Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe

Anlage 1 Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe Artikel 1 Die Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe vom 25.07.1972 wird wie folgt geändert: 1. In § 16 Abs. 1 Satz 1 wird nach dem Wort „schriftliche“ das Wort „elektroni- sche“ eingefügt. 2. Nach § 16 Abs. 1 Satz 2 wird folgender Satz 3 angefügt: „Anfragen und Anträge in elektronischer Form sind an das Hauptamt zu rich- ten.“ 3. In § 16 Abs. 3 wird nach Satz 2 folgender Satz hinzugefügt: „Ein auf elektronischem Weg gestellter Antrag ist anstelle der Unterschriften mit den Namen der Gemeinderätinnen und Gemeinderäte zu versehen.“ Artikel 2 Die Änderung der Geschäftsordnung tritt am 29.03.2006 in Kraft.

Beschlussvorlage STADT KARLSRUHE Der Oberbürgermeister 22. Sitzung des Gemeinderates am 28.03.2006 TOP 3 Vorlage Nr. 607 Öffentlich Nichtöffentlich verantwortlich: Dez. 1 1. Änderung der Gemeindeordnung durch das Elektronik-Anpassungsgesetz Baden- Württemberg (Information) 2. Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Stadt Karlsruhe (Beschluss- fassung) Beratungsfolge Sitzung am TOP ö nö Ergebnis Hauptausschuss 14.03.2006 2 Gemeinderat 28.03.2006 3 Antrag an den Gemeinderat Der Gemeinderat beschließt nach Vorberatung im Hauptausschuss die Änderung der Geschäftsordnung gemäß Anlage 1 Finanzielle Auswirkungen: nein ja Gesamtaufwand der Maßnahme Einnahmen (Zuschüsse u. Ä.) Finanzierung durch städtischen Haushalt Jährliche laufende Be- lastung (Folgekosten mit kalkulatorischen Kosten abzügl. Folgeerträge und Folgeeinsparungen) Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO): nein ja durchgeführt am Abstimmung mit städtischen Gesellschaften: nein ja abgestimmt mit Formatänderungen der Wordvorlage sind nicht zulässig ! Stadt Karlsruhe – Hauptamt: Stellungnahme des BMA – Beschlussvo rlage Fassung: Juni 2005; Intranet RHIN: Formul a re/Gemeinderat Ergänzende Ausführungen Seite 2 von 4 Verwaltungsvorgänge, die kraft Gesetzes der Schriftform bedürfen, konnten bislang nicht in elektronischer Form abgewickelt werden, weil diesbezügliche Regelungen im Landesrecht fehlten. Das Elektronik-Anpassungsgesetz Baden-Württemberg, das zum 01.03.2005 in Kraft trat und auch Änderungen des Landesverwaltungsverfah- rensgesetzes und der Gemeindeordnung beinhaltete, hat sowohl Auswirkungen auf den Schriftverkehr zwischen Bürger und Verwaltung als auch auf die Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeinderat. Der in das Landesverwaltungsverfahrensgesetz neu eingefügte § 3 a ermöglicht elektronischen Schriftverkehr, wenn der Empfänger einer Nachricht hierfür einen Zugang eröffnet hat und bestimmt weiterhin, dass die Schriftform im elektronischen Schriftverkehr durch die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen ersetzt werden kann, soweit in Rechtsvorschriften wie beispielsweise der Gemeindeordnung nichts Abweichendes geregelt ist. Bislang haben elektronische Signaturen keine nennenswerte Verbreitung gefunden. Statistisch benötigt jeder Bürger durchschnittlich ein bis zwei Mal pro Jahr eine städ- tische Dienstleistung. Es liegt nahe, dass sich die Bürger wegen der seltenen An- wendungsmöglichkeiten im öffentlichen Bereich alleine keine Signaturtechnologie beschaffen werden. Für viele öffentliche Dienstleistungen bedarf es zudem keines Signatureinsatzes, weil sie formlos erbracht werden können. Der Schlüssel für den Durchbruch der Signaturtechnologien liegt daher künftig möglicherweise in den gro- ßen Ausweisprojekten des Bundes: Gesundheitskarte, Job Card sowie digitaler Per- sonalausweis. Die Stadt Karlsruhe als Zentrum der Technologieregion möchte hier im Land Baden- Württemberg für seine Bürger eine Vorreiterrolle spielen und ist deshalb auf kommu- naler Ebene aktiv geworden. Unter Federführung der Kommunalen Informationsver- arbeitung Baden - Franken soll in Kürze eine virtuelle Poststelle als