Verständlich formulierte Vorlagen in Ausschüssen und Gemeinderatssitzungen

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister STELLUNGNAHME zum Antrag KULT -Gemeinderatsfraktion vom: 17.03.2015 eingegangen: 17.03.2015 Gremium: 11. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 28.04.2015 2015/0171 17 öffentlich Dez. 1 Verständlich formulierte Vorlagen in Ausschüssen und Gemeinderatssitzungen - Kurzfassung - Die Verwaltung stimmt zu, dass die Sitzungsunterlagen inhaltlich und sprachlich so ge- staltet sein müssen, dass die Bürgerinnen und Bürger sowie die Mitglieder des Gemein- derates sie verstehen. Die Anstrengungen werden diesbezüglich weiter verstärkt. Die Erstellung der Sitzungsunterlagen wird mit dem Blick auf eine verständliche Sprache noch kritischer begleitet. Finanzielle Auswirkungen des Antrages nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) Haushaltsmittel Kontierungsobjekt: Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Die Verwaltung stimmt zu, dass die Sitzungsunterlagen inhaltlich und sprachlich so ge- staltet sein müssen, dass die Bürgerinnen und Bürger sowie die Mitglieder des Gemein- derates sie verstehen. Komplexe Sachverhalte sind so darzustellen, dass sie für Laien leicht nachvollziehbar sind und trotzdem den rechtlichen Erfordernissen gerecht wer- den. Die leichte Verständlichkeit und das Informationsbedürfnis der Leserinnen und Le- ser dürfen bei den Texten nicht in den Hintergrund treten. Die Verwaltung sieht darin ein wichtiges Qualitätsmerkmal für eine fachkompetent arbeitende und bürgerfreundli- che Verwaltung. Bereits heute werden für die Mitarbeiterschaft verschiedene Seminare und Leitfäden zu sprachlichen Themen angeboten, unter anderem zu Rechtschreibung, Grammatik, Ver- waltungssprache und geschlechtergerechtem Formulieren. Die Anstrengungen werden in diesem Segment weiter verstärkt. Die Erstellung der Sit- zungsunterlagen wird mit dem Blick auf eine verständliche Sprache noch kritischer be- gleitet.

STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister ANTRAG Stadtrat Lüppo Cramer (KULT) Stadtrat Max Braun (KULT) Stadtrat Uwe Lancier (KULT) Stadtrat Erik Wohlfeil (KULT) Stadtrat Dr. Eberhard Fischer (KULT) KULT-Gemeinderatsfraktion vom 17. März 2015 Gremium: Termin: Vorlage Nr.: TOP: 11. Plenarsitzung Gemeinderat 28.04.2015 2015/0171 17 öffentlich Verständlich formulierte Vorlagen in Ausschüssen und Gemeinderatssitzungen Der Gemeinderat fordert die Stadtverwaltung auf, alle gemeinderätlichen Vorlagen in leicht verständlicher Sprache abzufassen, möglichst auf fachspezifische Termini zu verzichten und einen einfachen Satzbau zu verwenden. Die Mitarbeiter, die solche Vorlagen verfassen, sind entsprechend zu schulen. Der Gemeinderat befasst sich häufig mit sehr komplexen Inhalten. Dies betrifft juristi- sche Begrifflichkeiten sowie technische und planerische Aspekte. Die Vorlagen zu Ausschüssen oder Gemeinderatssitzungen sind allerdings oft nicht nur sehr umfang- reich, sondern in großen Teilen mit fachspezifischen Ausdrücken und Erläuterungen gespickt. Die Stadträtinnen und Stadträte sollen aufgrund dieser Vorlagen zu sach- gerechten Entscheidungen kommen. Von ehrenamtlichen Räten kann jedoch nicht erwartet werden, sich in jede Fachsprache einzuarbeiten; seien es Fachbegriffe aus den Bereichen Architektur