keine tiefgreifende Analyse der Schadensbilder erfolgte. Abweichungen von bis zu 300 % sind möglich. Die Daten werden als oberflächlich und mit sehr vielen Fehlern behaftet bezeichnet. Darüber hinaus ist die Erkenntnis gewachsen, dass nur mit einem integrierten System die ver- schiedenen Insellösungen der unterschiedlichen Datenbanken und deren Informationen sinnfäl- lig miteinander abgeglichen und verknüpft werden können. Derzeit beschäftigt sich Stuttgart mit dem Aufbau eines stadtweiten CAFM-Systems, um auch über Ämtergrenzen hinweg Daten zur Verfügung stellen zu können und die Pflege dezentraler und umfassender zu organisieren. Zusätzliche Themenfelder wurden identifiziert. So wird derzeit eine flächendeckende Trag- werksuntersuchung der Gebäude durchgeführt, die sehr zeitaufwändig ist. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Aus diesen Informationen und dem Kontakt zu verschiedenen Dienstleistern sieht die Verwal- tung folgende strukturelle Voraussetzungen als notwendig an: - Aufbau eines stadtweiten CAFM-System unter Einbeziehung der Ämter mit dezentraler Ver- antwortung ihrer Gebäude und der Nutzerdienststellen analog der Finanzdatenverwaltung - Konzeption und Aufbau des stadtweiten CAFM-Systems im Rahmen eines Einführungspro- jektes mit Strukturierung gemäß den neu formulierten Richtlinien für Projektstellen. Der Res- sourcenbedarf für die Projektdurchführung wird vor Projektbeginn auf Basis einer Ermittlung der erforderlichen Projektbausteine und Ausführungszeiten ermittelt und sichergestellt. - Die für die Datenpflege dauerhaft erforderlichen Personalressourcen werden im Laufe des Projektes methodisch ermittelt - Externe Begehung von Fachleuten der unterschiedlichen Gewerke-Kosten - Im Rahmen des Projektes werden Vorschläge zur Organisation und zur Verortung eines zent- ralen Immobilienmanagements beziehungsweise einer zentralen Steuerung und Entschei- dung über An- und Verkäufe von Immobilien erarbeitet. 3. Die Verwaltung stellt dar, welche Entwicklungspotentiale sich durch die Einführung einer einheitlichen Bewertungsmatrix gegenüber der bisherigen Praxis ergeben: Ein an den Lebenszyklus der Immobilien ausgerichtetes Immobilienmanagement beginnt bereits in der Projektentwicklung und Objekterstellung. In dieser Phase ist die Beeinflussung der Folge- kosten weitreichend. In der Nutzungsphase werden bis zu 78 % der Lebenszykluskosten aus Bewirtschaftung damit beeinflusst. Die Entwicklung einer gesamtheitlichen Immobilienstrategie (inkl. Instandhaltungsstrategie) über alle Nutzarten ist das Ziel. Eine Methodik ist zwischenzeitlich in der Verwaltung und mit den Tochtergesellschaften KFG/Volkswohnung abgestimmt. Damit würden Steuerungsinstrumente, Maßnahmen und Ge- schäftsprozesse zur Optimierung und Effizienzsteigerung der Wirtschaftlichkeit, des Ressourcen- verbrauches und der mittelfristigen Haushaltsplanung aus der jeweiligen Entwicklungsplanung relevanter Einflussgrößen (Personal, Flächen, Kita, Schulen etc.) abgeleitet. Aufgrund des hohen Abstimmungsbedarfes mit teilweiser erforderlicher Grundlagenermittlung und des Umsetzungs- aufwandes ist ein Realisierungszeitraum unter der Bedingung der Implementierung einer geeig- neten IT-Unterstützung zwischen 5-6 Jahren realistisch. Der Zeitraum wird auch davon be- stimmt, ob sich Personalressourcen exklusiv des Themas annehmen und ggf. Externe einbezo- gen werden können. Voraussetzung für die Identifikation der Entwicklungspotentiale