Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschulen, Schulkindergärten und Förderschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 30.06.2015 2015/0318 9 öffentlich Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschulen, Schulkindergär- ten und Förderschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlänge- rung Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 16.06.2015 9 vorberaten Gemeinderat 30.06.2015 9 zugestimmt Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschu- len und Schulkindergärten in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Ver- tragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 244.265,90 € für ein Jahr 224.034,70 € 20.231,20 € 20.231,20 € Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: 1.400.21.20.01.02.91 ff. Kontenart: 42810000 Ergänzende Erläuterungen: Bei Vertragsverlängerung sind die erforderlichen Haushaltsmittel in den Doppelhaushalten 2017/2018 und 2019/2020 einzuplanen. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für sechs Sonderschulen und Schulkindergärten in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittags- verpflegung für das Schuljahr 2015/2016 mit der dreimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Schuljahr bis maximal Schuljahr 2018/2019 ausgeschrieben. Die Leis- tung ist in sechs Lose aufgeteilt. Los 1: Albschule ca. 300 Mahlzeiten pro Woche Los 2: Schulkindergarten an der Alb ca. 45 Mahlzeiten pro Woche Los 3: Erich Kästner-Schule ca. 880 Mahlzeiten pro Woche Los 4: Kieselsteine Schulkindergarten ca. 148 Mahlzeiten pro Woche Los 5: Federbachschule ca. 200 Mahlzeiten pro Woche Los 6: Schule am Weinweg ca. 360 Mahlzeiten pro Woche Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen wurde das Verpflegungssys- tem Warmverpflegung ausgeschrieben. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach VOL/A-EG. Die Be- kanntmachung erfolgte am 17.01.2015 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amts- blatt der Stadt Karlsruhe, in den Badischen Neuesten Nachrichten und im Internetausschrei- bungsservice der Stadt Karlsruhe. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Zehn Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Sieben Angebote sind fristgerecht ein- gegangen. Fünf Angebote waren vollständig (inklusive der mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen). Zwei Angebote waren unvollständig. Die fehlenden Unterlagen wurden nachge- fordert, da das Interesse der Bieter, nicht aus formalen Gründen aus dem Verfahren ausschei- den zu müssen, und das Interesse des Auftraggebers an einem möglichst breiten Wettbewerb gewichtiger sind als das allgemeine Interesse an einer möglichst hohen Verfahrensökonomie (§ 19 EG VOL/A). Die fehlenden Unterlagen wurden fristgerecht nachgereicht. Sieben Angebote sind damit wertbar. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot entspre- chend der Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) umzusetzen und die durch das Karlsruher Leistungsverzeichnis für die Schulverpflegung konkretisierten Qua- litätsstandards einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine Diplom-Ökotrophologin mit der fachli- chen Auswertung beauftragt. Zwei Angebote und drei Teilangebote entsprachen nicht den An- forderungen und wurden daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Die verbleibenden Angebote konnten in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot wurde losweise gemäß folgender Zuschlagskriterien ermittelt: Kriterium Gewichtung Preis 70 Qualität 30 Die Qualität (Aussehen, Geschmack, Konsistenz) wurde in einem Probeessen bewertet. Neben der Prüfung der Übereinstimmung der Angebote mit den Qualitätsstandards der DGE (siehe fachliche Prüfung), wird die Qualität somit auch bei der Entscheidung über den Zuschlag be- rücksichtigt. An dem Probeessen nahmen die Schulleitungen, Elternvertretungen, Schülerinnen und Schüler sowie Vertretungen des Schul- und Sportamtes teil. Jede Schule hat hierzu im Vor- feld eine Gruppe von bis zu acht Personen benannt. Dadurch sind die Schulen direkt am Ent- scheidungsprozess beteiligt. Da bei Los 5 nur ein wertbares Angebot vorliegt, wurde im Einvernehmen mit der Federbach- schule auf die Durchführung eines Probeessens verzichtet. Nach der preislichen und qualitativen Auswertung wurde folgendes Gesamtergebnis ermittelt: Los 1: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,25 € brutto / Menü 91 Punkte 2) Firma 89 Punkte 3) Firma 82 Punkte Los 2: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,25 € brutto / Menü 90 Punkte 2) Firma 89 Punkte 3) Firma 87 Punkte 4) Firma 74 Punkte Los 3: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 94 Punkte 2) Firma 81 Punkte 3) Firma 80 Punkte Los 4: 1) Meyer Menü Neckarsulm GmbH & Co. KG, Neuenstadt am Kocher 3,00 € brutto / Menü 93 Punkte 2) Firma 83 Punkte 3) Firma 81 Punkte 4) Firma 75 Punkte 5) Firma 63 Punkte Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Los 5: 1) Sauder GmbH, Weingarten 3,42 € brutto / Menü Los 6: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,37 € brutto / Menü 94 Punkte 2) Firma 81 Punkte Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien (70 % Preis, 30 % Qualität) soll nach § 97 Abs. 5 GWB der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Sauder GmbH, Weingarten für die Lose 1, 2 und 5, der Firma Freshfood, Durmersheim für die Lose 3 und 6 und der Meyer Menü Neckarsulm GmbH & Co. KG, Neuen- stadt am Kocher für Los 4 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschu- len und Schulkindergärten in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Ver- tragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt – Ratsangelegenheiten – 19. Juni 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 13. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 30. Juni 2015, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 12. Punkt 9 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschulen, Schulkindergärten und Förderschulen für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung Vorlage: 2015/0318 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - von den Erläuterun- gen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sechs Sonderschulen und Schulkindergärten in Karlsruhe für das Schuljahr 2015/2016 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 9 zur Behandlung auf und verweist auf die erfolgte Vorberatung im Hauptausschuss: Auch nur gelbe Karten. Einstimmigkeit. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 10. Juli 2015