Betriebskostenzuschuss für das Internationale Begegnungszentrum e. V. (ibz)

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 7. Sitzung Hauptausschuss Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 14.07.2015 2015/0381 6 öffentlich Dez. 3 Betriebskostenzuschuss für das Internationale Begegnungszentrum e. V. (ibz) Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Migrationsbeirat 03.07.2015 3 vorberaten Hauptausschuss 14.07.2015 6 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Hauptausschuss beschließt nach Vorberatung im Migrationsbeirat: 1. Das ibz erhält 2015 einen Betriebskostenzuschuss in Höhe von 175.100 Euro und ab 2016 jährlich in Höhe von 148.700 Euro. Mit der Jahresendabrechnung des ibz an die Stadt werden die Mieteinnahmen des ibz und die anteiligen Nebenkostenzahlungen der Mieter mit den tat- sächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. 2. Die durch die Mieterhöhungen der Volkswohnung GmbH gestiegene Miete/ m² wird für die vom ibz untervermieteten Flächen vom 1. Dezember 2014 bis 31. Oktober 2015 von der Stadt übernommen. Die Erhöhungen werden ab 1. November 2015 und ab 1. Januar 2017 zu je 50 % (jeweils 0,50 Euro/ m²) durch die Stadt und die Mieter (Vereine) übernommen. 3. Das ibz wird aufgefordert, ein Nutzungskonzept im Benehmen mit der Stadt zu erstellen. Regelungen hinsichtlich zukünftiger Mietänderungen sollen darin aufgenommen werden. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 175.200 Euro 2015 148.700 Euro 2016 175.200 Euro 2015 148.700 Euro 2016 Erhöhung wegen Mieter- höhung VoWo pro HHJahr 19.800 Euro Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.500.11.14.08.02.01 Kontenart: 43000000 Ergänzende Erläuterungen: Mittel stehen zur Verfügung bei der HGW und beim BfI. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Sozialer Zusammenhalt und Bildung Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Zusammenfassung  Zur Kostentransparenz und Vereinheitlichung werden künftig die Mietkosten als Be- triebskostenzuschuss von der Sozial- und Jugendbehörde/ Büro für Integration (BfI), an das Internationale Begegnungszentrum e. V. (ibz) ausbezahlt. Der Betriebskostenzu- schuss beinhaltet die Mietkosten für die Gesamtfläche sowie die Mietnebenkosten.  Die verbrauchsabhängigen Mietnebenkosten werden künftig auf die Mieter (ibz und Vereine) umgelegt. Mit der Jahresendabrechnung des ibz an die Stadt werden die Mieteinnahmen des ibz und die anteiligen Nebenkostenzahlungen der Mieter (Vereine) mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet.  Die Mieterhöhung wird zu 50 % (= 0,50 Euro) an die Vereine für die von ihnen genutz- te Fläche weitergegeben. Um den gleichen Betrag wird der Mietzuschuss der Stadt an das ibz für die untervermieteten Räume erhöht. Damit zahlen die Vereine ab 1. Novem- ber 2015 einen monatlichen Mietzins in Höhe von 3,30 €/ m² und ab 1. Januar 2017 ei- nen Mietzins in Höhe von 3,80 €/ m².  Der städtische Mietzuschuss für die untervermieteten Flächen erhöht sich einmalig vom 1. Dezember 2014 bis 31. Oktober 2015 um 1,00 €/ m² auf 4,10 €/ m² und reduziert sich dann zum 1. November 2015 auf 3,60 €/ m². Zum 1. Januar 2017 steigt er mit der 2. Stufe der Mieterhöhung der Volkswohnung auf 4,10 €/ m².  Das ibz ist aufgefordert, die gesamten Mietnebenkosten in der tatsächlichen Höhe auf die Mieter (Vereine und ibz) nach einem Umlageschlüssel zu übertragen.  