landesweite Lö- sung in den Piloteinsatz gehen. Für die Kommunikation zwischen Gemeinderat und Verwaltung können teilweise schon heute die Voraussetzungen für einen elektronischen Schriftverkehr geschaf- fen werden. In den Fällen, in denen nach der geänderten Gemeindeordnung von der Ergänzende Ausführungen Seite 3 von 4 das Unterschriftserfordernis einschließenden Schriftform abgesehen werden kann, bedarf es keiner elektronischen Signatur. Voraussetzung ist dann nur, dass Verwal- tung und Gemeinderäte füreinander elektronisch erreichbar sind und auch so verfah- ren wollen. Die Verwaltung hat sich in dem vorgegebenen Rahmen dazu entschlossen, den Gemeinderäten die Entgegennahme von Anfragen (§ 24 Abs. 3, § 24 Abs. 4 Satz 1) sowie von Anträgen (§ 34 Abs. 1 Sätze 3 und 4, § 39 Abs. 3 Satz 3 und Abs. 4 Satz 2 GemO) auch auf elektronischem Wege anzubieten. Zu diesem Zweck hat sie in- zwischen beim Hauptamt-Sitzungsdienste eine Zugangsstelle für die elektronische Übermittlung von Anfragen und Anträgen eröffnet, die bereits seit Oktober 2004 pro- beweise genutzt werden konnte. Wie die bisherigen Erfahrungen zeigen, hat sich das Verfahren bewährt und könnte somit auch dauerhaft angewendet werden. Hier- zu muss jedoch § 16 der derzeitigen Geschäftsordnung des Gemeinderates dahin- gehend geändert werden, dass Anfragen und Anträge künftig nicht nur - wie bisher - auf schriftlichem, sondern auch auf elektronischem Wege beim Zentralen Sitzungs- dienst eingereicht werden können; außerdem müssen Regelungen für den Nachweis des Quorums bei Anträgen aufgenommen werden. Der dies beinhaltende Be- schlussvorschlag der Verwaltung ist als Anlage 1 beigefügt. Die neugefasste Gemeindeordnung ermöglicht auch noch in anderen Fällen die elektronische Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeinderat, nämlich a) die elektronische Einberufung von Sitzungen des Gemeinderates und seiner Ausschüsse (§ 34 Abs. 1 Satz 1 GemO) und b) die Beschlussfassung über Gegenstände einfacher Art im elektronischen Verfah- ren zusätzlich zur bisher bereits angewendeten Offenlegung (§ 37 Abs. 1 Satz 2 GemO). Mit diesbezüglichen Vorschlägen wird die Verwaltung bei späterer Gelegenheit auf den Gemeinderat zukommen. Zu klären sind insbesondere die elektronische Er- reichbarkeit möglichst aller Gemeinderäte und die technischen Voraussetzungen für die Übersendung von Sitzungsunterlagen, die nicht aus einer Textdatei, sondern aus Plänen aller Art bestehen. Ergänzende Ausführungen Seite 4 von 4 Die übrigen Änderungen der Gemeindeordnung durch das Elektronik- Anpassungsgesetz bedürfen keiner Änderung der Geschäftsordnung des Gemein- derats. So wurde beispielsweise in § 38 Abs. 1 Satz 1 GemO ausdrücklich eingefügt, dass § 3 a Landesverwaltungsverfahrensgesetz keine Anwendung finden soll und somit Niederschriften zu Gemeinderatssitzungen weiterhin in Papierform zu fertigen sind. Dieser Ausschluss elektronischer Verfahren gilt im Übrigen auch für das Bei- bringen von Unterschriften zur Einberufung von Bürgerversammlungen, für Bür- geranträge und für Bürgerbegehren gemäß §§ 20 a, 20 b und 21 GemO. Der Vollständigkeit halber sei auch noch erwähnt, dass nicht alle Vorschläge, die zum Gesetzgebungsverfahren vom Städtetag Baden-Württemberg eingebracht wur- den, dort auch Berücksichtigung fanden (s. Anlage 2). Wie aus dieser Anlage er- sichtlich ist, ist eine Übersendung der Protokolle nichtöffentlicher Sitzungen bzw. ein elektronischer Zugriff auf diese Daten weiterhin nicht zulässig. Um den Gemeinderä- ten dennoch eine elektronische Recherche und Einsichtnahme in nichtöffentliche Dokumente zu ermöglichen, ist beabsichtigt, im Offenlagezimmer (A 005) des Rat- hauses einen PC bereitzustellen, der einen erweiterten Zugriff erlaubt. Ein Herunter- laden von Dokumenten oder ein Ausdruck wird allerdings aus rechtlichen Gründen nicht ermöglicht werden können. Hauptamt - Sitzungsdienste - 16. März 2006