im Bereich der lebenszyklusori- entierten Bewirtschaftung (Projektentwicklung – Erstellung – Nutzung – Umwidmung/ Modernisierung – Revitalisierung - Abriss/Abverkauf) der Immobilien ist die Eruierung der inter- disziplinären Aufgaben über Dezernate hinaus sowie die Entwicklung eines prozessgetriebenen Soll-Konzeptes. Dies ist in der Verwaltung im Rahmen der dezernatsübergreifenden Arbeits- gruppe „kommunales Immobilienmanagement“ im Rahmen des Projektes HSPKa erfolgt. Eingebunden waren die mit der Grundstücks-/Gebäudebewirtschaftung mittel-/unmittelbar be- fassten Dienststellen der Verwaltung. Ein Zwischenbericht wurde am 18.12.2015 erstellt und in der Strukturkommission vom 18.02.2016 vorgestellt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Gegenstand war der geschäftsprozessgetriebene Bereich der interdisziplinären Zusammenar- beit bei Investition / Desinvestition sowie Flächenbedarfsermittlung und –bereitstellung. Weiter- hin wurden Standards für die Nutzart Verwaltungsgebäude erarbeitet (Flächen, Bauen, Ser- vicelevels, Bewirtschaftungskosten). Parallel wurden die Datenstruktur, -qualität und -validität überprüft und auf der operativen HGW-Ebene fachliche Anforderungen an Prozesse und IT- Unterstützung (CAFM) definiert. Dies ist geboten, um bisher zeitintensive, händische Tätigkeiten zukünftig automatisiert und standardisiert bewältigen zu können. Die Arbeitsgruppe hatte zudem den Auftrag, ein Konzept für die Implementierung und Nach- haltung einer Immobilienstrategie bis Ende 2016 zu erarbeiten. Zur Vorbereitung der strategischen Ebene ist die IST-Aufnahme der Immobilien hinsichtlich Nutzung und Belegung als auch Bewirtschaftungskosten (Instandhaltung, Verwaltung, Betriebs- kosten, ggf. Anmietkosten, Gebäudeabschreibung) erforderlich. Unter Berücksichtigung der strategischen Vorgaben - hier z.B. abgeleitet aus ISEK 2020, die KGSt Empfehlungen ebenso mitabdecken: • Gebäudewerterhalt sicherstellen und optimieren • Ressourcenorientiertes Flächenmanagement • Intelligente Flächennutzung • Energieeffiziente Gebäudestrukturen • Bedarfsorientiertes Flächenangebot • Barrierefreiheit öffentlicher Gebäude • Sanierung und Umbauten von Kultureinrichtungen • Nachverdichtung zur Ausnutzung von Flächenpotentialen • Klimaschutzziele • (aus Kämmerei -> effiziente Verwendung der Haushaltsmittel) Ergänzende Erläuterungen Seite 5 sollen objektbezogene Wirtschaftspläne erstellt werden, die im Weiteren durch Bewertung des Gebäudezustandes, der Nutzung, gesetzlicher Vorgaben und technischer Restnutzungsdauer priorisiert würden. Diese dienen dann sowohl der Planung des konkreten Folgehaushaltes als auch einer 10 Jahresbetrachtung im Sinne einer mittelfristigen Finanzplanung. Es ist einvernehmliche Auffassung der Verwaltung und der einbezogenen Tochtergesellschaften (KFG, Volkswohnung), dass die Balanced Score Card (BSC) ein geeignetes Instrument zur Steue- rung darstellen kann. Über die Definition strategischer Ziele und Festlegung strategischer Aktionen (Maßnahmen) würden Alternativen zunehmend eliminiert (Ursachen -> Wirkung zur Vermeidung von Zielkon- flikten) und ein gemeinsames Verständnis der Strategieumsetzung erzeugt, die in konkreten Handlungsempfehlungen münden. Davon getrennt und unter anderen Gesichtspunkten zu betrachten, ist das städtische Grund- vermögen, das auf dem Markt gezielt zur Stadtentwicklung, Wirtschaftsförderung und Wohn- raumversorgung im Rahmen der Bodenvorratspolitik eingesetzt wird.