Das ibz wird aufgefordert, ein Nutzungskonzept im Benehmen mit der Stadt zu erstel- len. Regelungen hinsichtlich zukünftiger Mietänderungen sollen darin aufgenommen werden. Internationales Begegnungszentrum e. V. (ibz) Das ibz ist seit 1995 im Gebäude Kaiserallee 12 d untergebracht. Gemäß der Vereinssatzung hat das ibz die Aufgabe der Integration, dem interkulturellen Dialog, dem besseren Verständnis der deutschen und ausländischen Menschen in Karlsruhe zu dienen, die Arbeit der ausländi- schen Vereine und Gruppen und deren kulturelle Vielfalt zu fördern, Begegnungen zu schaffen und zum Erfahrungsaustausch zwischen deutschen und ausländischen Gruppierungen beizutra- gen. Weiterhin soll es einen Beitrag leisten gegen Rassismus, Hass und Gewalt und das friedli- che Zusammenleben in Karlsruhe fördern. Teil dieser Konzeption ist die Vermietung von Vereinsräumen an Migrantenvereine. Für die Be- legung des Hauses gelten grundsätzlich folgende Belegungskriterien: Auszug aus dem Nutzungskonzept des ibz: "...Die Überlassung von Räumlichkeiten zur Dauernutzung erfordert eine intensive Nutzung. Deshalb wird im Nutzungsvertrag eine Kündigung von kürzerer Frist vorgesehen, falls der Verein die Räumlichkeiten nicht regelmäßig und intensiv nutzt. Dadurch soll bei Änderung des Bedarfs auch anderen Vereinen eine Nutzung ermöglicht werden. Die Vereine müssen ferner ein einge- tragener Verein (e.V.) sein und ihre bisherigen Aktivitäten nachweisen. ..." Das ibz hat sich in den vergangenen 20 Jahren erfolgreich etabliert und ist ein essentieller Be- standteil der Integrationsarbeit der Stadtgesellschaft geworden. Seine besondere Stellung liegt auch in der Unterbringung von aktuell zwölf Migrantenvereinen begründet. Die Stadt und auch das ibz haben großes Interesse, die Aktivitäten und die Zusammenarbeit mit den Vereinen zu fördern. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Aufgrund des angespannten Immobilienmarktes und der begrenzten finanziellen Spielräume vieler Migrantenvereine gibt es regelmäßig Anfragen von Vereinen hinsichtlich zu mietender Räume im ibz. Aktuell stehen neun Vereine auf der Warteliste. Vereine, die bereits Mieter sind, haben Interesse an der Anmietung weiterer Räume. Durch die geringe Fluktuation können diese Anfragen nicht annähernd befriedigt werden. Die meisten Vereine sind bereits seit über 15 Jahren Mieter im ibz. Ein Grund für die geringe Bereit- schaft, sich Vereinsräume außerhalb des ibz zu suchen, sind auch die durch städtische Zuschüs- se bedingten günstigen Mietkonditionen. Hier besteht durchaus die Möglichkeit der Ungleich- behandlung von Vereinen. Das ibz ist deshalb aufgefordert, darauf konzeptionell zu reagieren und sein Nutzungskonzept entsprechend zu ändern. Ferner ist in die Konzeption auch der zukünftige Umgang mit Mietän- derungen aufzunehmen. Der Stadt Karlsruhe ist es wichtig, dass Vereine, die zu günstigen Konditionen Räume im ibz anmieten, sich aktiv in die Integrationsarbeit der Stadtgesellschaft einbringen. Über entspre- chende Projektanträge bei der Stadt oder auch anderen Geldgebern ist es möglich, steigende Raumkosten zu neutralisieren, da diese als Projektkosten geltend gemacht werden können. Mietkosten Gebäude Kaiserallee 12 d Das Gebäude Kaiserallee 12 d ist seit 1. Dezember 1994 von der Volkswohnung GmbH an die Stadt Karlsruhe vermietet. Hierfür wurde ein Mietvertrag über 20 Jahre geschlossen, der am 30. November 2014 ausgelaufen ist. Gemäß Gemeinderatsbeschluss vom 28. Juni 1995 vermietet die Stadt seit 1. Februar 1995 die Räume an das ibz, zum Betrieb einer "Ausländerberatungs- und -begegnungsstätte". Die Mietfläche insgesamt umfasst rd. 1.645 m². Die Fläche, die an Vereine weitervermietet wird, umfasst 576 m². Die Verkehrsflächen und die Fläche, die das ibz direkt nutzt, umfassen ca. 1.070 m². Die seinerzeit vereinbarte Miete i. H. v. 5,90 €/ m² (rd. 9.700 € pro Monat, 116.400 € pro Jahr) wurde vertragsgemäß seit 1994 nicht erhöht. Für die untervermieteten Räume erhielt das ibz von der Stadt einen Zuschuss in Höhe von 3,10 €/ m². Die Vereine bezahlten durch- schnittlich eine monatliche Miete i. H. v. 2,80 €/ m². Mieterhöhung Zum 30. November 2014 lief der Mietvertrag der Volkswohnung GmbH mit der Stadt aus. Die Volkswohnung bot eine Verlängerung des Mietverhältnisses an und forderte eine Mieterhöhung um 2,00 €/ m², die exakt der Steigerung des Preisindexes der vergangenen 20 Jahre entspricht (von 5,90 €/ m² auf 7,90 €/ m²). Diese Miethöhe ist lt. Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft (HGW) marktüblich und angemessen. In Gesprächen mit der Volkswohnung konnte erreicht werden, dass die Erhöhung der Grundmiete in zwei Stufen vollzogen werden soll. Ab 1. De- zember 2014 wurde die Miete pro Monat um 1,00 €/ m² auf 6,90 €/ m² (= 11.350,00 €/Monat) erhöht und zum 1. Januar 2017 wird nochmals um 1,00 €/ m² auf 7,90 €/ m² (13.000,00 €/ Monat) erhöht. Mieterhöhungen zum 1. Dezember 2014: Erhöhung um 19.800 €/ Jahr von 116.400 € auf 136.200 € zum 1. Januar 2017: Erhöhung um 19.800 €/ Jahr von 136.200 € auf 156.000 € Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Mietzahlungen an die Volkswohnung Die Miete für das gesamte Gebäude wurde bisher vom HGW aus deren Haushalt direkt an die Volkswohnung gezahlt (rd. 9.700 € pro Monat, 116.400 € pro Jahr). Um eine Kostentranspa- renz und Vereinheitlichung zu erreichen, werden künftig die Mietkosten als Betriebskostenzu- schuss von der Sozial- und Jugendbehörde/ Büro für Integration (BfI), an das ibz ausbezahlt. Von dort wird dann die monatliche Miete an die HGW überwiesen. Dem Haushaltsgrundsatz der Wahrheit und Klarheit wird somit Rechnung getragen. Mehrkosten für die Stadt entstehen, außer durch die Mieterhöhung, nicht. Mietzahlungen der Migrantenvereine An zwölf Migrantenvereine ist aktuell die Fläche 576 m² vom ibz untervermietet. Die Vereine zahlen an das ibz bisher eine monatliche Grundmiete von ca. 2,80 €/ m². Als Mietzuschuss hat die Stadt Karlsruhe über das BfI einen monatlichen Betrag von 3,10 €/ m² an das ibz gewährt (= 576 m² x 3,10 €/ m² = 1.785,60 €/ mtl. = 21.427,20 €/ Jahr). Dieser Betrag wurde vom ibz an den Vermieter HGW weitergereicht. Mieterhöhung für die Vereine Um die Fortführung der interkulturellen Arbeit auf einer finanziell gesicherten Basis zu ermögli- chen, wird vorgeschlagen, die Mieterhöhungen zu je 50 % (= 0,50 Euro) an die Vereine weiter- zugeben und mit dem gleichen Betrag, den Mietzuschuss der Stadt an das ibz für die unterver- mieteten Räume zu erhöhen. Für die Miete bedeutet dies konkret: 2015 / 2016 Mietzuschuss / m² Stadt ab 2017 Mietzuschuss / m² Stadt 2015 / 2016 Miete / m² Vereine ab 2017 Miete / m² Vereine 3,10 € + 0,50 € = 3,60 € = 16 % (Erhöhung) 3,60 € + 0,50 € = 4,10 € = 14 % (Erhöhung) 2,80 € + 0,50 € = 3,30 € = 18 % (Erhöhung) 3,30 € + 0,50 € = 3,80 € = 15 % (Erhöhung) = Erhöhung insgesamt 32 % = Erhöhung insgesamt 36 % Die Vereine arbeiten ehrenamtlich und haben nur begrenzte Möglichkeiten, Einnahmen zu er- zielen. Die vollständige Weitergabe der Mieterhöhung würde faktisch zu einer Mietsteigerung um 70 % führen und wäre damit für die Vereine Existenz gefährdend. Die alleinige Übernahme der Mieterhöhung durch die Stadt ist allerdings nicht angemessen und im Hinblick auf die Haushaltskonsolidierung nicht vertretbar. Von Seiten der Stadt wurde den Vereinen zugesagt, erst nach Klärung der Sachlage und einer entsprechenden gemeinderätlichen Entscheidung die Mieterhöhung weiter zu geben. Von Sei- ten des ibz ist eine dreimonatige Kündigungsfrist der bestehenden Mietverträge zu beachten. Somit kann die Mieterhöhung erst zum 1. November 2015 weitergegeben