Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünflächen

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 55. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 19.11.2013 2013/0153 11 öffentlich Dez. 6 Vergabe der Pflegearbeiten in den öffentlichen Grünanlagen für die Jahre 2014 bis 2017; 2. Block Lose 11 bis 20 Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Bauausschuss 08.11.2013 8 vorberaten Gemeinderat 19.11.2013 11 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pfle- gearbeiten im Stadtgebiet für die Haushaltsjahre 2014 bis 2017, einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2015 für die Lose 11 bis 20. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 4.563.494 € (einschl. Lohngleitklausel) 3.968.446 € (ohne Bundeskasse, Konzern,private Dritte) 1.140.873 € (jährlicher Durchschnitt, einschl. Lohngleitklausel) Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt: PSP-Element: s. Tabelle Kontenart: 42120000 Ergänzende Erläuterungen: Haushaltsmittel stehen für das HJ 2014 zur Verfügung. Für die Jahre 2015 bis 2017 müssen die Haushaltsmittel bereitgestellt werden. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Vorbemerkung Seit dem Zeitpunkt der letzten Vergabe für Pflegearbeiten im Jahr 2010 haben sich die Grünflächen von ca. 1.011 ha auf ca. 1.042. ha erhöht. Dies entspricht einem Flächen- zuwachs von 31 Hektar oder 3%. 49% der Gesamtflächen werden im sog. Pflegekata- log für einen 4-jährigen Zeitraum firmenseitig vergeben. Dabei handelt es sich um die Rasen- und Wiesenmahd, das Hacken von Gehölzflächen und die Laubaufnahme. Über diese umfangreichen Pflegeleistungen hinaus werden weitere Arbeiten vergeben, wie zum Beispiel Heckenschnittarbeiten, Baumpflegearbeiten oder Rückschnittarbeiten an Gehölzen. Die Pflegearbeiten auf den restlichen Flächen und die ergänzenden Pflege- und Wartungsarbeiten auf den Vergabeflächen werden von den Beschäftigten des Gar- tenbauamtes in Eigenregie geleistet. 2. Beschreibung der Pflegearbeiten 2.1. Laubaufnahme Die Laubaufnahme von den Rasenflächen und von Flächen mit niedrigen Bodendeckern muss nach wie vor nur dort durchgeführt werden, wo besonders viel Laub auf die Flä- che fällt und wo die Blätter großflächig, hart und damit schwer zersetzbar sind. Bliebe das Laub hier liegen, würden die Pflanzen darunter faulen. Auch von schmalen Flächen entlang von Straßen und Gehwegen muss das Laub zum Teil aufgenommen werden, da der Wind es sonst während der Wintermonate auf die Verkehrsflächen weht. Wo das Laub nicht direkt in angrenzende Pflanzungen verbracht werden kann, wird es aufge- nommen und kompostiert. 2.2 Gehölzflächen Die Pflege der Gehölzflächen beinhaltet das Hacken, Jäten und Ausmähen der Gehölzflächen. Im Vergleich zum vorhergehenden Pflegekatalog 2010 bis 2013 wurde mit der aktuellen Pflegeperiode 2014 bis 2017 die Bandbreite der zu beauftragenden Pflegegänge von "2 bis 4" auf "2 bis 3" erneut reduziert. Ziel ist es hierbei, weitere - fachlich vertretbare - Kosteneinsparungen zu erzielen, ohne den Werterhalt der zu pfle- genden Anlagen sowie ihr Erscheinungsbild zu gefährden. Der Zustand der Anlagen Ergänzende Erläuterungen Seite 3 wird hierauf weiterhin gezielt bewertet und eine erneute Abwägung zum darauffol- genden Pflegekatalog selbstverständlich vorgenommen. 2.3 Rasen- und Wiesenflächen Ein wesentlicher Teil der Pflegearbeiten im öffentlichen Grün beinhaltet die Rasen- und Wiesenmahd. Von den insgesamt 591 ha Rasen- und Wiesenflächen sollen im Pflegeka- talog 2014 bis 2017 ca. 373 ha firmenseitig bearbeitet werden. Ziel ist die funktionsgerechte, möglichst naturnahe, standortgerechte, ökonomisch und maschinell sinnvolle Pflege. Insbesondere soll sich die Rasen- und Wiesenpflege vorran- gig an den Nutzungsansprüchen der Menschen und den ökologischen und stadtklimati- schen Funktionen orientieren. Mit unterschiedlich häufigen Rasen- und Wiesenschnitten pro Jahr wird diesen Ansprüchen Rechnung getragen. 