bzw. Ingenieurwesen, juristische Belange oder Begriffe aus der Soziologie. Verständlichere Vorlagen fangen bei einem logischen und übersichtlichen Aufbau an. Ein einfacher und kurzer Satzbau dient ebenfalls der besseren Verständlichkeit. Lan- ge Schachtelsätze machen komplizierte Sachverhalte schwer erfassbar. Öffentliche Vorlagen in einfacher, möglicht wenig fachspezifischer Sprache sorgen zudem dafür, dass Karlsruherinnen und Karlsruher die komplexen Sachverhalte bes- ser verstehen. Dies hilft gegen Politik- und Verwaltungsverdrossenheit und erzeugt stärkere Transparenz. Sachverhalt / Begründung: Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Die Stadtverwaltung sollte deshalb bemüht sein, die Vorlagen für die gemeinderätli- che Arbeit in eine auch für Laien leicht verständliche Form zu bringen. Dies gilt ins- besondere für die kurzen Zusammenfassungen, die bei jeder Vorlage Standard sein sollten. Die mit der Abfassung der Vorlagen betrauten Mitarbeiter sollten entspre- chend geschult werden. unterzeichnet von: Lüppo Cramer Max Braun Uwe Lancier Erik Wohlfeil Dr. Eberhard Fischer Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 17. April 2015

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 11. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 28. April 2015, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 19. Punkt 17 der Tagesordnung: Verständlich formulierte Vorlagen in Ausschüssen und Gemeinderatssitzungen Antrag der Stadträte Lüppo Cramer, Max Braun, Uwe Lancier, Erik Wohlfeil und Dr. Eberhard Fischer (KULT) sowie der KULT-Gemeinderatsfraktion vom 17. März 2015 Vorlage: 2015/0171 Beschluss: Zustimmende Kenntnisnahme von der Stellungnahme der Verwaltung Abstimmungsergebnis: keine Abstimmung Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 17 zur Behandlung auf und verweist auf die vorliegende Stellungnahme der Verwaltung. Stadtrat Dr. Fischer (KULT): Moin Nachbar hat ewe gmoint, I soll jetzt so babble, dass Sie mitkomme. Es war jetzt nicht das Ziel dieses Antrags, dass wir Dialekt reden. Aber unser Antrag geht in die Richtung, dass jeder hier mitkommt, der diese Anträge liest. Es sind also zwei Zielgruppen. Eine Zielgruppe sind wir, der Gemeinderat. Ich denke an meine ganzen jungen Kolle- ginnen und Kollegen, die sich jetzt in die Fachsprache einarbeiten müssen. Da erinnere ich vor allem an die Stadtplanung. Da muss ich sagen, da schraube ich manchmal heute noch Stunden, bis ich es richtig verstanden habe. Die zweite Zielgruppe sind aber auch die Bürgerinnen und Bürger. Denn wenn wir über Politikverdrossenheit reden oder darüber, dass jemand nicht mehr versteht, was die Poli- tik will, dann liegt es auch daran, dass wir es nicht so sagen, dass es jeder verstehen kann. - 2 - Bei der Stadtplanung hätte ich die Anregung, weil da eine Sprache ist, die sehr viele Fachtermini enthält, grundsätzlich ein Glossar anzuhängen. Das muss man nur einmal machen, dann hängt man es immer hinten dran. Dann versteht jeder, was z. B. unter einer Grundflächenzahl zu verstehen ist oder ähnliches. Die Antwort der Verwaltung ist uns entgegenkommend. Aber es gilt bekannterweise – jetzt kommt ein Zitat, damit es verständlich bleibt: An ihren Taten sollt ihr sie erkennen und nicht an ihren Worten. Deswegen warten wir einmal ab, ob das dann auch funkti- oniert. Ich