Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschulen und zwei Grund- und Werkrealschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit Option auf Vertragsverlängerung

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 30.06.2015 2015/0319 10 öffentlich Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschulen und zwei Grund- und Werkrealschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 16.06.2015 10 vorberaten Gemeinderat 30.06.2015 10 zugestimmt Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschu- len und zwei Grund- und Werkrealschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Ver- tragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 668.722,10 € / Schul- jahr 2015/2016 624.121,50 € / Schul- jahr 2015/2016 44.600,60 € / Schuljahr 2015/2016 44.600,60 € / Schuljahr 2015/2016 Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.400.21.10.01.02.91 f. Kontenart: 42810000 Ergänzende Erläuterungen: Bei Vertragsverlängerung sind die erforderlichen Haushaltsmittel in den Doppelhaushalten 2017/2018 und 2019/2020 einzuplanen. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für sieben Grundschulen und zwei Grund- und Werkrealschulen in Karlsruhe wurde die Liefe- rung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2015/2016 mit der dreimaligen Option auf Ver- tragsverlängerung um jeweils ein weiteres Schuljahr bis maximal Schuljahr 2018/2019 ausge- schrieben. Die Leistung ist in neun Lose aufgeteilt. Los 1: Anne-Frank-Schule ca. 400 Mahlzeiten pro Woche Los 2: Eichendorffschule ca. 515 Mahlzeiten pro Woche Los 3: Hans-Thoma-Schule ca. 400 Mahlzeiten pro Woche Los 4: Leopoldschule ca. 340 Mahlzeiten pro Woche Los 5: Oberwaldschule Aue ca. 625 Mahlzeiten pro Woche Los 6: Pestalozzischule ca. 450 Mahlzeiten pro Woche Los 7: Schloss-Schule ca. 1.000 Mahlzeiten pro Woche Los 8: Tullaschule ca. 575 Mahlzeiten pro Woche Los 9: Werner-von-Siemens-Schule ca. 1.080 Mahlzeiten pro Woche Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen wurde das Verpflegungssys- tem Warmverpflegung ausgeschrieben. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach VOL/A-EG. Die Be- kanntmachung erfolgte am 24.01.2015 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amts- blatt der Stadt Karlsruhe, in den Badischen Neuesten Nachrichten und im Internetausschrei- bungsservice der Stadt Karlsruhe. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Neun Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Vier Angebote sind fristgerecht einge- gangen. Ein Angebot ist verspätet eingegangen und wurde ausgeschlossen. Alle Angebote wa- ren vollständig (inklusive der mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen) und sind damit wertbar. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot entspre- chend der Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) umzusetzen und die durch das Karlsruher Leistungsverzeichnis für die Schulverpflegung konkretisierten Qua- litätsstandards einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom-Ökotrophologin mit der fachli- chen Auswertung beauftragt. Ein Angebot und ein Teilangebot entsprachen nicht den Anforde- rungen und wurden daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Die verblei- benden Angebote konnten in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot wurde losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien ermittelt: Kriterium Gewichtung Preis 70 Qualität 30 Die Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) wurde in einem Probeessen bewertet. Neben der Prüfung der Übereinstimmung der Angebote mit den Qualitätsstandards der DGE (siehe fachliche Prüfung), wird die Qualität somit auch bei der Entscheidung über den Zuschlag be- rücksichtigt. An dem Probeessen nahmen die Schulleitungen, Elternvertretungen, Schülerinnen und Schüler sowie Vertretungen des Schul- und Sportamtes teil. Jede Schule hat hierzu im Vor- feld eine Gruppe von bis zu acht Personen benannt. Dadurch sind die Schulen direkt am Ent- scheidungsprozess beteiligt. Nach der preislichen und qualitativen Auswertung wurde folgendes Gesamtergebnis ermittelt: Los 1: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto / Menü 92 Punkte 2) Firma 89 Punkte Los 2: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto / Menü 99 Punkte 2) Firma 82 Punkte Los 3: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,53 € brutto / Menü 91 Punkte 2) Firma 88 Punkte Los 4: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 88 Punkte 2) Firma 82 Punkte Los 5: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 93 Punkte 2) Firma 79 Punkte Los 6: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto / Menü 96 Punkte 2) Firma 83 Punkte Los 7: 1) Meyer Menü Neckarsulm GmbH & Co. KG, Neuenstadt am Kocher 2,85 € brutto / Menü 83 Punkte 2) Firma 82 Punkte 3) Firma 81 Punkte Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Los 8: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,42 € brutto / Menü 84 Punkte 2) Firma 74 Punkte 3) Firma 71 Punkte Los 9: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto / Menü 93 Punkte 2) Firma 86 Punkte Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien (70 % Preis, 30 % Qualität) soll nach § 97 Abs. 5 GWB der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Sauder GmbH, Weingarten für die Lose 1, 2, 3, 6, 8 und 9, der Firma Freshfood, Durmersheim für die Lose 4 und 5 und der Meyer Menü Neckarsulm GmbH & Co. KG, Neuenstadt am Kocher für Los 7 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschu- len und zwei Grund- und Werkrealschulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird er- mächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 19. Juni 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 30. Juni 2015, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 13. Punkt 10 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschulen und zwei Grund- und Werkrealschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2015/0319 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterun- gen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Grundschulen und zwei Grund- und Werkrealschulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 10 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss: Auch nur gelbe Karten. Damit Einstimmigkeit. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 10. Juli 2015