werden. Die Vereine zahlen ab 1. November 2015 einen monatlichen Mietzins in Höhe von 3,30 €/ m² und ab 1. Januar 2017 einen Mietzins in Höhe von 3,80 €/ m². Der städtische Mietzuschuss erhöht sich einmalig vom 1. Dezember 2014 bis 31. Oktober 2015 um 1,00 €/ m² auf 4,10 €/ m² und reduziert sich dann zum 1. November 2015 auf 3,60 €/ m². Ergänzende Erläuterungen Seite 5 Zum 1. Januar 2017 steigt er mit der 2. Stufe der Mieterhöhung der Volkswohnung auf 4,10 €/ m². Der Nachtrag zum Mietvertrag mit der Volkswohnung erhält außerdem eine Gleitklausel. Damit kann es auch während der regulären Vertragslaufzeit zu Mieterhöhungen oder Mietminderun- gen kommen, wenn sich der Verbraucherpreisindex ändert. Mietnebenkosten (Betriebskosten) Die Vereine und auch das ibz zahlen aktuell Mietnebenkosten für  Heizung (jeder nach Verbrauch)  Strom (jeder nach Verbrauch incl. 5,00 € Pauschale Strom für Gemeinschaftsräume)  Reinigung (Pauschale für gemeinschaftlich genutzte Flächen, eigene Flächen jeder selbst)  Warmwasser und Abfallentsorgung (Umlage basierend auf der Größe der gemieteten Fläche) Diese Kosten werden zu 100 % von den Mietern (ibz und Vereine) getragen. Für das gesamte Gebäude Kaiserallee 12 d wird von der Volkswohnung zum Ende jeden Jahres eine Betriebskostenabrechnung vorgelegt. Darin sind u. a. Kosten enthalten für  Wasser und Abwasserentsorgung  Grundsteuer und Versicherung Diese Kosten werden bisher von der Stadt übernommen. Sie sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich angestiegen und liegen aktuell zwischen 12.000 €/ Jahr bis 12.500 €/ Jahr. Künftig werden die verbrauchsabhängigen Nebenkosten, neben den Kosten für Heizung, Strom, Reinigung, Warmwasser und Abfallentsorgung, ebenfalls auf die Mieter (ibz und Verei- ne) umgelegt. Die Stadt wird weiterhin die Kosten für Grundsteuer und Versicherung überneh- men. Das ibz ist aufgefordert, die gesamten Mietnebenkosten in der tatsächlichen Höhe auf die Mie- ter (ibz und Vereine) nach einem Umlageschlüssel zu übertragen. Abrechnung der Zuschüsse Wie auch in der Vergangenheit vermietet das ibz weiterhin Räume an Vereine. Die Miet- und Mietnebenkostenzahlungen der Vereine und auch die Mieteinnahmen aus der Vermietung der Veranstaltungsräume werden vom ibz eingenommen. Diese Einnahmen belaufen sich erfah- rungsgemäß auf 30.000 Euro bis 35.000 Euro im Jahr. Diese Mieteinnahmen verbleiben zu- nächst beim ibz und werden für die Bewirtschaftung des Gebäudes verwendet. Zum Ende eines Jahres ist mit den Verwendungsnachweisen dem BfI eine entsprechende Abrechnung vorzule- gen. Überschüsse, über eine angemessene Rücklagenbildung hinaus, werden zurückgefordert. Benötigte Haushaltsmittel 2015/2016 Für die Jahre 2015 und 2016 ist für das ibz im Haushalt der HGW die Mietzahlung incl. der Er- höhung an die Volkswohnung GmbH eingeplant. Beim BfI ist ein Mietkostenzuschuss in Höhe von 41.200 € für eingeplant. Dieser setzt sich zusammen aus 12.500 € Mietnebenkosten und 28.700 € Mietzuschuss an das ibz für die untervermieteten Räume. Ergänzende Erläuterungen Seite 6 Durch die Mieterhöhung und den deshalb zu erhöhenden städtischen Betriebskostenzuschuss ergibt sich keine Finanzierungslücke, da die künftig benötigten Beträge bereits in den Haus- haltsplanungen bei HGW berücksichtigt wurden. Die übernommene Mieterhöhung für die Ver- eine durch die Stadt von Dezember 2014 bis Oktober 2015 ist im Betriebskostenzuschuss für 2015 enthalten. Von dem beim BfI geplanten Zuschuss für 2015 in Höhe von 41.200 € werden in 2015 für Ne- benkostenabrechnungen der Volkswohnung für 2013 und 2014 25.000 € benötigt. Für 2015 sind Betriebskostenvorauszahlungen in Höhe von ca. 12.500 € zu