Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter für Karlsruhe

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister ANTRAG Stadtrat Lüppo Cramer (KULT) Stadtrat Erik Wohlfeil (KULT) Stadtrat Max Braun (KULT) Stadtrat Uwe Lancier (KULT) Stadtrat Dr. Eberhard Fischer (KULT) KULT-Gemeinderatsfraktion vom 15. Dezember 2015 Gremium: Termin: Vorlage Nr.: TOP: 20. Plenarsitzung Gemeinderat 26.01.2016 2015/0769 22 öffentlich Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter für Karlsruhe Die Stadt Karlsruhe prüft, wie die Aufgabe einer/eines Datenschutzbeauftragten für Karlsruhe als unmittelbare Informations- und Beschwerdestelle für die Einwohnerinnen und Einwohner der Stadt Karlsruhe umgesetzt werden kann. Der Schutz personenbezogener Daten ist eine der wichtigsten Aufgaben und größten Heraus- forderungen des digitalen Zeitalters. Gerade kommunale Stellen, vom Bürgerservice bis zum Sozialamt, erheben eine große Zahl personenbezogener und besonders schützenswerter Daten. Viele Bürgerinnen und Bürger stellen sich die Frage, wie eigentlich mit diesen Daten umgegan- gen wird. Wo werden die Daten gespeichert? Wer hat Zugriff darauf? Wie werden die Daten verschlüsselt? An wen und welche Stellen werden die Daten weitergegeben? Auf der Homepage der Stadt Karlsruhe – www.karlsruhe.de – erhält man auf diese Fragen keine Antworten. Gibt man im Suchfeld der Seite „Datenschutz“ ein, erhält man keine weiteren In- formationen und keinen Kontakt, an den Fragende sich wenden könnten. Auch die Suche nach „Datenschutzbeauftragter“ ergibt keinen Treffer mit einer passenden Kontaktmöglichkeit. Zwar hat die Stadt Karlsruhe seit einigen Jahren eine Datenschutzbeauftragte eingestellt; diese be- schäftigt sich aber in erster Linie mit Sicherstellung eines datenschutzkonformen Verwaltungs- handelns. Eine Ansprechpartnerin für die Einwohnerinnen und Einwohner Karlsruhes ist sie nicht. Die KULT-Fraktion hält es für dringend geboten, dass die Stadt Karlsruhe, die sich als eine mo- derne Stadt, führend in der Entwicklung von IT-Produkten und -Systemen, sieht, eine zentrale Stelle schafft, an die sich Fragende beim Thema Datenschutz wenden können. Die Stelle sollte Wissen vermitteln können über alle erhobenen Arten von Daten, deren Verbleib und Bearbei- tung in allen Dienststellen und Verwaltungsbereichen der Stadt. Zudem sollte die Stelle eine Plattform für Beschwerden und Anregungen von Bürgerinnen und Bürgern im Bereich Datenschutz bieten. unterzeichnet von: Lüppo Cramer Erik Wohlfeil Max Braun Uwe Lancier Dr. Eberhard Fischer Sachverhalt / Begründung:

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zum Antrag KULT-Gemeinderatsfraktion vom: 15.12.2015 eingegangen: 15.12.2015 Gremium: 20. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 26.01.2016 2015/0769 22 öffentlich Dez. 1 Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter für Karlsruhe - Kurzfassung - Die Stadtverwaltung wird künftig die Stabsstelle Datenschutz auf der städtischen Homepage mit der allgemeinen Mailadresse datenschutz@karlsruhe.de benennen mit dem Hinweis, dass sich Personen dann an diese Kontaktadresse wenden können, wenn die Stadt Karlsruhe für die Ver- arbeitung von personenbezogenen Daten der Anfragenden verantwortlich ist. Die Stadtverwal- tung empfiehlt daher, den Antrag für erledigt zu erachten. Finanzielle Auswirkungen des Antrages nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Haushaltsmittel (bitte auswählen) Kontierungsobjekt: (bitte