Planungsleistungen zur Sanierung, Oberflächenabdichtung und Endgestaltung der Deponie Karlsruhe Ost, Vergabe von Generalplanerleistungen

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 55. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 19.11.2013 2013/0109 10 öffentlich Dez. 5 Planungsleistungen zur Sanierung, Oberflächenabdichtung und Endgestaltung der Depo- nie Karlsruhe Ost, Vergabe von Generalplanerleistungen Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Bauausschuss 08.11.2013 9 vorberaten Gemeinderat 19.11.2013 10 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat genehmigt 1. die Vergabe der Generalplanerleistungen für die Sanierung, Oberflächenabdichtung und Endgestaltung der Deponie Karlsruhe Ost an die Bietergemeinschaft IB Roth & Partner/ICP mbH, Karlsruhe zum Angebot vom 23.08.2013 und 2. den Abruf der Leistungsphasen 1 bis 4 nach HOAI (Grundlagenermittlung, Vorpla- nung, Entwurfs-, Genehmigungsplanung) für Ingenieurbauwerke, technische Ausrüs- tung und landschaftspflegerischen Begleitplan mit einem Honorar von ca. 320.000 € (brutto) Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 874.000 € davon jetzt: 320.000 € 320.000 € Mittel stehen in voller Höhe zur Verfügung. Ergänzende Erläuterungen: Finanzierung 2013 durch eingestellte Haushaltsmittel in Höhe von 200.000 € und Übertra- gungsmittel in Höhe von 200.000 €. Die Kontierung erfolgt unter PSP-Element 7.703.060.700 und Konto 78720000. ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am: Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit: Ergänzende Erläuterungen Seite 2 1. Kurzbeschreibung des Vorhabens und der Leistungen Das Amt für Abfallwirtschaft (AfA) ist als öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger für die Ab- fallentsorgung im Stadtkreis Karlsruhe zuständig und betreibt u. a. die ehemalige Mülldepo- nie Ost. Mit Schreiben vom 03.07.2008 wurde die Stilllegung der Deponie der zuständigen Genehmigungsbehörde, dem Regierungspräsidium Karlsruhe (RP), zum 15.07.2009 angezeigt. In Abstimmung mit dem RP sollen nun das Gasfassungs- und Sickerwassersystem saniert sowie die Oberflächenabdichtung und die Endgestaltung der Deponie erstellt werden. Die erforderlichen Planungsleistungen sind freiberuflich nach der Honorarordnung für Archi- tekten und Ingenieure (HOAI 2013) durch ein leistungsfähiges Ingenieurbüro zu erbringen und richten sich nach der HOAI (dort Teil 2 Flächenplanung, Abschnitt 2 (Landschaftspla- nung), Teil 3 Objektplanung, Abschnitt 3 (Ingenieurbauwerke), Teil 4 Fachplanung, Abschnitt 2 (Technische Ausrüstung)). Aufgrund der Komplexität der Planung und einer effektiven Projektabwicklung ist vorgesehen, das nun auszuwählende Ingenieurbüro als Generalplaner für alle notwendigen Leistungsphasen einschließlich der Bauüberwachung einzubinden bzw. zu beauftragen. Die Vergabe der gesamten Planungsleistungen soll dabei ausdrücklich unter dem Vorbehalt eines stufenweisen Abrufs einzelner Leistungs- bzw. Planungsphasen erfolgen. Die aktuelle Ausbausituation der Deponieoberfläche stellt sich wie folgt dar: Gesamtoberfläche: 101.000 m² Oberflächen qualifiziert abgedichtet: 0 m² Oberflächenabdichtung noch herzustellen: 95.000 m² Deponieflächen mit temporärer KDB-Abdeckung: 43.000 m² Befestigte Verkehrsflächen und Betriebsstrassen: 6.800 m² Ergänzende Erläuterungen Seite 3 2. Vergabeverfahren Der