Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterungen

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 54. Plenarsitzung Gemeinderat Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 22.10.2013 2013/0055 2 öffentlich Dez. 2 Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieerweiterungen Beratungsfolge dieser Vorlage am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 15.10.2013 4 vorberaten Gemeinderat 22.10.2013 2 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat nimmt die Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - der Vergabe zur Beschaffung von IT-Hardware inkl. Dienstleistungen und Garantieleistungen der Stadt Karlsruhe wie folgt zu an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zum Angebot vom 04.09.2013 als Rahmenvertrag mit dem Auftragsvolumen 2.352.906,08 € Laufzeit des Rahmenvertrags 3 Jahre (mit Option zur Verlängerung um 1 Jahr) Die Verwaltung wird ermächtigt, der vorgenannten Firma den Zuschlag zu erteilen. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtkosten der Maßnahme Einzahlungen/Erträge (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 2.352.906,08 Haushaltsmittel stehen in voller Höhe zur Verfügung Kontierungsobjekt:7.##001.700.817## Kontenart: 78310000 Ergänzende Erläuterungen: dezentrale Veranschlagung und Bewirtschaftung in den Teilhaushalten / Ämtern ISEK Karlsruhe 2020 - relevant nein ja Handlungsfeld: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 Für den Bedarf (Ersatzbeschaffung) der städtischen Dienststellen und Schulen wurden fol- gende EDV-Komponenten als Rahmenvertrag für Einzelbestellungen und Teillieferungen ausgeschrieben: Inhalt Mindestabnahmemenge (3 Jahre) maximale Abnahmemenge Dienststellen (POA) Schulen (SuS) insgesamt insgesamt Arbeitsplatz- PC / Client 1800 3000 4800 5550 19“ TFT Monitor 0 1700 1700 2000 22“ TFT Monitor 2000 450 2450 2850 24“ TFT Monitor 300 300 600 700 inkl. Garantieerweiterung über die gesetzliche Min- destgarantie hinaus 3 Jahre, optional 4 Jahre inkl. Dienstleistungen Bsp. Betriebssystem vorinstalliert, standardisierte Bereitstellung der Hardwaresystemdaten (Assetmanagement) mit Preisgleitklausel Die angebotenen Preise gelten als Höchstpreise für künftige Modelle gleich- oder höherwertiger Produktlinien Art der Vergabe Die Vergabe findet im Offenen Verfahren nach §3 EG VOL/A statt. Die Bekanntmachung hierzu erfolgte am 15.07.2013 im Amtsblatt der Europäischen Union (Ted-Dokument-Nr. 2013-096024) sowie im Amtsblatt der Stadt Karlruhe (Jg. 13; Nr. 29) und den Internetseiten der Stadt Karlsruhe. Es haben 14 Firmen die Angebotsunterlagen angefordert und gegen Bezahlung eines Un- kostenbeitrages von 25 Euro erhalten. Der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sind 5 Firmen nachgekommen und haben fristgerecht zum Eröffnungstermin am 06.09.2013 ein Angebot eingereicht. Die Zuschlagsfrist endet am: 03.12.2013 Vertragslaufzeit: 01.12.2013 - 30.11.2016 Wertung der Angebote: Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgten mehrere Wertungsschritte: a) Vollständigkeit und Richtigkeit der Angebote Im Rahmen der nicht öffentlichen Angebotseröffnung wurde geprüft und dokumentiert, dass 5 Angebote vollständig (inkl. der geforderten Anlagen), sowie form- und fristgerecht einge- gangen sind. Gegen die jeweiligen Bieter liegen keine Vergabesperren vor. b) Erfüllung der Ausschluss-Kriterien des Leistungsverzeichnisses Hierzu wurden in den Verdingungsunterlagen Mindestanforderungen definiert, deren Nicht- erfüllung zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Alle 5 Firmen haben die Mindestanfor- derungen erfüllt. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 c, d) Ermittlung / Überprüfung des Angebotspreises und Prüfung der Angemessenheit der Preise In diesem Wertungsschritt wurden die Angebotspreise der Bieter überprüft. Folgende Angebotspreise liegen vor (ohne Energiekosten, inkl. 19% MwSt.): Angebot 1 : 2.330.258,00 € Angebot 2 : 2.352.906,08 € Angebot 3 : 2.484.953,24 € Angebot 4 : 2.665.005,00 € Angebot 5 : 2.916.987,50 € e) Wirtschaftlichkeitsprüfung Stufe 1 (Zulassung Teststellung/ Referenzen) Gemäß den Vergabeunterlagen werden lediglich 5 Anbieter zu einer Teststellung aufgefor- dert. Da 5 Angebote vorlagen, wurden alle Angebote zur Teststellung zugelassen. Alle 5 Bieter verfügen über die notwendige Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Sachkun- de sowie über standardisierte kaufmännische Bestell- und Störungsmanagementprozesse. Dies wurde durch Abfragen der Referenzen bestätigt. e) Wirtschaftlichkeitsprüfung Stufe 2 Die rein schriftliche Auswertung aus Stufe 1 wurde nun durch die praktische Bewertung ei- ner Teststellung ergänzt. Hierbei wurden zunächst stichprobenweise die Angaben in den Angebotsunterlagen überprüft. Die Bewertung der Geräte erfolgte durch mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Dienststellen. Dabei wurde auch die Interoperabilität der Systeme im Netzbetrieb der Stadt und im Testnetzbetrieb der Schulen überprüft. Das wirtschaftlichste Angebot wurde mittels folgender Gewichtung ermittelt: A: Preis + Energiekosten 50% B: Qualitativ höhere Erfüllungskriterien 20% C: Ergebnisse der Teststellung 30% Ergebnis Auf der Grundlage des oben beschriebenen Bewertungsverfahrens wurde als wirtschaft- lichster Bieter die Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe (Angebot 2) ermittelt. Dabei wurden neben den reinen Anschaffungskosten auch die anfallenden Energiekosten für PC und Mo- nitore (gerechnet auf 5 Jahre), qualitativ höhere Erfüllungskriterien, Bewertung der weiteren informativen Einzelkriterien (z.B. umweltrelevante Labels, datenschutzrechtlich zertifizierte Löschung und fachgerechte Entsorgung von Altgeräten) sowie die Ergebnisse der Teststel- lung (z.B. Verarbeitung, Ergonomie, Monitorqualität) bewertet. Die Firma garantiert eine pro- fessionelle kaufmännische Abwicklung und Störungsbehebung auf hohem Qualitätsstandard und kann die Lieferung großer Gerätestückzahlen bewältigen. Vom Personal- und Organisationsamt wird in Zusammenarbeit mit dem Schul- und Sportamt daher vorgeschlagen, das Angebot der Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe anzu- nehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss 1. Der Gemeinderat nimmt - nach Vorberatung im Hauptausschuss - die dargestell- ten Erläuterungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe an die Firma Bechtle GmbH & Co. KG, Karlsruhe zu. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, der vorgenannten Firma den Zuschlag zu erteilen. Hauptamt - Ratsangelegenheiten - 11. Oktober 2013