auswählen) Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: (bitte auswählen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Zu den Aufgaben der städtischen Datenschutzbeauftragten gehört unter anderem die „Mitwir- kung bei der Realisierung der Rechte der Betroffenen nach § 5 Landesdatenschutzgesetz (LDSG)“. Nach § 5 LDSG haben die Betroffenen unter anderem ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Herkunft der Daten sowie die Empfänger, an die die Daten übermittelt werden sollen (§ 21 LDSG) und ein Recht auf Berichtigung, Löschung und Sperrung der zu der Person gespeicherten Daten (§§ 22 bis 24 LDSG). Die Stabsstelle Datenschutz bearbeitet seit Anbeginn federführend alle an die Stadtverwaltung Karlsruhe gerichteten Auskunftsersuchen und Beschwerden wegen eines Verstoßes gegen Da- tenschutzbestimmungen Betroffener in Abstimmung mit den Fachdienststellen. Dies geschieht in einem mit den Ämtern und Dienststellen abgestimmten Prozess. Die örtlichen Datenschutzsachbearbeitenden sind darüber informiert und verfügen über entsprechende Kenntnisse sowie Mustererhebungsbögen, die im Rahmen eines Auskunftsersuchens Verwen- dung finden können. Sofern sich ein Auskunftsersuchen auf personenbezogene Daten bezieht, die bei nicht nur ei- nem Amt bzw. einer Dienststelle gespeichert werden, somit nicht von einem Amt oder einer Dienststelle abschließend bearbeitet werden kann, wird die Stabsstelle Datenschutz koordinie- rend und letztverantwortlich tätig. Bei Auskunftsersuchen, die über die Stabsstelle Datenschutz abgewickelt werden (drei in den letzten beiden Jahren), nimmt diese mit der Auskunft ersuchenden Person persönlich Kontakt auf, um so dem Anliegen zeitnah und effizient gerecht werden zu können. Beschwerden, die an die Stadt Karlsruhe herangetragen werden (telefonisch, schriftlich, per Mail oder auch über das Amt des Datenschutzbeauftragten des Landes Baden-Württemberg), müssen an die Stabsstelle Datenschutz weitergeleitet werden. Die Bürgerdienste (telefonischer Kommunikationsweg) und die örtlichen Datenschutzsachbearbeitenden sind darüber informiert und handeln entsprechend. Bei Beschwerden über „Datenschutzvorfälle“ aus dem privatrechtlichen Bereich kann die Stabs- stelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe jedoch nicht beratend tätig werden. Es muss auf die Zu- ständigkeit des Landesdatenschutzbeauftragten und dessen Kontaktdaten bzw. auf die Mög- lichkeit, anwaltliche Unterstützung in Anspruch nehmen zu können, verwiesen werden. Die Stabsstelle Datenschutz der Stadt ist insofern keine allgemeine Beratungsstelle für Bürgerin- nen und Bürger bzw. Einwohnerinnen und Einwohner der Stadt Karlsruhe. Aus diesem Grund wurde bislang davon abgesehen, die Datenschutzbeauftragte bzw. die Stabsstelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe auf der Webseite „Karlsruhe.de“ zu publizieren. Diesen Weg haben in der Vergangenheit auch andere große Städte verfolgt. Aufgrund der stetig wachsenden Bedeutung des Datenschutzes in der zunehmend digitalisier- ten und vernetzten Gesellschaft wird künftig jedoch die Stabsstelle Datenschutz auf der städti- schen Homepage mit der allgemeinen Mailadresse datenschutz@karlsruhe.de benannt werden mit dem Hinweis, dass sich Personen dann an diese Kontaktadresse wenden können, wenn die Stadt Karlsruhe für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Anfragenden verant- wortlich ist. Die Stadtverwaltung empfiehlt daher, den Antrag für erledigt zu erachten.