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANTRAG SPD-Gemeinderatsfraktion vom: 1. Juni 2016 Vorlage Nr.: 2016/0327 Nachhaltiges Immobilienmanagement durch Bewertung von städtischen Liegenschaften nach einer einheitlichen, sich kontinuierlich fortschreibenden Bewertungsmatrix Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 19.07.2016 28 x 1. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW) stellt die bisherige Praxis in der Bewer- tung städtischer Liegenschaften dar 2. Das HGW stellt dar, welche strukturellen Voraussetzungen notwendig sind, um in einem Zeit- raum von 2-3 Jahren eine umfassende Prüfung der städtischen Liegenschaften, unter Berück- sichtigung der unten angeführten Prüffelder, durchzuführen 3. Das HGW stellt dar, welche Entwicklungspotentiale sich durch die Einführung einer einheitli- chen Bewertungsmatrix gegenüber der bisherigen Praxis ergeben Begründung: In der Vergangenheit hat sich verschiedentlich gezeigt, dass es bislang keine bzw. nur eine unvollstän- dige Bewertung städtischer Liegenschaften gibt oder eine systematische Bewertung erst zu einem Zeitpunkt erfolgt, an dem ein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht – exemplarisch wird hier auf die Diskussion um den Umgang mit der Gebäudesubstanz des NCO-Clubs in der Nordstadt oder der der Aussegnungshalle Wolfartsweier verwiesen. Im Hinblick auf ein nachhaltiges und vorausschauendes Gebäude-, Immobilien-, und Finanzmanagement ist aus der Sicht der Antragssteller eine regelmäßige systemische Bewertung aller städtischen Liegenschaften unter Berücksichtigung der nachfolgenden Handlungs- und Prüffelder unabdingbar:  Funktionsbeschreibung  Ist-Analyse mit Bewertung der vorhandenen Gebäudesubstanz – fiktiver Immobilienwert  Beschreibung des notwendigen Investitionsbedarfs über einen zeitlichen Horizont von ca. 10 Jahren  Beschreibung möglicher Synergien durch das Zusammenführen von Funktionen  Systematische Gegenüberstellung der Kosten sowie der Vor-/Nachteile einer Gebäudeertüchti- gung oder eines Neubaus bzw. einer Anmietung der notwendigen Gebäudeflächen  Erstellung einer Handlungsempfehlung unterzeichnet von: Parsa Marvi Dr. Raphael Fechler Michael Zeh

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 26. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 19. Juli 2016, 15:30 Uhr Öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 32. Punkt 28 der Tagesordnung: Nachhaltiges Immobilienmanagement durch Be- wertung von städtischen Liegenschaften nach einer einheitlichen, sich kontinuierlich fortschreibenden Bewertungsmatrix Antrag der Stadträte Parsa Marvi, Dr. Raphael Fechler und Michael Zeh (SPD) sowie der SPD-Gemeinderatsfraktion vom 1. Juni 2016 Vorlage: 2016/0327 Beschluss: Einverstanden mit Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 28 zur Behandlung auf und verweist auf die vorliegende Stellungnahme der Verwaltung. Stadtrat Dr. Fechler (SPD): Die Antwort der Verwaltung zeigt, dass die Notwendigkeit einer systematischen und nachhaltigen Erfassung und Bewertung der städtischen Ge- bäude nicht nur erforderlich, sondern überfällig ist. Von daher blicken wir mit großem Interesse der für Ende des Jahres von der Verwaltung angekündigten Vorstellung der Ergebnisse entgegen. Ergebnisse, die nur dann von Wert sind, wenn sich daraus unmit- telbare Handlungsoptionen ergeben, d. h., wir brauchen eine konkrete Zahl, mit wel- chen personellen und finanziellen Ressourcen eine entsprechende Bewertungsmatrix im Sinne des in der Antwort der Verwaltung dargelegten CAFM-Systems oder einer Balan- ced Score Card in einem zeitnahen Fenster