Künftige Organisation und Durchführung der Großveranstaltung "Das Fest"

BESCHLUSSVORLAGE STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister Gremium: 42. Plenarsitzung des Gemeinderates Termin: Vorlage Nr.: TOP: Verantwortlich: 25.09.2007 1103 6 öffentlich Dez. 3 Künftige Organisation und Durchführung der Großveranstaltung „Das Fest“ Beratungsfolge Sitzung am TOP ö nö Ergebnis Gemeinderat 25.09.2007 6 Antrag an den Gemeinderat / Ausschuss Der Gemeinderat stimmt dem vorliegenden Konzept des Stadtjugendausschuss e.V. Karlsruhe zur künftigen Organisation und Durchführung der Großveranstaltung „Das Fest“ zu und fordert den Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe auf, „Das Fest“ zu- nächst für die Dauer von 3 Jahren als „gesondert geführter Betrieb“ in eigener Trä- gerschaft durchzuführen. Dazu soll der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe alle Möglichkeiten des Sponsoring nutzen, die eine solche herausragende Veranstaltung bietet. Zur Abdeckung eines evtl. Fehlbetrages im Zuge der Umsetzung des neuen Konzeptes erhält der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe einen Zuschuss von max. 150.000 € pro Jahr. Finanzielle Auswirkungen nein ja Gesamtaufwand der Maßnahme Einnahmen (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Belastung (Folgekosten mit kalkulatori- schen Kosten abzügl. Folgeer- träge und Folgeeinsparungen) 150.000 € 150.000 € Haushaltsmittel stehen nicht zur Verfügung. Ergänzende Erläuterungen: Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO) nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften nein ja abgestimmt mit Ergänzende Erläuterungen Seite 2 von 5 Die SPD-Gemeinderatsfraktion hat mit Schreiben vom 26.07.2007 beantragt, dass die Verwaltung in Abstimmung mit dem Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe Vor- schläge zur zukünftigen Organisation und Durchführung der Großveranstaltung „Das Fest“ vorlegt. Eine Antwort zu diesem Antrag ist mit der Beschlussvorlage entbehrlich. 1. Ausgangs-/Problemlage/Lösungsansätze Das Fest hat sich seit seiner Gründung 1985 als Musikfestival für die Jugend zu der generations- und spartenübergreifenden Kulturveranstaltung für Karlsruhe und die Region entwickelt. Mit ca. 300 000 Besucherinnen und Besuchern ist es zu einem herausragenden positiven Markenzeichen für Karlsruhe geworden. Durch diese Entwicklung wurde die Bewältigung „des Festes“ gerade mit Blick auf den Auftrag des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe als lokalem Träger der Kinder- und Ju- gendarbeit immer mehr zum Problem für den Ausrichter Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe. Aufgrund der Dynamik der Veranstaltung mit der Tendenz zur Ausweitung ist „Das Fest“ inzwischen eine logistische Mammutleistung geworden. Zur Herstellung der gewaltigen Infrastruktur steigt der Bedarf - insbesondere an Personalressourcen - fortlaufend. Dieser wird in den Kernbereichen in erster Linie durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe befriedigt. Dies geschieht zugunsten des Festes und zu Lasten der Bewältigung der originären Aufgaben des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe. Diese Aufgaben nehmen bei fast gleichblei- benden Ressourcen in bedeutenden Feldern zu (Betreuung und Bildung, Übergang Schule - Beruf, Gewaltprävention u. a. m.), so dass es zu einer erheblichen Span- nung zwischen „Pflichtaufgaben“ und „dem Fest“ kommt. Gleichzeitig verstärken sich die Sicherheits-, Haftungs- und Steuerungsprobleme durch „Das Fest“. Ergänzende Erläuterungen Seite 3 von 5 Vor diesem Hintergrund sah der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe die Notwen- digkeit der Überprüfung der Struktur und Durchführung der Großveranstaltung „Das Fest“. Zu Jahresbeginn hatte der Vorstand deshalb beschlossen, das Fest 2007 zwar nochmals durchzuführen, doch gleichzeitig auf die Stadt zuzugehen, um Lösungsmöglichkeiten und neue Strukturen zu suchen. Seitens des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe wurden verschiedene Lösungs- ansätze u. a. eine mögliche Verkleinerung des Festes, eine Beteiligung städtischer Tochtergesellschaften oder