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 20. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 26. Januar 2016, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 23. Punkt 22 der Tagesordnung: Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauf- tragter für Karlsruhe Antrag der Stadträte Lüppo Cramer, Erik Wohlfeil, Max Braun, Uwe Lancier und Dr. Eberhard Fischer (KULT) sowie der KULT-Gemeinderatsfraktion vom 15. Dezember 2015 Vorlage: 2015/0769 Beschluss: Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 22 zur Behandlung auf und verweist auf die vorliegende Stellungnahme der Verwaltung. Stadtrat Lancier (KULT): Unser Antrag hat das Thema Datenschutz. Datenschutz ist nicht nur eine Sache des digitalen Lebens. Wer sich damit beschäftigt, versteht schnell, dass dies umfassend und schon lange existiert. Ob es Geheimnisse staatlicher, militäri- scher oder unternehmerischer Quellen sind, der Mensch sieht schnell die Gründe, die einen solchen Schutz erforderlich macht. Auch im privaten Bereich kommt man schnell auf die entsprechenden Ideen. Es gibt das Arztgeheimnis, es gibt das Beichtgeheimnis in der Kirche und ähnliche Situationen mehr, d. h. Geheimnisse zu bewahren, ist ein völlig normaler Vorgang. Insofern sind manche Informationen schutzbedürftiger als andere, insbesondere personenbezogene Informationen. Die Antwort der Verwaltung besagt nun, dass eine E-Mailadresse auf der Webseite ein- gerichtet werden soll, so dass ein Mensch, der auf die Webseite geht, eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme hat. Das ist ein schöner erster Schritt, aber uns genügt er nicht. Unbefriedigend ist, dass die Verwaltung lediglich diese E-Mailadresse zur Verfügung stellt. Damit bleibt für den Bürger ein persönlicher Ansprechpartner hinter einer inhu- - 2 - manen Behörde verborgen, kein Name, keine Telefonnummer. Man kann keinen Dialog herstellen. Man kann lediglich eine Information in dieses schwarze Loch einer E-Mailadresse hineinwerfen und dann darauf hoffen, dass eine Antwort kommt, ohne dass man eine direkte Möglichkeit zur Rücksprache hat. Auch beklagen wir hier einen Mangel an Transparenz und die unnötigen Hürden. Wir wünschen uns auch hier eine Barrierefreiheit. Es gibt Leute, die doch lieber telefonieren oder mit dem EDV-System nicht zurecht kommen, vielleicht auch gar kein Gerät haben. Noch längst nicht jeder hat ein Smartphone oder einen PC. Dass es laut Antwort der Stadtverwaltung lediglich drei Anfragen in den vergangenen zwei Jahren gab, ist für uns kein Zeichen für den Mangel an Bedarf einer solchen Kon- taktstelle, sondern eher ein Zeichen, dass durch Unerreichbarkeit Anfragen bislang er- folgreich abgewimmelt wurden. Den zweiten Grund vermuten wir darin, dass die meisten Bürger die Voraussetzungen nicht kennen. Dass das Datenschutzgesetz auch Privatpersonen Rechte einräumt, dass das insbesondere auch gegenüber den Behörden gilt, ist vielen Mitmenschen angesichts einer gesichtslosen Verwaltung kaum bewusst. Man hat sich an diese Unerreichbarkeit gewöhnt. Ich will noch auf drei Punkte eingehen, die in der Antwort drin stecken. Es wird dort ausdrücklich geschrieben, dass bei Beschwerden über Datenschutzvorfälle aus dem pri- vatrechtlichen Bereich die Stabsstelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe nicht beratend tätig werden kann. Das ist uns auch klar. Das war in der Forderung von uns auch über- haupt nicht gemeint. Das haben wir auch entsprechend ausgeführt. Insofern finde ich diese Anmerkung etwas überflüssig, weil sie etwas unterstellt, was nicht der Fall war. Die Stabsstelle Datenschutz der Stadt ist insofern keine