Beschaffung von IT Hardware (Scanner, Drucker, Notebooks: Rahmenvertrag): Vergabeverfahren KA-15-00005-POA

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 14. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 28.07.2015 2015/0347 10 öffentlich Dez. 2 Beschaffung von IT Hardware (Scanner, Drucker, Notebooks / Rahmenvertrag): Vergabeverfahren KA-15-00005-POA Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.07.2015 10 vorberaten Gemeinderat 28.07.2015 10 Zugestimmt Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - der Vergabe zur Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieleistungen der Stadt Karlsruhe wie folgt zu Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Ricoh GmbH, Stuttgart zum Angebot vom 13.05.2015 Los 2 (Drucker) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 Los 3 (Notebooks) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 2 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 635.177,97 Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: 7.110.001 Kontenart: 78310000 Ergänzende Erläuterungen: dezentrale Verrechnung in den Dienststellen ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen wurden folgende EDV- Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrie- ben: Gerätetyp Mindest- abnahmemenge Geschätzte Abnahmemenge Optionale Höchstmenge LOS 1: Scanner Dokumentenscanner 160 200 350 Garantie 24 Monate LOS 2: Drucker Laserdrucker A4 s/w 560 700 1200 Laserdrucker A4 color 240 300 500 Laserdrucker MFP A4 color 80 100 200 Garantie 24 Monate LOS 3: Notebooks Notebooks 15,6” 240 300 500 Inkl. Dienstleistungen (z. B. Vorinstallation Betriebssystem) und Garantie 36 Monate Für alle Geräte gilt eine Preisgleitklausel: Die angebotenen Preise gelten als Höchstpreise für künftige Modelle gleich- oder höherwertiger Produktlinien. Art der Vergabe Die Vergabe hat im Offenen Verfahren nach §3 EG VOL/A stattgefunden. Die Bekanntma- chung hierzu erfolgte am 21.04.2015 im Amtsblatt der Europäischen Union (Ted-Dokument- Nr. 135807-2015-DE) und der Homepage des Bundesverwaltungsamtes (bund.de) sowie im Amtsblatt der Stadt Karlruhe (22.04.2015) und den Internetseiten der Stadt Karlsruhe. Das Verfahren wurde formal durch die Zentrale Vergabestelle des Hauptsamtes durchgeführt. Es haben 42 Firmen die Angebotsunterlagen angefordert. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 8 Firmen nachgekommen, wovon ein Angebot nach Ablauf der Ange- botsfrist einging und daher aus der weiteren Wertung ausgeschlossen wurde. Die Zuschlagsfrist endet am: 31.08.2015 Vertragslaufzeit: 01.09.2015 - 31.08.2017 Wertung der Angebote: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgten mehrere Wertungsschritte: a) Formale Prüfung der Angebotes Zwei weitere Angebote wurden aus formalen Gründen von der weiteren Wertung ausgeschlossen (Angebotsunterlagen unvollständig). Ergänzende Erläuterungen Seite 3 b) Eignung des Bieters Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Fachliche und technische Leistungsfähigkeit Zuverlässigkeit c) Wirtschaftlichkeitsprüfung Die Gesamtbewertung erfolgte durch die Ermittlung des Leistungs-Preis- Verhält- nisses nach der „Erweiterten Richtwertmethode“ gemäß UfAB V v2.0 Stand Juni 2010 *) anhand von Ausschluss- und Bewertungskriterien (Auswertung der Ange- botsunterlagen + Teststellung). Dabei wurde eine Kennzahl Z für das beste Leis- tungs-Preis-Verhältnis ermittelt: Z x 1000 Alle Angebote, die innerhalb einer Schwankungsbreite von 8% lagen (im Bereich von Z-8% bis Z), kamen in die Endauswahl. Aus den Angeboten in der Endauswahl hat jeweils das Angebot mit der höchsten Leistungspunktezahl (LP) den Zuschlag erhalten. *) Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB)“ des Bundes Los 1 Zu Los 1 (Dokumentenscanner) wurden drei Angebote bewertet. Alle drei Bieter haben das gleiche Produkt angeboten. Angebot 1 : Z : 0,7301 Angebot 2 : Z : 