Gründung eines neuen Amtes "170" mit dem Aufgabenschwerpunkt Informationstechnologie zum 01.01.2017

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 23. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 26.04.2016 2016/0106 9 öffentlich Dez. 2 Gründung eines neuen Amtes "170" mit dem Aufgabenschwerpunkt Informationstechnologie zum 01.01.2017 Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 12.04.2016 4 vorberaten Personalausschuss 13.04.2016 V Vorberaten Gemeinderat 26.04.2016 9 genehmigt Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss und Personalausschuss die Gründung eines eigenständigen Amtes „170“ mit den Aufgabenschwerpunkten IT-Steuerung, Zentrales System- und Netzmanagement, E-Government und Digitalisierung aus der bisherigen Abteilung POA/ P4 des Personal- und Organisationsamtes und des Medienbüros zum 01.01.2017 zustimmend zur Kenntnis. Das Amt wird dem Dezernat 2 zugeordnet. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Haushaltsmittel stehen (bitte auswählen) Kontierungsobjekt: (bitte auswählen) Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: (bitte auswählen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Der professionelle Einsatz leistungsfähiger Informationstechnologien ist ein Schlüsselfaktor einer modernen Stadtverwaltung. In Zeiten  eines rasanten technischen Fortschritts,  zunehmender Digitalisierung aller Lebens– und Arbeitsbereiche,  steigender Erwartungen und Anforderungen von Bürgerschaft und Unternehmen an moderne, effiziente, digitale sowie kundenfreundliche Verwaltungsangebote und zeit- gemäße Möglichkeiten bürgerschaftlicher Teilhabe sowie  stetig wachsender Sicherheitsanforderungen, steht die Stadt Karlsruhe vor der Herausforderung, eine Transformation hin zu einer noch leis- tungsfähigeren und digitalen Verwaltung zu vollziehen. Dies setzt effiziente IT-Strukturen voraus, die die bisherigen zentralen und dezentralen Funktio- nen stärker bündeln. Mit der Gründung eines eigenständigen Amtes „170“, mit den Aufgabenschwerpunkten IT- Management, IT-Sicherheit, Zentraler System- und Netzbetrieb und E-Government soll dieser Entwicklung und der besonderen Bedeutung der Informationstechnologie in der Technologiere- gion Karlsruhe organisatorisch Rechnung getragen werden. Nach innen wie außen soll das neue Amt  als zentrale Stelle für IT-Steuerung und E-Government auftreten,  einen leistungsfähigen IT-Betrieb und modernen digitalen Auftritt sicherstellen,  Partner der Fachdienststellen und Treiber von Innovation sein, der Chancen der Digitali- sierung proaktiv erkennt und mit der Verwaltung vorantreibt,  digitale Trends hinsichtlich der kommunalpolitischen Relevanz beobachtet und bewertet,  einheitlicher, professioneller und kundenorientierter Ansprechpartner für alle städtischen IT-Leistungen sein,  die Vertretung der Stadt in relevanten Gremien und föderalen Strukturen in den Berei- chen E-Government und Digitalisierung wahrnehmen und diese Aktivitäten koordinie- ren. Hierzu wird zum 01.01.2017 die Abteilung "P4 IT-Organisation und Services" aus dem Perso- nal- und Organisationsamt herausgelöst, mit dem bisherigen Medienbüro verschmolzen und künftig als eigenständiges Amt geführt und dem Dezernat 2 zugeordnet. Die organisatorische Veränderung wurde durch ämterübergreifende Arbeitsgruppen, entspre- chend dem „Karlsruher Weg“, unter Beteiligung der jeweiligen Personalvertretung vorbereitet. In allen Phasen erfolgte eine enge fachliche Begleitung und Unterstützung durch die Firma ]init[, Mainz. Bis zum 31.12.2016 wird geprüft, welche organisatorischen Bereiche durch eine Neuordnung der bislang überwiegend dezentralen IT-Organisation der Stadt zudem der neuen Dienststelle angeschlossen werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss und Personalausschuss die Gründung eines eigenständigen Amtes „170“ mit den Aufgabenschwerpunkten IT- Steuerung, Zentrales System- und Netzmanagement, E-Government und Digitalisierung aus der bisherigen Abteilung POA/ P4 des Personal- und Organisationsamtes und des Medienbüros zum 01.01.2017 zustimmend zur Kenntnis. Das Amt wird dem Dezernat 2 zugeordnet.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 23. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 26. April 2016, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 10. Punkt 9 der Tagesordnung: Gründung eines neuen Amtes „170“ mit dem Auf- gabenschwerpunkt Informationstechnologie zum 01.01.2017 Vorlage: 2016/0106 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss und Personalausschuss die Gründung eines eigenständigen Amtes „170“ mit den Aufgabenschwerpunkten IT- Steuerung, Zentrales System- und Netzmanagement, E-Government und Digitalisie- rung aus der bisherigen Abteilung POA/ P4 des Personal- und Organisationsamtes und des Medienbüros zum 01.01.2017 zustimmend zur Kenntnis. Das Amt wird dem Dezernat 2 zugeordnet. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss und im Personalausschuss: Wie Sie vielleicht wissen, laufen seit einem Jahr die intensiven Vorbereitung en zur Gründung eines neuen Amtes, das sich künftig zentral um die Aufgabenschwerpunkte IT, Digitalisierung und E-Government kümmern soll. Wie Sie wissen, wird uns Herr Dr. Behringer vom Medienbüro Ende des Jahres in den wohlverdienten Ruhestand verlas- sen. Das ist einer der Anlässe, warum das der richtige Zeitpunkt ist, jetzt über eine sol- che auch organisatorische Neuaufstellung nachzudenken. Wir schlagen Ihnen vor, das Medienbüro, das im Dezernat 1 verankert ist, und die entsprechende Fachabteilung, die beim Personal- und Organisationsamt im Dezernat 2 angesiedelt ist, zu einem gemein- samen neuen Amt zusammenzuführen. Ich darf mich an der Stelle bei Herrn Dr. Behrin- ger ganz herzlich bedanken. Weil das aber noch nicht seine letzte Gemeinderatssitzung sein dürfte, hebe ich es mir auf, dann für diese Sitzung hier auf sein umfassendes Wir- ken einzugehen. Wichtig ist uns, dass wir diese beiden Bereiche neu zusammenführen wollen. Das Ganze hat was mit einer neuen technischen Plattform zu tun, mit der wir uns im Moment intensiv beschäftigen. Wir werden auch prüfen, welche dezentralen IT- - 2 - Aufgaben zukünftig vielleicht besser zentral gelöst werden, also diese Balance zwischen Zentralität und Dezentralität noch einmal neu sortieren. Organisatorisch soll das Amt dem Dezernat 2 zugeordnet sein. Das neue Amt wird dann die zentrale Stelle für IT- Steuerung und E-Government bei der Stadt sein, einen leistungsfähigen IT-Betrieb und einen modernen digitalen Auftritt sicherstellen, als Partner der Fachdienststellen die Di- gitalisierung der Verwaltung vorantreiben und einheitliche Ansprechpartner für alle IT- Leistungen der Stadt sein. Das Thema E-Government ist uns dabei auch noch mal ganz wichtig. Ich freue mich auch, dass beim Thema Open-Government, das war immer ein wichtiges Thema auch aus den Reihen des Gemeinderates, Herr Dr. Behringer im Mo- ment noch mit einer Arbeitsgruppe die entsprechenden Vorbereitungen in die Wege leitet. Wir wollen damit durchaus das Ziel verfolgen, dass wir den Stellenwert der IT in der Stadt, aber auch in der Technologieregion, noch einmal stärker zum Ausdruck bringen und es dann auch im interkommunalen Vergleich zu einer Stadt bringen, die durchaus als Referenzstadt auch für IT, nicht nur im städtischen, sondern im Gesamtbereich, dar- gestellt und entwickelt werden kann. Das zur Einführung. Wir haben es auch im Haupt- ausschuss und Personalausschuss bereits vorberaten. Jetzt gibt es eine Wortmeldung. - Herr Stadtrat Lancier. Stadtrat Lancier (KULT): Die KULT-Fraktion möchte der Verwaltung zu diesem Schritt gratulieren. Dies ist die Abbildung eines in der Wirtschaft schon lange üblichen Verfah- rens auch auf die Verwaltung. Wir sehen die IT als Werkzeug, das sachkundig einge- setzt wesentlich effizienter sein kann als in der Hand von Mitarbeitern, die das lediglich neben ihrer eigentlichen Aufgabe übernehmen müssen. Wir hoffen daher, dass sich auch im Sinne der Sparbemühungen hier die höhere Effizienz auch in niedrigeren Kos- ten niederschlägt nach dem Motto: Einsparen durch investieren. Der sachkundige Ein- satz des Werkzeugs IT bedeutet für uns natürlich auch, dass dafür kompetente Mitar- beiter und Leitungskräfte verfügbar sind. Wir von der KULT werden ein Auge darauf halten, dass hier beispielsweise auch Quereinsteiger eine Chance für Positionen erhal- ten. Vielen Dank, wir werden den Vorschlag der Verwaltung gerne unterstützen. Der Vorsitzende: Weitere Wortmeldungen habe ich nicht. Dann bitte ich um das Kar- tenzeichen. - Da sehe ich auch nur gelbe Karten, damit eine einstimmige Zustimmung zur Gründung dieses neuen Amtes. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 12. Mai 2015