allgemeine Beratungsstelle für Bürgerinnen und Bürger. Es ist eine spezielle Beratungsstelle. Als solche sollte sie auch den Bürgerinnen und Bürgern und den Unternehmen zur Verfügung stehen. Das Wis- sen um die Regelungen des Datenschutzes ist ein spezielles Thema. Das Datenschutzge- setz kennt eigentlich ein normaler Mensch kaum. Man kommt nicht so häufig damit in Berührung. Wann man damit in Berührung kommt, ist beispielsweise bei dem Thema Identitäts- diebstahl. Da ist das Thema gerade bei der Verwaltung der Stadt durchaus von höherer Bedeutung. Deswegen halten wir weiterhin einen Datenschutzbeauftragten oder eine Datenschutzbeauftragte für erforderlich, auch als persönliche Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger. Stadtrat Maier (CDU): Datenschutz ist wichtig. Die Verwaltung empfiehlt trotzdem, den Antrag für erledigt zu erklären. Das empfehlen wir auch. Stadtrat Hermanns (SPD): Ich schließe mich meinem Kollegen der CDU an. Daten- schutz ist wichtig. Wir sollten den internen Prozess erst einmal abwarten, auch mit - 3 - Open Government etc. Wir sollten nicht permanent noch etwas nachlegen, sondern erst einmal das Zwischenergebnis abwarten. Dann können wir noch einmal nachjustie- ren. Wir halten den Antrag auch für erledigt. Stadträtin Reiff (GRÜNE): Auch ich schließe mich an. Datenschutz ist wichtig. Wir haben noch eine kleine Anregung, dass zur E-Mailadresse der Stabsstelle Daten- schutz der Stadt zusätzlich noch der Datenschutzbeauftragte des Landes als Kontakt- möglichkeit aufgenommen wird, wenn es um den privatrechtlichen Bereich geht. Da- mit, wenn es Karlsruhe nicht betrifft, Bürgerinnen und Bürger eine direkte Möglichkeit haben, ohne lange suchen zu müssen, Kontakt aufnehmen zu können. Stadtrat Høyem (FDP): Die FDP ist die Partei von Sabine Leutheusser-Schnarrenberger. Die FDP ist die Partei, die morgen, Mittwoch, 27.01., die Verfassungsbeschwerde gegen die Vorratsdatenspeicherung in Karlsruhe beim Verfassungsgericht einreicht. Die FDP ist die Datenschutzpartei. Wir sind sehr interessiert, dieses Thema weiter zu verfolgen. Der Vorsitzende: Ich möchte kurz noch einmal darstellen, was die Stadt Karlsruhe an- bietet. Wir haben in jedem Amt einen Datenschutzbeauftragen. Wir haben eine Stabsstelle Datenschutz in der Stadt. Es gab die Zeiten, da hat jede Stadt große Organigramme ins Netz gestellt. Man konnte mitunter bis zur Durchwahl jeden einzelnen Mitarbeiter an- steuern. Wir machen eher die Erfahrung, dass wir mit unserer Behördennummer, wo ich mit allem anrufen kann, eine Person am Hörer habe, die die Dinge aufnimmt und dann in die Stadt weiterverteilt, wesentlich erfolgreicher sind, wesentlich niedrigschwel- liger sind und das noch einmal ergänzt durch die entsprechenden E-Mailadressen, wo ich auch Feedback und Anregungen geben kann. Das ist dann keine inhumane oder gesichtslose Behörde, oder was Sie uns da alles vorgeworfen haben, sondern das ist ein niedrigschwelliger Weg, sich mit seinem Anliegen an die Stadt Karlsruhe zu wenden. Die Reaktion ist nicht, dass dann ein Roboter anruft oder Ihnen eine gesichtslose Mail zurückschreibt, sondern dass dann derjenige in der Verwaltung sich bei Ihnen meldet, der zu diesem Thema etwas sagen kann und zuständig ist. Das kann einmal die Daten- schutzbeauftragte der Stadt sein, das kann aber auch einmal der Datenschutzbeauftrag- te eines einzelnen Amtes sein, wenn es ein Thema ist, das etwas spezifisch mit diesem Amt zu tun hat. Das ist ein akzeptables Angebot, nicht nur über die E-Mail – da gebe ich Ihnen Recht. Es würde auch jedes Telefonat entgegengenommen werden über die Behördennummer. Ich bekomme