3. Ausschreibungsverfahren Die zu vergebenden Leistungen sind „gleichartig und umfassen eine Vielzahl von räum- lich getrennten Objekten“. Für diesen Fall sieht die VOB/A in § 5 die einheitliche Verga- be in Teillosen vor. Die Gesamtleistung ist wegen ihres Umfanges gemäß VOB/A § 5 nach örtlichen Ge- sichtspunkten in Lose unterteilt worden, damit die Kapazität der einzelnen, auch kleine- ren Firmen ausreicht, um sich am Verfahren beteiligen zu können. Wegen der zu errei- chenden Kontinuität, der langfristigen, vertrauensvollen Zusammenarbeit sowie den hohen Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Auftragnehmer war als Vergabeart die „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb“ sinnvoll (VOB/A § 3 Abs. 4 Nr. 1). Die mehrjährige Vergabe der obigen Pflegearbeiten wird seit dem Jahr 1969 in einem dreijährigen bzw. ab 1978 in einem vierjährigen Rhythmus mit Genehmigung des Ge- meinderates praktiziert. Auch die letzte vierjährige Vergabe für die Jahre 2010 bis 2013 hat sich bewährt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Bei der Ausschreibung der Unterhaltungsarbeiten für die kommenden vier Jahre (2014 bis 2017), die Anfang Juli als „Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnah- mewettbewerb“ erfolgt ist, wurde davon ausgegangen, dass die im Haushaltsjahr 2014 zu vergebenden und auszuführenden Arbeiten in ihrem wesentlichen Umfang auch in den Jahren 2015, 2016 und 2017 ausgeführt werden. Im Rahmen des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs haben sich 14 Firmen beworben. 10 Firmen wurden aufgrund nachgewiesener Eignung zum Wettbewerb zugelassen. Eine Firma wurde als Existenzgründer zugelassen. Die vierjährige Vergabe hat sowohl für die Stadt, als auch für die Firmen des Garten- und Landschaftsbaues wesentliche finanzielle, wirtschaftliche und nicht zuletzt organi- satorische Vorteile, die nachfolgend kurz zusammengefasst sind: 1. Der sehr umfangreiche Arbeitsaufwand für die Ausschreibung und Vergabe der Un- terhaltungsarbeiten ist bei der mehrjährigen Vergabe nur alle vier Jahre zu leisten. 2. Der Arbeitsablauf geht wesentlich zügiger und reibungsloser vonstatten. Umfang- reiche Einweisungen der Unternehmen zu Beginn des Auftrages müssen nicht jähr- lich sondern lediglich alle 4 Jahre erfolgen. 3. Bei der mehrjährigen Auftragsvergabe ist es lediglich notwendig, eine Lohngleitklau- sel für die Anpassung der Kostenentwicklung vorzusehen. Der hier von den Firmen angebotene Änderungssatz wurde ebenfalls dem Wettbewerb unterworfen. Die Einheitspreise für die Arbeitsausführung im Haushaltsjahr 2014 sind Festpreise. 4. Die Firmen können - dank Planungssicherheit - günstiger anbieten, da sie den Ma- schinen- und Personaleinsatz über vier Jahre kalkulieren können. Im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt und dem ZJD wurden in einem ers- ten Block im Frühjahr die Lose 1 bis 10 ausgeschrieben und nach erfolgter Entscheidung im Gemeinderat beauftragt. Der zweite Block mit den Losen 11 bis 20 wurde anschlie- ßend ausgeschrieben und ist Gegenstand dieser Vorlage. Die Vorteile dieser gestaffelten Ausschreibung und Vergabe sind insbesondere darin zu sehen, dass die Firmen entspre- chend ihrer Kapazität gezielt anbieten können. Je nach Ausgang des ersten Blocks der Ausschreibung wird den Firmen eine weitere Möglichkeit der Beteiligung am Wettbe- werb geboten. Bei bereits erschöpfter Firmenkapazität nach Vergabe des ersten Blocks wird eine Firma für den zweiten Block nicht mehr zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 Ein weiterer Vorteil dieser gestaffelten Ausschreibung besteht auch darin, dass Firmen, deren Angebot(e) jetzt nicht berücksichtigt werden konnten sich erneut um einen Auf- trag bemühen können. 4. Ergebnis der Ausschreibung Die Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb brachte das in der Anlage 1 zusammengestellte Ergebnis. Nach rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Prüfung der Angebote ergeben sich die nachstehenden Angebots- bzw. Vergabesummen für das Haushaltsjahr 2014: Los Firma Angebotssumme € einschließl. Mwst 11 Dorwarth, Bretten 59.948,33 12 Gredler + Söhne, Karlsdorf-Neuthard 92.818,92 13 Dorwarth, Bretten 117.931,90 14 TKL GmbH, (Niederl. Hockenheim) 88.987,69 15 Sauer GmbH, Karlsruhe 100.776,61 16 Gredler + Söhne, Karlsdorf-Neuthard 151.959,00 17 Eikmeier + Söhne, Graben-Neudorf 112.848,60 18 Eikmeier + Söhne, Graben-Neudorf 130.707,52 19 Eikmeier + Söhne, Graben-Neudorf 65.203,50 20 Eikmeier + Söhne, Graben-Neudorf 184.982,20 Summe 1.106.164,27 Bemerkung zur Vergabe Eine Firma wurde wegen Unzuverlässigkeit aus der Wertung ausgeschlossen. Diese hat sich erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes gezeigt. Die Firma hatte den Auf- trag, im August Rückschnittarbeiten an Straßen durchzuführen. Dabei wurden verein- Ergänzende Erläuterungen Seite 6 barte Termine nicht eingehalten und die städtische Bauleitung über den Bauablauf nur sehr unzureichend informiert. 