verbindlich durch die Verwaltung umgesetzt und eingeführt werden kann. Mit den hier genannten Instrumenten haben Verwaltung und wir als Gemeinderäte gleichermaßen die Chance, transparent und für Außenstehende nachvollziehbar Ent- scheidungen im Umgang mit kommunalen Immobilien zu treffen. Wie im Antrag darge- legt, geht es hierbei in Zeiten der Haushaltskonsolidierung gleichermaßen um die Be- schreibung von Funktionen, aber auch um das Aufzeigen von Synergien und Verbesse- rungspotentialen. Es geht hierbei auch darum, mutige Entscheidungen zu treffen, damit - 2 - im Interesse der Bürgerinnen und Bürger kommunale Gebäude in Substanz und Funkti- on die ihnen zugedachten Aufgaben erfüllen können. Dies kann auch bedeuten, dass es gut und notwendig ist, sich von Teilen der aktuellen Gebäudesubstanz zu trennen und nach Alternativen zu suchen. Ein Weg, der auch in Karlsruhe von verschiedenen privatwirtschaftlichen Unternehmen aufgezeigt wird. So hat sich die Landesbausparkasse dazu entschieden, ihr 1973 erbautes Gebäude in der Siegfried-Kühn-Straße abzureißen und in unmittelbarer Nähe ein, den aktuellen Anfor- derungen entsprechenden Neubau zu errichten. Dieses Beispiel sei nur exemplarisch genannt. Im Umgang mit den uns anvertrauten kommunalen Immobilienwerten muss es vorran- gig darum gehen, nachhaltige und zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen. Egal, ob Sanierung, Neubau, Kauf oder Verkauf einer kommunalen Immobilie, wir brauchen hier valide und nachvollziehbare Kennzahlen, um handlungsfähig zu bleiben und unser eigenes Handeln zu vereinfachen und dies nach außen transparent zu machen. Von daher zeigt sich meine Fraktion zunächst mit der Antwort der Verwaltung zufrie- den, aber nur dann, wenn auf Worte auch möglichst bald Taten folgen. Stadtrat Brenk (CDU): Wie schon in der Antwort der Verwaltung dargelegt, ist diese derzeit dabei, ein Konzept zur Implementierung eines kommunalen Immobilienmana- gements, das in kurzer Zeit erarbeitet werden soll, zu erstellen. Die Vorstellung ist noch in diesem Jahr geplant. Das HGW hat Objektteams gebildet, welche alle städtischen Liegenschaften ganzheitlich betrachten. Eine weitere Detailanalyse würde eine Unmen- ge an Personal binden und wiederum eine Menge an Kosten verursachen; monatelange Vorbereitung, jahrelange Erarbeitung. Kosten, die wir uns derzeit – glauben Sie es mir – nicht leisten können. Im Übrigen schließt sich die CDU der Verwaltungsvorlage an. Stadtrat Borner (GRÜNE): Ziel eines Immobilienmanagements sollte sein, Kosten- transparenz zu schaffen, den für die städtische Aufgabenerledigung notwendigen Im- mobilienbestand in wirtschaftlicher Hinsicht zu optimieren, ihn wertsichernd zu entwi- ckeln und zu erhalten, sowie Betriebskosten zu minimieren und Synergien zu heben. Wir möchten aber keine Schnellschüsse. Wir warnen auch vor Kostenschätzungen, bei denen die Projekte dann regelmäßig teurer werden, wenn es zur Entscheidung kommt. Ein negatives Beispiel ist hierfür das Bäderkonzept, bei dem Kostenschätzungen für ein- zelne Maßnahmen oft nur ausgewürfelt erscheinen. Zudem müssen wir uns die Fragen stellen: Woher kommen wir? Wohin möchten wir? Welche Schwerpunkte wollen wir setzen? Welche finanziellen Mittel stehen uns hierfür zur Verfügung? Oder, anders gesagt, eine Jahrhundertaufgabe. Wir freuen uns, dass die Stadtverwaltung bereits seit 2014 an einem Immobilienkonzept arbeitet und freuen uns auf die Information im zuständigen Ausschuss. Der Vorsitzende: Vielen Dank, dann wir das dort entsprechend beraten. - 3 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 3. August 2016