sehr viele positive Rückmeldungen über diesen Weg, den wir vorschlagen. Die Menschen sind immer ganz erstaunt, wie schnell sie plötzlich eine Reaktion be- kommen und dass oftmals auch Missstände, die sie melden, innerhalb kürzester Zeit beseitig wurden, und vor allem, dass die Rückmeldung erfolgt. Das ist eigentlich das Positivstes. Insofern glaube ich, dass wir hier auf dem richtigen Weg sind. Die von Ihnen vorge- brachten Befürchtungen sind aus meiner Sicht nicht real. Würden wir nur ein Gesicht abbilden und einen Namen und diejenige ist dann in Urlaub oder nicht da oder es be- - 4 - trifft sie gar nicht, sondern jemanden aus einem Amt, sind wir – glaube ich – mit dem anderen Weg erfolgreicher. Aber es ist natürlich eine Ansichtssache, da gebe ich Ihnen Recht. Aber, wie gesagt, eine Datenschutzbeauftragte gibt es, auch eine für die Gesamtstadt. Aber ich würde Ihnen so einen niedrigschwelligen Ansatz per E-Mail oder auch per Tele- fon empfehlen. Wenn es dann immer noch so sein sollte, dass Sie aus der Bürgerschaft Rückmeldung bekommen, dass man in der Stadtverwaltung scheitert mit dem Thema, dann müssen wir darüber noch einmal reden. Den Hinweis mit dem Landesdatenschutzbeauftragten, vielleicht mit einer entsprechen- den Definition, in welchen Fällen der zu kontaktieren ist, damit nicht der Eindruck ent- steht, wir geben jetzt einfach alles an das Land weiter, können wir gerne prüfen, ob wir das aufnehmen. Das macht Sinn, dass man solche Verweise aufsetzt. Das ist der Hintergrund unserer Antwort. Ich kann nur empfehlen, dass wir das so wei- termachen, weil es sich in anderen Bereichen mit der Kontaktaufnahme mit der Stadt auch bewährt hat. Beim Thema Identitätsklau bin ich nach wie vor der Meinung, dass die Stadt als beratende Stelle überfordert ist. Das ist für mich eher etwas, das in den Bereich der Kriminalistik gehört. Aber auch diesen Hinweis könnte dann ein städtischer Mitarbeiter geben, der auf eine entsprechende E-Mail oder ein entsprechendes Telefo- nat reagiert. Der Antrag ist, wie das umgesetzt werden kann. Wir schreiben nicht, es gibt keinen Datenschutzbeauftragten, sondern wir bestätigen, dass es einen gibt und wie wir die Kontaktaufnahme umsetzen. Ich würde Ihnen empfehlen, es damit als erledigt, aber weiter unter Ihrer Beobachtung stehend zu belassen. Können Sie sich dem anschließen? Stadtrat Lancier (KULT): Dem schließe ich mich an. Ich bin auch zufrieden mit dem Hinweis auf die Behördennummer, die in der Antwort der Verwaltung leider fehlt. Mir war tatsächlich nicht klar, dass man über diesen Weg auch diese Stelle erreichen kann, weil die ansonsten nirgends auftaucht in den Unterlagen. Der Vorsitzende: Das ist richtig. Aber dann noch einmal zu Verstärkung. Sie können mit allen Themen, die die Stadt betreffen, bei der Behördennummer anrufen. Sie wer- den gegebenenfalls vermittelt. Meistens werden aber die Anliegen kurz notiert und werden direkt weitergeleitet. Ich bekomme alle zwei, drei Tage einen Hinweis aus dieser Behördennummer. Wir reagieren dann. Ich habe den Eindruck, dass das wesentlich zü- giger und vor allem auch fachkompetenter verteilt wird in der Stadt, als es früher der Fall war. Wir können gerne noch einmal nachfragen, wie viele Anfragen zum Thema Daten- schutz kamen und können es noch einmal explizit in die Darstellung aufnehmen, dass auch solche Fragen, wenn sie Daten im Zusammenhang mit der Stadt Karlsruhe betref- fen, dann der richtige Einstieg sind. Das können wir sicher noch einmal verstärken. Herr Dr. Weiße nickt. Dann nehmen wir das so noch einmal mit auf. - 5 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 10. Februar 2016