5. Finanzierung Der Gesamtaufwand für 2014 wird wie folgt verrechnet: Produkt / Kostenträger Gesamtkosten € einschließlich 19 % Mwst 1.670.55.10.01.01 Grün- u. Parkanlagen 263.682,74 1.670.55.10.02.01 Freizeitanlagen und Spielflächen 79.957,28 1.660.54.10.03.01 Gemeindestraßen 281.550,48 1.660.54.20.03.01 Kreisstraßen 127.510,98 1.660.54.30.03.01 Landesstraßen 12.758,30 1.660.54.40.03.01 Bundesstraßen 49.810,62 1.660.54.60.01.04 Parkierungseinrichtungen 14.507,86 1.660.55.20.01.01 Gewässer 1.893,62 1.660.54.30.03 Verkehrsgrün Landestraßen im Rahmen der Verwaltungsreform 11.114,09 Gebäudewirtschaft 4211 Unterhaltung von Außenanlagen an öffentlichen Gebäuden 111.029,35 Dritte (Stadt) 3.586,95 Dritte (Konzern Stadt) 10.857,55 Bund/Bundeskasse Weiden (Verkehrsgrün Bundesstraßen im Rahmen der Verwaltungsreform) 137.111,75 Dritte (Private, Vowo, Kirchen) 793,70 Gesamt (ohne Lohngleitklausel) 1.106.163,27 Ergänzende Erläuterungen Seite 7 Der hier genannte Betrag wird sich unter Berücksichtigung der Lohngleitklausel - sofern Lohnerhöhungen zustande kommen - ab dem Jahr 2015 geringfügig erhöhen. Da es sich hier um notwendige laufende Unterhaltungsarbeiten handelt, müssen für die Unterhaltung von öffentlichen Grünanlagen im Rahmen der Ergebnisrechnung auch ab 2015 entsprechende Haushaltsmittel bereitgestellt werden. Außerdem wird bei der Vergabe der Arbeiten für die kommenden vier Jahre an die einzelnen Firmen ausdrück- lich darauf hingewiesen, dass diese Auftragserteilungen unter dem Vorbehalt der je- weils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgen. Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat genehmigt nach Vorberatung im Bauausschuss die Vergabe der Pfle- gearbeiten in den Losen 11 bis 20 im Stadtgebiet von Karlsruhe für die Haushaltsjahre 2014 bis 2017 - einschließlich der Lohngleitklausel ab dem Jahr 2015 - entsprechend den in der Vorbemerkung gemachten Ausführungen an die vorgenannten Firmen. Die Verrechnung des Aufwandes erfolgt bei den unter Punkt 5 aufgeführten Kostenträ- gern. Die Auftragsvergabe erfolgt unter dem Vorbehalt der jeweils zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Die Leistungsverträge sind entsprechend zu gestalten. Hierdurch muss sichergestellt sein, dass die Stadt Karlsruhe in den nächsten Jahren ihr Auftragsvolumen reduzieren kann, wenn keine nachhaltige Erholung der gesamtwirtschaftlichen Lage eintritt. Das Gartenbauamt wird ermächtigt, mit den Firmen die entsprechenden Leistungsver- träge abzuschließen. Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 12. November 2013

Anlage Ergebnisse der Nachrechnung einschl. der Lohngleitklausel (Angebot Brutto / 4 Jahre) Los Bez 1. Bieter (Nachgerechnet) 2. Bieter (Nachgerechnet) 3. Bieter (Nachgerechnet) 4. Bieter (Nachgerechnet) 11 West Firma Dorwarth Bieter B Bieter C Bieter D 11 West Betrag 245.714,44 252.977,67 320.507,68 360.898,87 12 West Firma Gredler + Söhne Bieter B Bieter C Bieter D 12 West Betrag 379.091,15 396.615,17 402.412,07 479.780,53 13 West Firma Dorwarth Bieter B Bieter C Bieter D 13 West Betrag 483.375,77 603.088,46 671.102,64 731.034,57 14 West Firma TKL Bieter B Bieter C Bieter D 14 West Betrag 443.844,03 463.794,18 470.078,97 510.740,65 15 West Firma Sauer Bieter B Bieter C Bieter D 15 West Betrag 409.472,36 419.756,25 478.110,87 482.329,00 16 Neureut Firma Gredler + Söhne Bieter B Bieter C Bieter D 16 Durlach Betrag 627.029,45 840.316,08 944.431,83 959.978,05 17 Durlach Firma Eikmeier Bieter B Bieter C Bieter D 17 Durlach Betrag 451.394,42 460.615,82 467.802,86 495.978,86 18 Durlach Firma Eikmeier Bieter B Bieter C Bieter D 18 Durlach Betrag 522.829,97 624.474,21 743.905,42 961.981,86 19 Durlach Firma Eikmeier Bieter B Bieter C Bieter D 19 Durlach Betrag 260.814,01 358.926,28 399.068,04 411.546,89 20 Durlach Firma Eikmeier Bieter B Bieter C Bieter D 20 Durlach Betrag 739.928,81 1.026.495,6 1.365.494,39 2088.346,35