0,6240 Angebot 7 : Z : 0,6107 Endauswahl: (Schwankungsbreite 8 % (= 0,7301 – 8% = 0,6717)): Nur Angebot 1 innerhalb des Schwankungsbereiches Los 2 Zu Los 2 (Drucker) liegen folgende Angebotspreise vor: Angebot 3 : Z : 1,9253 Angebot 4 : Z : 3,2829 Angebot 7 : Z : 3,6751 Endauswahl: (Schwankungsbreite 8 % (= 3,6751 – 8% = 3,3811)): Nur Angebot 7 innerhalb des Schwankungsbereiches Los 3 Zu Los 3 (Notebook) wurden ebenfalls drei Angebote bewertet. Folgende Angebotspreise liegen vor: Angebot 1 : Z : 1,2135 Angebot 3 : Z : 0,9936 Angebot 7 : Z : 1,1250 Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Endauswahl: (Schwankungsbreite 8 % (= 1,2135 – 8% = 1,1165)): Angebot 1 und 7 liegen innerhalb des Schwankungsbereiches Angebot 7 wurde mit der höchsten Leistungspunktezahl bewertet. Hinweis zu Los 2 und Los 3: Die schriftliche Auswertung wurde durch die praktische Bewertung in einer Teststellung ergänzt. Hierbei wurden zunächst die Angaben in den Angebotsunterlagen überprüft. Die Bewertung der Geräte erfolgte durch mehrere Mitarbeiter der Stadtverwaltung. Dabei wurde auch die Interoperabilität der Systeme im Netzbetrieb der Stadt überprüft. Ergebnis Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaft- lichster Bieter für Los 1 die Firma Ricoh GmbH, Stuttgart (Angebot 1) und für die Lose 2 und 3 die Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe (Angebot 7) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energie- und Verbrauchsmaterialkosten sowie Einzelkriterien (z. B. umweltrelevante Labels, Verarbeitung, Ergonomie) bewertet. Die Firmen garantieren eine professionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbehe- bung auf hohem Qualitätsstandard und können die Lieferung großer Gerätestückzahlen be- wältigen. Vom Personal- und Organisationsamt wird in Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabe- stelle beim Hauptamt daher vorgeschlagen, die Angebote der Firma Ricoh, GmbH, Stuttgart (Los 1) und Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe (Los 2 + 3) anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - der Vergabe zur Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieleistungen der Stadt Karlsruhe wie folgt zu Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Ricoh GmbH, Stuttgart zum Angebot vom 13.05.2015 Los 2 (Drucker) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 Los 3 (Notebooks) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 2 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt – Ratsangelegenheiten - 17. Juli 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 14. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 28. Juli 2015, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Südwerk-Bürgerzentrum Südstadt, Henriette-Obermüller-Straße 10, Karlsruhe Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 10. Punkt 10 der Tagesordnung: Beschaffung von IT Hardware (Scanner, Drucker, Notebooks / Rahmenvertrag): Vergabeverfahren KA-15-00005-POA Vorlage: 2015/0347 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt - nach Vorbera- tung im Hauptausschuss - der Vergabe zur Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienst- leistungen und Garantieleistungen der Stadt Karlsruhe wie folgt zu: Los 1 (Dokumentenscanner) an die Firma Ricoh GmbH, Stuttgart zum Angebot vom 13.05.2015 Los 2 (Drucker) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 Los 3 (Notebooks) an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 15.05.2015 jeweils als Rahmenvertrag, Laufzeit 2 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr). Die Verwaltung wird ermächtigt, den vorgenannten Firmen den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 10 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss: Sie zeigen alle die gelben Karten. Damit einstimmig angenommen. - 2 - Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten – 11. August 2015