Auftragswert für die zu vergebenden Generalplanerleistungen überschreitet den maß- gebenden EU-Schwellenwert (netto 200.000 €). Daher wurde zur Auswahl eines geeigneten Ingenieurbüros ein europaweites Vergabeverfahren gemäß der Vergabeordnung für freibe- rufliche Leistungen (VOF, Ausgabe 2009) als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbe- werb durchgeführt. Die Vergabebekanntmachung wurde am 12.04.2013 unter der Bekannt- machungsnummer 2013/S 072-120150 im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ver- öffentlicht. Das Ende der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge war ursprünglich auf den 16.05.2013, 10:00 Uhr festgelegt. Nach Rüge eines Bewerbers zu den Bewertungskriterien wurde die Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge mit Bewerberschreiben vom 10.05.2013 auf den 31.05.2013, 10:00 Uhr neu festgesetzt. Die Änderung der Einreichungsfrist wurde ebenfalls im Amtsblatt der EU am 14.05.2013 unter der Nr. 2013/S 092-155605 bekannt gegeben. Die Öffnung der Teilnahmeanträge erfolgte nachweislich des entsprechenden Protokolls am 31.05.2013. Es gingen 8 Teilnahmeanträge ein, die nach den Kriterien wirtschaftliche, finanzielle und technische Leistungsfähigkeit ausgewertet wurden. Am 17.06.2013 wurden die Angebotsunterlagen an die drei erstplazierten Bieter des Teil- nahmewettbewerbs versand. Für die Angebotserstellung wurden den Bietern die notwendigen Informationen und ein Ver- tragsentwurf sowie eine auf das Planungsvorhaben zugeschnittene Musterkalkulation zur Honorarermittlung zur Verfügung gestellt. Alle drei Bieter reichten ihre Angebote fristgerecht bis zum 04.07.2013 ein. Diese wurden auf Vollständigkeit, HOAI-Konformität und rechneri- sche Richtigkeit geprüft. Die Bietergespräche fanden am 17.07.2013 im AfA statt. Hierfür wurde ein weiterer Fragen- katalog erarbeitet, der den Ablauf strukturierte und den Bietern vorab zur Kenntnis gegeben wurde. Im Anschluss an die Bietergespräche wurden die Teilnehmer anhand der festgelegten Krite- rien unabhängig voneinander bewertet. Die Bieter wurden aufgefordert, ein letztverbindli- ches Angebot bis zum 01.08.2013 abzugeben. Da zwischenzeitlich die HOAI 2013 zum 17.07.2013 in Kraft trat, wurde die Anwendung der alten HOAI durch einen Bieter gerügt. Um einen evtl. Einspruch vor der Vergabekammer zu vermeiden, wurden die Angebotsunterlagen an die neue HOAI angepasst und die Bewerber um ein neues Angebot gebeten. Die Submission fand am 23.08.2013 statt. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Nach Auswertung aller Bewertungskriterien ergibt sich folgende Reihenfolge Wertungskriterien Angebots-Nr.: 1 Angebots-Nr.: 2 Angebots-Nr.: 3 Bietername: Bieterge- meinschaft Roth + Part- ner / ICP Bieter: B Bieter: C Gesamtpunktzahl Gesamtpunktzahl Gesamtpunktzahl Honorar 1,32 1,30 1,50 Projektmanagementkonzept 1,90 1,80 0,70 Darbietung und Qualität der Präsentation 1,28 1,31 0,93 SUMMEN 4,50 4,41 3,13 RANG 1 2 3 Die Verwaltung schlägt vor, die ausgeschriebenen Generalplanerleistungen an die Bietergemeinschaft Ingenieurbüro Roth & Partner GmbH / ICP mbH, Karlsruhe zu ver- geben. Die beiden Ingenieurbüros verfügen über die erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, um die Arbeiten fachgerecht und termingemäß ausführen zu können. 