will jetzt aus der heutigen Sitzung ein Zitat bringen. Das war die Vorlage zur Europahalle. Da stehen z. B. zwei Sätze drin, ich lese sie jetzt einmal in normaler Rede- geschwindigkeit vor: „Daher wurden für Veranstaltungen in 2015, die normalerweise in der Europahalle stattgefunden hätten, in den Wirtschaftsplänen der KMK und der KEG die erforderlichen Mittel eingeplant und durch den Gemeinderat im Rahmen der Haus- haltsberatungen genehmigt. Im Wirtschaftsplan 2015 hat die KMK für die Saison 2014/15 bei der Vermietung der Halle 2 zu Zwecken der Sportveranstaltung auf reiner Kostenbasis ohne Deckungsbeitrag geplant (DB = 0).“ Ich denke, jeder der im KMK-Aufsichtsrat ist, hat es sofort verstanden. Wer nicht so da- bei ist und schon gar nicht weiß, was ein Deckungsbeitrag ist, der wird ein Problem ha- ben. Auch hier wären Glossare möglich. Diese Vorlage hat mir noch etwas anderes beschert. Da bin ich jetzt meinem Kollegen Hofmann sehr dankbar. Denn unverständliche Sprache kann auch dazu führen, dass man möglicherweise die negative Botschaft, die in einer Vorlage versteckt ist, nicht so ganz erkennt. Ich bin beim Lesen dieser Vorlage – ich bin aber auch nicht so schlau – davon ausgegangen, dass dieses Indoor-Meeting 632.500 Euro kostet. Jetzt hat mich aber der Kollege Hofmann belehrt, dass zwei Seiten weiter ein weiterer Passus kommt und dass man dann auf über 1 Mio. Euro kommt. Wenn man das aber an einer Stelle – das gehört auch zu verständlichen Vorlagen – in einer klaren Tabelle aufarbeitet, dann kann es auch jeder verstehen. Deswegen warten wir das jetzt einmal ab, ob es in Zu- kunft auch wirklich klappt, auch bei Sachen, die nicht so freundlich sind zu verkaufen. Verständliche Sprache gilt aber auch für uns Stadträtinnen und Stadträte. Ich bemühe mich jetzt gerade, es fällt mir schwer. Aber ich habe einen schönen Antrag heute, der auch sehr interessant formuliert war. Das ist der Antrag der SPD „Smart Production Park“. Da muss ich eine Anekdote dazu erzählen. Die ist wirklich wahr, sie ist nicht er- funden. Meine Mutter hat mit mir telefoniert und gemeint: Jetzt habe ich wieder etwas in der Zeitung gelesen. Smart City usw. Könnt Ihr nicht mal mit Euren englischen Sa- chen aufhören? Ich kann zwar englisch, aber nicht jeder versteht es. Dann habe ich es noch so abgetan: Mutter, damit musst du dich zurechtfinden. Smart City ist inzwischen ein eingeführter Begriff. Aber als ich jetzt die Vorlage gelesen habe mit Smart Produc- tion Park und Intelligenter Produktion usw., habe ich mir gedacht, das könnte man viel- leicht auch etwas verständlicher ausdrücken. In diesem Sinne fordere ich uns alle auf, inklusive mir selbst, bleiben wir verständlich. - 3 - Stadträtin Meier-Augenstein (CDU): In kurzen verständliche Worten: Die CDU- Fraktion unterstützt diesen Antrag. Wir begrüßen es, dass die Verwaltung auch An- strengungen unternehmen möchte, dass wir gemeinsam hier vorankommen. Stadträtin Dr. Leidig (GRÜNE): Auch von unserer Seite würden wir uns natürlich wünschen für uns und für unsere Bürgerinnen und Bürger, dass die Vorlagen leichter zu verstehen sind. Denn oft liegt es nicht am Inhalt, sondern daran, dass man Dinge kom- pliziert darstellt. Da kann man schon durchaus etwas daran arbeiten. Ich selbst unterrichte an der Uni Heidelberg auch das Thema „Wissenschaftliches