Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeindeat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 30.06.2015 2015/0320 8 öffentlich Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 16.06.2015 11 vorberaten Gemeinderat 30.06.2015 8 zugestimmt Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vor- geschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 590.757,50 € / Schuljahr 2015/2016 590.757,50 € / Schuljahr 2015/2016 0,00 € 0,00 € Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.400.21.10.01.02.91 ff. Kontenart: 42810000 Ergänzende Erläuterungen: ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für fünf Schulen in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2015/2016 mit der ein- bis dreimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weite- res Schuljahr für die Lose 1 und 3 bis maximal Schuljahr 2018/2019, für das Los 2 bis maximal Schuljahr 2016/2017 sowie für die Lose 4 und 5 bis maximal Schuljahr 2017/2018 ausgeschrie- ben. Die Leistung ist in fünf Lose aufgeteilt. Los 1: Anne-Frank-Gemeinschaftsschule ca. 800 Mahlzeiten pro Woche Los 2: Draisschule ca. 1.625 Mahlzeiten pro Woche Los 3: Ernst-Reuter-Gemeinschaftsschule ca. 1.250 Mahlzeiten pro Woche Los 4: Humboldt-Gymnasium ca. 400 Mahlzeiten pro Woche Los 5: Grundschule am Wasserturm Karlsruhe ca. 550 Mahlzeiten pro Woche Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen wurde für die Lose 1, 3 und 5 das Verpflegungssystem Cook & Chill und für die Lose 2 und 3 das Verpflegungssystem Warmverpflegung ausgeschrieben. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach VOL/A-EG. Die Be- kanntmachung erfolgte am 07.02.2015 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amts- blatt der Stadt Karlsruhe, in den Badischen Neuesten Nachrichten und im Internetausschrei- bungsservice der Stadt Karlsruhe. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Neun Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Vier Angebote sind fristgerecht einge- gangen. Alle Angebote waren vollständig (inklusive der mit Angebotsabgabe geforderten Un- terlagen) und sind damit wertbar. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot entspre- chend der Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) umzusetzen und die durch das Karlsruher Leistungsverzeichnis für die Schulverpflegung konkretisierten Qua- litätsstandards einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom-Ökotrophologin mit der fachli- chen Auswertung beauftragt. Zwei Angebote entsprachen nicht den Anforderungen und wur- den daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Die verbleibenden Angebote konnten in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot wurde losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien ermittelt: Kriterium Gewichtung Preis 70 Qualität 30 Die Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) wurde in einem Probeessen bewertet. Neben der Prüfung der Übereinstimmung der Angebote mit den Qualitätsstandards der DGE (siehe fachliche Prüfung), wird die Qualität somit auch bei der Entscheidung über den Zuschlag be- rücksichtigt. An dem Probeessen nahmen die Schulleitungen, Elternvertretungen, Schülerinnen und Schüler sowie Vertretungen des Schul- und Sportamtes teil. Jede Schule hat hierzu im Vor- feld eine Gruppe von bis zu acht Personen benannt. Dadurch sind die Schulen direkt am Ent- scheidungsprozess beteiligt. Nach der preislichen und qualitativen Auswertung wurde folgendes Gesamtergebnis ermittelt: Los 1: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto / Menü 98 Punkte 2) Firma 80 Punkte Los 2: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 94 Punkte 2) Firma 89 Punkte Los 3: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 97 Punkte 2) Firma 82 Punkte Los 4: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 93 Punkte 2) Firma 91 Punkte Los 5: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 94 Punkte 2) Firma 87 Punkte Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien (70 % Preis, 30 % Qualität) soll nach § 97 Abs. 5 GWB der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Sauder GmbH, Weingarten für Los 1 und der Firma Freshfood, Durmersheim für die Lose 2 bis 5 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorge- schlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 19. Juni 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 30. Juni 2015, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 11. Punkt 8 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlänge- rung Vorlage: 2015/0320 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterun- gen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an fünf Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlänge- rung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betref- fenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 7 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss: Ich sehe auch nur gelbe Karten. Damit Einstimmigkeit. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 10. Juli 2015