leisten. Es verbleibt ein Über- schuss von 3.700 €, der eingespart werden kann. 2015 Miete mit Erhöhung 2015 (incl. Mieterhöhung für die Vereine) 136.200 € (veranschlagt bei HGW) Nachzahlung für Dezember 2014 (incl. Mieterhöhung für die Vereine) 1.645 € (veranschlagt bei HGW) Betriebskostenabrechnung 2013 12.270 € (veranschlagt bei BfI) Betriebskostenabrechnung 2014 12.500 € (veranschlagt bei BfI) Betriebskostenvorauszahlung 2015 12.500 € (veranschlagt bei BfI) benötigte Haushaltsmittel 175.115 € (gerundet 175.200 €) 2016 Miete mit Erhöhung 136.200 € (veranschlagt bei HGW) Betriebskostenvorauszahlung 2016 12.500 € (veranschlagt bei BfI) benötigte Haushaltsmittel 148.700 € Ab 2017 erhöht sich die Miete durch die 2. Stufe der Mieterhöhung auf jährlich 156.000 € (136.200 € + 19.800 €). Mit den Mietnebenkosten in Höhe von 12.500 € ergibt sich ein Ge- samtbetrag in Höhe von 168.500 €, der ab 2017 in den Haushalt einzustellen ist. Ergänzende Erläuterungen Seite 7 Beschluss: Antrag an den Hauptausschuss Der Hauptausschuss beschließt nach Vorberatung im Migrationsbeirat: 1. Das ibz erhält 2015 einen Betriebskostenzuschuss in Höhe von 175.100 Euro und ab 2016 jährlich in Höhe von 148.700 Euro. Mit der Jahresendabrechnung des ibz an die Stadt werden die Mieteinnahmen des ibz und die anteiligen Nebenkostenzahlungen der Mieter mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. 2. Die durch die Mieterhöhungen der Volkswohnung GmbH gestiegene Miete/ m² wird für die vom ibz untervermieteten Flächen vom 1. Dezember 2014 bis 31. Oktober 2015 von der Stadt übernommen. Die Erhöhungen werden ab 1. November 2015 und ab 1. Janu- ar 2017 zu je 50 % (jeweils 0,50 Euro/ m²) durch die Stadt und die Mieter (Vereine) übernommen. 3. Das ibz wird aufgefordert, ein Nutzungskonzept im Benehmen mit der Stadt zu erstel- len. Regelungen hinsichtlich zukünftiger Mietänderungen sollen darin aufgenommen werden. Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 3. Juli 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 7. Sitzung Hauptausschuss Termin: 14. Juli 2015, 16:30 Uhr Öffentlich Ort: Ständehaussaal Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 8. Punkt 6 der Tagesordnung: Betriebskostenzuschuss für das Internationale Begegnungszentrum e.V. (ibz) Vorlage: 2015/0381 Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt nach Vorberatung im Migrationsbeirat: 1. Das ibz erhält 2015 einen Betriebskostenzuschuss in Höhe von 175.100 Euro und ab 2016 jährlich in Höhe von 148.700 Euro. Mit der Jahresendabrechnung des ibz an die Stadt werden die Mieteinnahmen des ibz und die anteiligen Nebenkostenzahlungen der Mieter mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. 2. Die durch die Mieterhöhung der Volkswohnung GmbH gestiegene Miete/m² wird für die vom ibz untervermieteten Flächen vom 1. Dezember 2014 bis 31. Oktober 2015 von der Stadt übernommen. Die Erhöhungen werden ab 1. November 2015 und ab 1. Januar 2017 zu je 50% (jeweils 0,50 Euro/m²) durch die Stadt und die Mieter (Vereine) übernommen. 3. Das ibz wird aufgefordert, ein Nutzungskonzept im Benehmen mit der Stadt zu erstellen. Regelungen hinsichtlich zukünftiger Mietänderungen sollen darin aufgenommen werden. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt. Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 6 zur Behandlung auf und erklärt, dass es sich hierbei noch um eine zu klärende Frage aus den Haushaltsberatungen handle. Nachdem keine Wortmeldungen vorliegen, stellt er einstimmige Zustimmung fest und schließt den öffentlichen Teil der Sitzung. Schluss der öffentlichen Sitzung: 18:38 Uhr - 2 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten 21. Juli 2015