Erstellen eines Online-Portals für Bauvorhaben - Sachstand des Projekts

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister ANFRAGE CDU-Gemeinderatsfraktion vom 20. April 2016 Vorlage Nr.: 2016/0200 Erstellen eines Online-Portals für Bauvorhaben - Sachstand des Projekts Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 31.05.2016 17 x 1. Wie stellt sich der aktuelle Sachstand des Projekts dar? 2. Aus welchen Gründen verzögert sich die Freischaltung des Bauportals? 3. Wie gestaltet sich der weitere Projektzeitplan und für welchen Zeitpunkt erscheint eine Frei- schaltung nach heutigem Sachstand zum frühestmöglichen Zeitpunkt möglich? Bitte Meilen- steine bzw. wichtige Zwischenziele benennen. 4. Erkennt die Stadtverwaltung unverändert keine Einsparpotentiale (Sach- und Personalaufwen- dungen) durch die Einführung des Online-Portals? Sachstand/Begründung: In ihrem Antrag vom 05.06.13 beantragte die CDU-Fraktion ein Online-Portal für Bauvorhaben bei der Stadt Karlsruhe einzuführen, in dem sich alle Beteiligten online über den Bearbeitungsstand eines Bauantrags informieren können. In ihrer Stellungnahme stellte die Stadtverwaltung den Start des Por- tals zum 01.06.2014 in Aussicht. Ein aktueller Sachstandsbericht des Projekts und der weitere Zeitplan bis zur Freischaltung des Portals werden erbeten. unterzeichnet von: Tilman Pfannkuch Hermann Brenk Jan Döring Thorsten Ehlgötz Dr. Albert Käuflein Sven Maier

Stadt Karlsruhe Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zur Anfrage CDU-Gemeinderatsfraktion vom: 20.04.2016 Vorlage Nr.: 2016/0200 Verantwortlich: Dez.6 Erstellen eines Online-Portals für Bauvorhaben - Sachstand des Projekts Gremium Termin TOP ö nö Gemeinderat 31.05.2016 17 x 1. Wie stellt sich der aktuelle Sachstand des Projekts dar? 2. Aus welchen Gründen verzögert sich die Freischaltung des Bauportals? Aufgrund des Antrags der CDU-Gemeinderatsfraktion und des Beschlusses des Gemeinderats wurde 2014, nach Abklärung der programmseitigen Möglichkeiten mit dem Hersteller, ein zusätzliches Mo- dul für das vorhandene Programm PROBAUG leihweise beschafft und installiert. Parallel dazu wurde mit der Architektenkammer und anderen PROBAUG-Anwendern Kontakt aufgenommen, um sowohl die aus Sicht der Planer erforderlichen Inhalte abzufragen, als auch Informationen über die praktische Anwendung des Moduls zu erhalten. Eine Arbeitsgruppe beim Bauordnungsamt stellte dann grundsätzliche Überlegungen an, welche In- formationen auf die Plattform gespiegelt werden sollten. Aus dem Gespräch mit dem Vertreter der Architektenkammer ergab sich allerdings, dass von dieser Seite aus keine Vorteile ersichtlich sind und auch kein Bedarf besteht. In einer von der Wirtschaftsförderung unterstützten Projektstudie des LUP-Programms zur Qualifizie- rung von Führungskräften wurde durch eine Umfrage bei verschiedenen Betrieben in den unterschied- lichsten Größen festgestellt, dass sich diese Bauherren eher eine „persönliche“ Betreuung wünschen als eine virtuelle Plattform. Es besteht also eher der Wunsch nach Leitung durch das Verfahren, als nach virtuellen Informationen, die, soweit sie relevant sind, sowieso aufgrund gesetzlicher Vorgaben schriftlich mitgeteilt werden. Von Seiten dieser Antragssteller besteht also ebenfalls kein Bedarf. Die Rückfrage bei anderen PROBAUG-Anwendern ergab, dass die von der Verwaltung bereits in der damaligen Vorlage ausgeführten Bedenken bestätigt wurden: Es ergeben sich für die Verwaltung kei- ne wesentlichen Verbesserungen durch eine Reduzierung der direkten Nachfragen. Es wurde sogar berichtet, dass sich die Nachfragen, insbesondere auch bei Programmausfällen oder Nicht- Erreichbarkeit der Plattform, noch weiter erhöht haben und dadurch zusätzlicher Aufwand auf Seiten der befragten Verwaltungen entstand. Aus Sicht des Bauordnungsamtes sollte bei der Installation eines Bauportals auch eine Synchronisation mit den in der Wirtschaftsregion Karlsruhe zuständigen Baurechtsbehörden erfolgen, vor allem mit dem Landratsamt. Ziel sollte es sein, einheitliche Standards für alle Anwender in der Wirtschaftsregion zu schaffen. Sowohl beim Bauordnungsamt der Stadt, als auch beim Landratsamt gibt es dafür zur Zeit keine personellen Ressourcen. Insgesamt ist der Mehrwert für den Bauherrn derzeit nicht zu erkennen, da über