Schreiben“. In der Wissenschaft ist es so, wenn Sie einen schlechten Artikel abgeben, also auch schon schlecht geschrieben, dann wird er abgelehnt. Das können wir jetzt leider nicht machen. Wir müssen trotzdem damit arbeiten. Insofern obliegt uns das jetzt nicht. Da hoffen wir doch, dass Schulungen und Work- shops hilfreich sind. Diese Schulungen und Workshops sollten aber nicht Grammatik und Rechtschreibung beinhalten, sondern etwas, was ich jetzt auch an der Uni Heidel- berg im internen Bildungsprogramm gesehen habe. Dort wird ein Kurs angeboten für Mitarbeiter der Uni: „Verständlich schreiben“. Da lernt man, wie man Schreiben sinnvoll strukturiert, typische sprachliche Fallstricke und wie man sie vermeidet, Nominalstil, Schachtelsätze, Bandwurmsätze, Passivkonstruktion, Blähsprache, wie man es besser macht, aktive Sprache, starke Verben, konkrete Formulierungen. Es gibt durchaus An- satzpunkte. Aus meiner Erfahrung – nicht von solchen Kursen, aber von welchen, wo es auch um Schreiben geht – lernt man dort wirklich etwas und man kann seinen Schreib- stil deutlich verbessern und auch so verbessern, dass es verständlicher ist. Ich hoffe, dass sehr viele Mitarbeiter dorthin gehen. Ich glaube, dass das wirklich sehr gut wird. Stadtrat Hock (FDP): Der Antrag der KULT-Fraktion wird von meiner Fraktion gerne unterstützt. Manchmal kann ich mich des Eindruckes nicht verwehren, dass man es so schreibt, damit man es nicht gleich richtig versteht. Wie in diesem Beispiel. Da steht noch etwas auf der zweiten Seite. Das muss man dazu- zählen. Dann wird eine richtige Zahl daraus. Manchmal habe ich den Eindruck, dass da etwas schlecht werden soll. Aber manchmal – das muss man ehrlich sagen – sind die Vorlagen auch sehr gut. Man kann sie auch gleich verstehen. Aber wenn es natürlich ins Detail geht, muss man schon genau aufpassen, dass man noch mitkommt. Deshalb: Diesen Antrag können wir gern unterstützen. Denn wir sehen es genauso wie die KULT. An die Verwaltung: Schreiben Sie es etwas ordentlicher, damit wir alle es ver- stehen und dass wir nicht den Eindruck haben, man will uns etwas vorenthalten. Der Vorsitzende: Wenn wir jetzt alles so verständlich schreiben, dass wir alle Fachbe- griffe dann noch auf Deutsch und in allgemein verständlichen Dingen erklären, dann werden die Vorlage fünfmal so lang. Dann werfen Sie uns bitte anschließend nicht vor, wir hätten Sie für dumm verkaufen wollen. Wenn Sie mir jetzt sagen wollten, Herr Hock, dass Sie über die meisten unserer Vorla- gen deswegen so lang diskutieren, weil Sie sie gar nicht verstanden haben, dann wer- - 4 - den wir das natürlich gerne umsetzen. Dann sparen wir uns vielleicht mehr Zeit. Wir werden uns bemühen. Aber auf ein gewisses Maß an Fachsprache können wir nicht verzichten, denn dann würden wir der Fachlichkeit und damit auch unseren Aufgaben nicht gerecht werden. Das Thema Glossar; Herr Dr. Fischer. Da sollten Sie einmal schauen, ob nicht im Grunde schon die Eingabe bei Google in den meisten Fällen reichen würde, um eine entspre- chende Erklärung zu bekommen. Ich weiß nicht, ob Sie dann jedes Mal in einem großen Glossar herumblättern. Wir werden uns bemühen, und Sie auch. Dann schauen wir einmal, wer es als erster hinbekommt. Zur Beurkundung: Die Schriftführerin: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 27. Mai 2015