3. Ingenieurhonorar Ingenieurhonorare sind entsprechend den Vorgaben der HOAI weitgehend an die Baukos- ten gebunden. Manche Leistungen können jedoch frei verhandelt und vereinbart werden. Im Zuge des Verfahrens wurde es erforderlich, eine Musterkalkulation für die Baukosten abzu- schätzen bzw. aufzustellen und den Bewerbern zur Verfügung zu stellen, so dass für die frei verhandelbaren Teile des Ingenieurhonorars eine einheitliche Kalkulationsgrundlage für alle Mitbewerber geschaffen wurde. Die überschlägige Ermittlung ergibt für den Teil 3 Objektpla- nung Kosten in Höhe von ca. 7,5 Mio. Euro netto, und für den Teil 4 Fachplanung Kosten in Höhe von 1,0 Mio. Euro. Der Teil 2 Flächenplanung ist wegen atypischer Fallgestaltung frei verhandelbar. Dabei handelt es sich bei den genannten Planungskosten, systematisch be- dingt, um eine vorläufige Honorarermittlung auf der Grundlage der erstellten Honorarmuster- kalkulation, die als „Modellfall“ für die Planung und das Bieterverfahren zugrunde gelegt Ergänzende Erläuterungen Seite 5 wurde. Die endgültige Honorarermittlung kann erst erfolgen, sobald die jeweiligen Baukosten im Rahmen der weiteren Projektabwicklung ermittelt sind. Die vorläufigen Gesamt-Honorarkosten (brutto) der Bietergemeinschaft Roth/ICP ergeben sich auf Grundlage der Musterkalkulation inklusive der Nebenkosten wie folgt: Flächenplanung Objektplanung Fachplanung Gesamt Leistungsteil: Teil 2 Teil 3 Teil 4 Leistungsph. 1 bis 4 € 13.351,80 € 242.919,44 € 60.626,76 € 316.898,00 Leistungsph. 5 bis 9: € 224.233,33 € 141.462,44 € 365.695,77 Bauüberwachung: Annahme 350 AT €191.173,50 Gesamtsumme (brutto) € 873.767,27 4. Angaben zur Finanzierung Für Planungsleistungen stehen im Hauhaltsjahr 2013 400.000 € und im Haushaltsjahr 2014 237.000 € zur Verfügung. Im Generalplanervertrag ist die Fertigstellung der Kostenberechnung für die Gesamtmaß- nahme vertraglich auf den 30.06.2014 festgelegt. Damit sind dann sowohl die exakten Hono- rarkosten als auch die voraussichtlichen Baukosten bekannt und können für den DHH 2015/2016 und darüber hinaus beantragt werden. Weitere Honorarkosten für „Besondere Leistungen“ wie Erstellen einer Arbeitsschutz- und Sicherheitskonzeption nach BaustellenV, QS - Planung, Material- und Massenmanagement, Erstellung von Gutachten zur Immissi- onsprognose, Fremdüberwachung werden im Laufe der Bauausführung anfallen. Sie sind auf der Grundlage der angebotenen Stunden-, Tages- und Wochensätze anzubieten und jeweils separat zu beauftragen. Die Gesamtmaßnahme soll bis Ende 2017 abgeschlossen sein. Ergänzende Erläuterungen Seite 6 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat 1. Der Gemeinderat genehmigt die Vergabe der Generalplanerleistungen für die Sanierung, Oberflächenabdichtung und Endgestaltung der Deponie Karlsruhe Ost an die: Bietergemeinschaft IB Roth & Partner GmbH/ICP mbH Karlsruhe zum Angebot vom: 23.08.2013. 2. Der Gemeinderat ermächtigt das Amt für Abfallwirtschaft zum Abschluss des erfor- derlichen Leistungsvertrags unter dem ausdrücklichen Vorbehalt eines stufenweisen Abrufs und Anpassung der einzelnen Leistungsphasen. 3. Der Gemeinderat ermächtigt das Amt für Abfallwirtschaft zum Abruf der Leistungs- phasen 1 bis 4 mit einem vorläufigen Honorar von 316.898 €. 4. Der Aufwand in Höhe von 316.898 € wird beim PSP-Element 7.703.060.700 und Konto 78720000 verrechnet. Die Deckung erfolgt durch eingestellte Haushaltmittel. Hauptamt - Ratsangelegenheiten -