den Eingang und die Vollständigkeit des Bauantrags, sowie über die Frist für die Entscheidung über den Antrag nach Ge- setzeslage eine schriftliche Mitteilung an den Bauherrn zu erfolgen hat. Eine rein virtuelle Antragstel- lung ist nach wie vor, sowohl aus technischen als auch rechtlichen Gründen, nicht möglich. Die Bauakte selbst wird sowohl elektronisch als auch als Papierakte geführt, jedenfalls soweit die Schriftstücke entsprechend vorliegen. Das Einscannen von Plänen ist beim Bauordnungsamt mangels technischer Mittel und personeller Ausstattung nicht möglich, ebenso das Ausplotten von Plänen. Die Fachbehörden-/Ämterbeteiligung muss daher in Papierform erfolgen. Größere Pläne sind an normalen Seite 2 Büroarbeitsplätzen, wie sie dem Bauordnungsamt momentan zur Verfügung stehen, am Bildschirm nicht lesbar. Daher werden hier bis auf weiteres sowieso immer Papierunterlagen erforderlich sein, wie bei der Mehrzahl der zu beteiligenden Ämter auch. Das Bauordnungsamt hatte im Berichtszeitraum gravierende Rückstände, die auch zur Überschreitung der gesetzlich vorgegebenen Fristen führten. In dieser Situation hätte ein Online-Portal mit Angabe des Bearbeitungsstands des jeweiligen Bauvorhabens zusätzliche direkte Nachfragen provoziert, die sich sowieso schon ergaben. Dieses behindert den Arbeitsprozess nicht unerheblich. Aufgrund der Gegebenheiten wurde das probeweise ausgeliehene Modul zunächst wieder zurückge- geben. 3. Wie gestaltet sich der weitere Projektzeitplan und für welchen Zeitpunkt erscheint eine Freischaltung nach heutigem Sachstand zum frühestmöglichen Zeitpunkt möglich? Das Bauordnungsamt ist auf einem guten Weg die Arbeitsrückstände im Bereich der Baugenehmi- gungsverfahren aufzuarbeiten. Die Laufzeiten werden sich erst dann wieder auf ein rechtskonformes Maß zurückentwickeln, wenn die Aufarbeitung abgeschlossen ist. Rechtlich sind die Fristüberschrei- tungen ebenfalls problematisch, weil sich hieraus Ansprüche auf Schadenersatz ergeben können. Die Aufarbeitung der Rückstände bei den Brandverhütungsschauen stockt ebenfalls, da nur zwei von drei Ingenieurstellen besetzt werden konnten. Davon ist derzeit nur eine besetzt. Daher wurde eine halbe Ingenieurstelle aus den Bezirken abgezogen und dem Sachgebiet Brandverhütungsschau zuge- ordnet, die nun im betroffenen Bezirk fehlt. Solange hier nach wie vor erhebliche Defizite vorhanden sind, kann schon aus rechtlichen Gründen keine Arbeitskraft für die Installation dieses Projekts abgezogen werden. Gegenwärtig läuft eine ex- terne Organisationsuntersuchung des Bauordnungsamts. Das Ergebnis sollte auch im Hinblick auf Empfehlungen zur Fortentwicklung der IT-Strukturen abgewartet werden. 4.Erkennt die Stadtverwaltung unverändert keine Einsparpotentiale (Sach- und Personal- aufwendungen) durch die Einführung des Online-Portals ? Wie oben bereits ausgeführt, sind die relevanten Informationen den Bauherren sowieso schriftlich mitzuteilen, so dass hier zunächst keine Einsparung realisiert werden kann. Durch die erforderliche getrennte Übersendung der Zugangsdaten, womöglich noch an weitere Per- sonen (z.B. Bauleiter) würde durch die zusätzliche Erstellung und Übersendung sogar noch weiterer Sach- und Personalaufwand schon an dieser Stelle entstehen. Zur eigentlichen Nutzung siehe unter Ziff. 1. + 2. Ein möglicher positiver Effekt lässt sich nur bei einer ganzheitlichen Betrachtung und Fort- entwicklung der IT-Landschaft in der Stadtverwaltung und Implementierung von Verfahrensabläufen mit digitalisierten Dokumenten erzielen.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 24. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 31. Mai 2016, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 16. Punkt 17 der Tagesordnung: Erstellen eines Online-Portals für Bauvorhaben – Sachstand des Projekts Anfrage der Stadträte Tilman Pfannkuch, Hermann Brenk, Jan Döring, Thorsten Ehlgötz, Dr. Albert Käuflein und Sven Maier (CDU) sowie der CDU- Gemeinderatsfraktion vom 20. April 2016 Vorlage: 2016/0200 Beschluss: Einverstanden mit Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 17 zur Behandlung auf und stellt fest, die Stellungnahme der Verwaltung liege vor, der Gemeinderat habe Kenntnis genommen. (Keine Wortmeldung) Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 10. Juni 2016