die Gründung einer Event-GmbH geprüft. Diese Lö- sungsansätze wurden jedoch aus unterschiedlichen Gründen verworfen bzw. als nicht realisierbar eingeschätzt. Intensiv geprüft wurde die Idee der Gründung einer Stadtjugendausschuss gGmbH zur Durchführung des Festes. Damit hätten die Ziele Risikobegrenzung, klarere Struktur und Entlastung des Vorstandes erreicht werden können. Die nähere Prü- fung dieser Lösung durch den Steuerberater des Vereins hat jedoch ergeben, dass eine gGmbH den finanziellen und logistischen Aufwand unverhältnismäßig in die Höhe treibt und erhebliche steuerrechtliche Bedenken birgt. Aus diesem Grunde wurde auch diese Lösung fallen gelassen. 2. Vorschlag des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe: „Gesondert geführter Betrieb“ Nachdem der Steuerberater von der Gründung einer eigenen GmbH abgeraten hat, wurde von diesem gleichzeitig angeregt, einen sog. „gesondert geführten Betrieb“ zur Abwicklung des Festes einzurichten. Dieser ist verkürzt ausgedrückt eine „inner- betriebliche GmbH“, d. h. innerhalb des Vereins Stadtjugendausschuss e. V. Karls- ruhe wird dem Fest eine möglichst große Eigenverantwortung ohne rechtliche Ei- genständigkeit gewährt. Dies hätte den Vorteil, die Durchführung des Festes vom Tagesgeschäft des Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe zu entzerren und den Mit- telabfluss durch eine weiterentwickelte Kostenrechnung und ein engmaschiges Controlling transparent zu gestalten. Ergänzende Erläuterungen Seite 4 von 5 Der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe schlägt diese Lösung vor und plädiert für eine zeitliche Befristung auf zunächst drei Jahre. Nach zwei Jahren soll eine konkre- te Auswertung erfolgen, die ein Jahr Zeit zur Installierung von Verbesserungen lässt. Zur Abdeckung eines evtl. Fehlbetrages im Zuge der Umsetzung des neuen Konzep- tes ist ein jährlicher Zuschuss von max. 150.000 € erforderlich. Dieser beinhaltet die Ressourcen, die der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe über die Aufgabe der Jugendkulturarbeit hinaus in das Fest steckt, um die überregionale Bedeutung der Großveranstaltung zu ermöglichen. Hierunter fallen Infrastrukturkosten und Perso- nalkosten. Nicht beinhaltet ist beispielsweise die Eigenleistung des Stadtjugendaus- schuss e. V. Karlsruhe wie die Mobile Spielaktion u. a. m. Die Haftung des Vorstandes und der Geschäftsführung können angemessen über den Abschluss einer D-&-O-Versicherung und/oder einer Eigenschadenversicherung aufgefangen werden. Innerhalb des o. g. verbesserten Controllings soll verstärkt auch die weitere Auswei- tung des Festes verhindert werden. Damit und mit dem 2007 bewährten Sicherheits- konzept soll die Sicherheitsproblematik beherrscht werden. 3. FAZIT „Das Fest“ ist für Karlsruhe ein erheblicher Imagefaktor, auf den nicht verzichtet werden soll. „Das Fest“ ist über den Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe hinaus- gewachsen, kann aber ohne den Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe nicht durch- geführt werden. Der Vorschlag des Stadtjugendausschuss e.V. Karlsruhe beinhaltet die Chance, „Das Fest“ in seinem bisherigen Stile im Interesse Karlsruhes und sei- ner Region zu erhalten. Die Verwaltung schlägt dem Gemeinderat deshalb vor, dem vorliegenden Konzept zuzustimmen. Ergänzende Erläuterungen Seite 5 von 5 Beschluss: Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat stimmt dem vorliegenden Konzept des Stadtjugendausschuss e.V. Karlsruhe zur künftigen Organisation und Durchführung der Großveranstaltung „Das Fest“ zu und fordert den Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe auf, „Das Fest“ zu- nächst für die Dauer von 3 Jahren als „gesondert geführter Betrieb“ in eigener Trä- gerschaft durchzuführen. Dazu soll der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe alle Möglichkeiten des Sponsoring nutzen, die eine solche herausragende Veranstaltung bietet. Zur Abdeckung eines evtl. Fehlbetrages im Zuge der Umsetzung des neuen Konzeptes erhält der Stadtjugendausschuss e. V. Karlsruhe einen Zuschuss von max. 150.000 € pro Jahr. Hauptamt - Sitzungsdienste - 19. September 2007