Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlängerung

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 62. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 01.07.2014 2014/0648 5 öffentlich Dez. 3 Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlängerung Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 01.07.2014 5 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 378.559,80 € für ein Jahr 378.559,80 € Haushaltsmittel stehen nicht zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: Kontenart: Ergänzende Erläuterungen: Die Kosten für die Mittagsverpflegung werden von den Erziehungsberechtigten getragen. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Ausschreibungsgegenstand Für sieben Schulen in Karlsruhe wurde die Lieferung von Mittagsverpflegung für das Schuljahr 2014/2015 mit der dreimaligen Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Schul- jahr bis maximal Schuljahr 2017/2018 ausgeschrieben. Die Leistung ist in sieben Lose aufgeteilt. Los 1: Helmholtz-Gymnasium ca. 450 Mahlzeiten pro Woche Los 2: Humboldt-Gymnasium ca. 375 Mahlzeiten pro Woche Los 3: Max-Planck-Gymnasium ca. 500 Mahlzeiten pro Woche Los 4: Fichte-Gymnasium ca. 300 Mahlzeiten pro Woche Los 5: Goethe-Gymnasium ca. 400 Mahlzeiten pro Woche Los 6: Schulzentrum Neureut ca. 330 Mahlzeiten pro Woche Los 7: Otto-Hahn-Gymnasium ca. 625 Mahlzeiten pro Woche Aufgrund der räumlichen und technischen Ausstattung der Schulen ist für Los 1 nur Warmver- pflegung und für Los 2 bis 7 nur Cook-&-Chill-Verpflegung möglich. Art der Vergabe Die Ausschreibung der Lieferleistung erfolgte im Offenen Verfahren nach VOL/A-EG. Die Be- kanntmachung erfolgte am 17.12.2013 im Amtsblatt der Europäischen Union sowie im Amts- blatt der Stadt Karlsruhe, im Staatsanzeiger Baden-Württemberg und im Internetausschrei- bungsservice der Stadt Karlsruhe. Prüfung und Wertung der Angebote Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen: Formale Prüfung: Neun Firmen haben die Vergabeunterlagen angefordert. Sechs Angebote sind fristgerecht ein- gegangen. Fünf Angebote waren vollständig (inklusive der mit Angebotsabgabe geforderten Unterlagen). Ein Angebot war unvollständig und wurde ausgeschlossen. Fünf Angebote sind damit wertbar. Fachliche Prüfung: Durch Unterzeichnung des Angebots verpflichten sich die Bieter, ihr Speisenangebot an den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) auszurichten und die durch das Karlsruher Leistungsverzeichnis für die Schulverpflegung konkretisierten Qualitäts- standards einzuhalten. Zur Überprüfung, ob die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Standards von den Bietern erfüllt werden, wurde eine externe Diplom-Ökotrophologin mit der fachlichen Auswertung beauftragt. Ein Teilangebot entsprach nicht den Anforderungen und wurde daher bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Die anderen Angebote konnten in der nächsten Wertungsstufe geprüft werden. Wirtschaftlichkeitsprüfung: Das wirtschaftlichste Angebot wurde gemäß folgender Zuschlagskriterien ermittelt: Kriterium Gewichtung Preis 70 Qualität 30 Ergänzende Erläuterungen Seite 3 Die Qualität wurde in Probeessen bewertet. An den Probeessen nahmen die Schulleitungen, Elternvertreter/-innen, Schüler/-innen sowie Vertreter/-innen des Schul- und Sportamtes teil. Jede Schule hat hierzu im Vorfeld eine Gruppe von bis zu acht Personen benannt. Dadurch sind die Schulen direkt am Entscheidungsprozess beteiligt. Nach der preislichen und qualitativen Auswertung wurde folgendes Gesamtergebnis ermittelt: Los 1: 1) Firma Freshfood, Durmersheim 3,50 € brutto/Menü 94 Punkte 2) Firma 88 Punkte 3) Firma 87 Punkte 4) Firma 76 Punkte Los 2: 1) Firma Ehrenfried GmbH, Heidelberg 3,12 € brutto/Menü 91 Punkte 2) Firma 88 Punkte 3) Firma 84 Punkte Los 3: 1) Firma Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto/Menü 94 Punkte 2) Firma 81 Punkte 3) Firma 77 Punkte Los 4: 1) Firma Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto/Menü 89 Punkte 2) Firma 85 Punkte 3) Firma 84 Punkte Los 5: 1) Firma Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto/Menü 91 Punkte 2) Firma 88 Punkte 3) Firma 87 Punkte Los 6: 1) Firma Sauder GmbH, Weingarten 3,32 € brutto/Menü 93 Punkte 2) Firma 89 Punkte 3) Firma 87 Punkte Los 7: 1) Firma Sauder GmbH, Weingarten 3,42 € brutto/Menü 91 Punkte 2) Firma 89 Punkte 3) Firma 85 Punkte Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien (70 % Preis, 30 % Qualität) soll nach § 97 Abs. 5 GWB der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Es wird vorgeschlagen, das Angebot der Firma Freshfood, Durmersheim für Los 1, der Firma Ehrenfried GmbH, Heidel- berg für Los 2 und der Firma Sauder GmbH, Weingarten für die Lose 3 bis 7 anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt - Ratsangelegenheiten 18. Juni 2014

NIEDERSCHRIFT Stadt Karlsruhe Gremium: 62. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: 1. Juli 2014, 15:30 Uhr öffentlich Ort: Bürgersaal des Rathauses Vorsitzende/r: Oberbürgermeister Dr. Frank Mentrup 6. Punkt 5 der Tagesordnung: Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlän- gerung Vorlage: 2014/0648 Beschluss: Der Gemeinderat nimmt von den Erläuterungen in der Vorlage Kenntnis und stimmt der Vergabe der Lieferung von Mittagsverpflegung an sieben Schulen in Karlsruhe für das Schuljahr 2014/2015 mit der Option auf Vertragsverlängerung an die vorgeschlagenen Firmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen. Abstimmungsergebnis: einstimmig zugestimmt Der Vorsitzende ruft Tagesordnungspunkt 5 zur Behandlung auf: Sie haben alle Ihre Kärtchen gezückt. - Das ist einstimmig. Zur Beurkundung: Der Schriftführer: Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 7. Oktober 2014